Rejestr podmiotów#
Dwa ekrany grupy Ewidencja pokazują ten sam rejestr: Właściciele i kontakty (pełne dane) oraz Właściciele i kontakty (dane zamaskowane). Wybierz ten, który odpowiada Twojemu zadaniu.
Powiększ
| Kolumna | Co pokazuje |
|---|---|
| Rodzaj | Osoba, Firma, Instytucja albo Wspólnota |
| Nazwa / imię i nazwisko | nazwa podmiotu |
| NIP, adres korespondencyjny, telefon, e-mail | dane kontaktowe (w widoku zamaskowanym ukryte) |
| Nieruchomości, adres nieruchomości | liczba powiązanych nieruchomości i adres |
| Zgoda SMS | czy podmiot wyraził zgodę na SMS |
| Ograniczenie przetwarzania | czy włączono ograniczenie na wniosek osoby |
| Ostatnia zmiana | data i godzina zmiany rekordu |
Dodanie podmiotu#
Kliknij „Nowy podmiot”. Otworzy się okno z formularzem.
Wybierz typ podmiotu (Osoba, Firma, Instytucja albo Wspólnota) i wpisz imię i nazwisko albo nazwę. Dla firmy podaj NIP i REGON.
Uzupełnij adres korespondencyjny. Miejscowość możesz wybrać z TERYT; adres spoza TERYT albo zagraniczny wpisz ręcznie.
Dodaj kontakt elektroniczny i telefony. E-mail oraz adres do doręczeń elektronicznych są opcjonalne. Numer 9-cyfrowy zapisze się z prefiksem +48.
Zapisz. Podmiot pojawi się na liście; powiążesz go z nieruchomością w karcie nieruchomości, w zakładce Właściciele i kontakt.
Powiększ
| Pole | Reguła | Komunikat |
|---|---|---|
| NIP | musi mieć poprawną sumę kontrolną; można go podać z prefiksem PL | Niepoprawny NIP (błędna suma kontrolna). |
| REGON | 9 albo 14 cyfr | REGON ma 9 albo 14 cyfr. |
| Kod pocztowy | format 00-000 | Podaj kod pocztowy w formacie 00-000. |
| poprawny adres | Niepoprawny adres e-mail. |
Karta podmiotu#
Dwuklik w wiersz otwiera kartę. Na górze widać liczbę aktywnych powiązań z nieruchomościami, stan ograniczenia przetwarzania, źródło danych i datę dodania. Poniżej są dane podmiotu, telefony i zgody. Przyciski karty:
- Dodaj telefon - dopisuje numer; usunięty numer znika z listy, a jego poprzednia wersja zostaje w historii zmian.
- Otwórz nieruchomość - przechodzi do powiązanej nieruchomości.
- Dodaj zgodę / Otwórz zgodę - prowadzi zgody i sprzeciwy na kontakt (kanał, cel, podstawa, data, źródło).
- Pokaż historię - zmiany danych podmiotu pole po polu.
- Ogranicz przetwarzanie / Anonimizuj - prawa osoby; dla administratora i kierownika.
Dane osobowe i dziennik#
- Każde otwarcie zakładki z danymi osobowymi (karta nieruchomości, karta podmiotu, treść wiadomości) i każdy eksport CSV z danymi osobowymi zapisuje się w dzienniku zdarzeń.
- Ograniczenie przetwarzania, anonimizacja i zmiana zgody są osobnymi typami zdarzeń w dzienniku.
- Czas przechowywania wiadomości i innych danych zależy od ustawień retencji w Ustawieniach gminy.
Najczęstsze pytania#
Czym różnią się dwa ekrany „Właściciele i kontakty”?
Pierwszy pokazuje pełne dane i ma eksport CSV z danymi osobowymi. Drugi pokazuje te same podmioty z zamaskowanymi nazwiskami, telefonami i e-mailami. Używaj go do przeglądu, gdy dane osobowe nie są potrzebne.
Co oznacza „Ograniczenie przetwarzania”?
To prawo osoby wynikające z RODO. Włączone ograniczenie oznacza podmiot na liście (kolumna „Ograniczenie przetwarzania”), a sama operacja zapisuje się w dzienniku zdarzeń.
Czy anonimizację można cofnąć?
Nie należy tego zakładać. Anonimizacja z założenia usuwa możliwość zidentyfikowania osoby, dlatego wykonuje ją administrator albo kierownik po sprawdzeniu powiązań i zapisaniu zmian.
Gdzie dodać zgodę na SMS?
W karcie podmiotu przyciskiem „Dodaj zgodę”. Listę zgód wszystkich podmiotów zobaczysz na ekranie Historia wiadomości i zgody, w zakładce Zgody na kontakt.