WMS OLiOC - ewidencja i magazyn zasobów ochrony ludności dla gmin i powiatów

Magazyn obrony cywilnej przez lata funkcjonował poza cyklem sprawozdawczym urzędu. Zasoby przyjmowano na stan, spisywano raz na jakiś czas i wracano do nich dopiero przy ćwiczeniach. Ustawa z 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej zmieniła ten układ, wprowadzając obowiązek prowadzenia ewidencji w systemie teleinformatycznym oraz przekazywania danych do rejestru państwowego.

WMS OLiOC realizuje ten obowiązek w klasie systemu magazynowego, a nie arkusza z rozszerzoną listą kolumn. System prowadzi magazyn zasobów ochrony ludności jako rejestr operacji: przyjęć, wydań, przesunięć oraz korekt po inwentaryzacji. Różnica ujawnia się w dwóch miejscach: w rozliczalności każdej operacji oraz w czasie potrzebnym na wydanie zasobu podczas zdarzenia.

Zasada projektowa. Stan magazynu nie jest polem nadpisywanym. Wynika z sumy zdarzeń zapisanych w rejestrze operacji, dzięki czemu kontrola może odtworzyć stan na dowolny dzień wstecz bez odwoływania się do kopii zapasowej.

Obowiązek, z którego wyrasta system

Ustawa nałożyła na starostów oraz wójtów zadanie tworzenia zasobów ochrony ludności wraz z ich ewidencjonowaniem. Szczegóły zakresu danych przekazywanych do ewidencji centralnej określiło rozporządzenie wykonawcze.

Nazewnictwo rejestru bywa przekręcane w materiałach branżowych. Rozporządzenie posługuje się brzmieniem Centralna Ewidencja Zasobów Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej, a warstwa wojewódzka nosi nazwę Wojewódzkiej Ewidencji Zasobów Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej.

Magazyn zasobów ochrony ludności według art. 33

Obowiązek tworzenia zasobów wynika z art. 33 ustawy. Tabela zestawia przepisy, które wpływają na prowadzenie magazynu.

Ustawowa definicja zasobów obejmuje także personel (art. 2 pkt 8), którego magazyn nie ewidencjonuje.

Magazyn nie jest jedynym sposobem wykonania obowiązku. Art. 33 ust. 4 ustawy pozwala zapewnić zasoby także przez umowy, na przykład z dostawcą wody pitnej. Ewidencja, która zna tylko stany magazynowe, pomija część zasobów, na które gmina rzeczywiście może liczyć.

Zasób w magazynie a zasób zapewniony umową

Zasób własny ma lokalizację i partię z terminem ważności. Zasób zapewniony umową ma dostawcę oraz gwarantowaną ilość z czasem dostawy liczonym od wezwania. Oba rodzaje trzeba prowadzić w jednej ewidencji, bo dopiero razem pokazują, co gmina ma do dyspozycji.

• Czas dostawy - zasób z umowy dostarczany po 48 godzinach nie pokrywa pierwszych dwóch dni zagrożenia, więc jego udział w pokryciu zależy od tego czasu.
• Termin obowiązywania umowy - umowa wygasająca w przyszłym miesiącu wymaga ostrzeżenia, tak jak partia z krótkim terminem ważności.

Zasoby z umów nie trafiają do inwentaryzacji ani do wydań magazynowych, ale ich wygaśnięcie zmniejsza pokrycie tak samo jak wydanie zasobu z półki.

Cykl życia zasobu i dokumenty obrotu

Pozycja magazynowa przechodzi kolejne stany rozliczane osobnymi dokumentami. Każdy dokument wiąże operację z użytkownikiem oraz znacznikiem czasu, więc historia pozycji odtwarza się bez rekonstrukcji z pamięci pracowników.

Zestaw dokumentów magazynowych

Rozdzielenie wydania planowego od kryzysowego nie jest formalnością. Dokument WZ wymaga kompletu danych przed zatwierdzeniem, natomiast WK-ZOL dopuszcza uzupełnienie części pól po zdarzeniu, ponieważ podczas akcji nikt nie uzupełnia pól opisowych.

Blokada zasobu z wynikiem niesprawny

Moduł przeglądów prowadzi elektroniczne listy kontrolne dla sprzętu wymagającego okresowej weryfikacji - agregatów prądotwórczych, motopomp, sprzętu CBRN oraz urządzeń pomiarowych. Wypełnienie listy kończy się wynikiem, który system traktuje jako zdarzenie zmieniające dostępność pozycji.

• Harmonogram przeglądów - terminy wyliczane od daty ostatniej czynności, z wyprzedzającym powiadomieniem operatora.
• Historia serwisowa - log napraw oraz wymian części powiązany z numerem seryjnym urządzenia.
• Podpis na liście kontrolnej - potwierdzenie czynności przez wykonującego wraz z datą podpisu.
• Blokada po wyniku negatywnym - pozycja znika z listy dostępnej do wydania do czasu odnotowania naprawy.

Budowę modułu opisuje artykuł o konserwacji sprzętu OC w WMS OLiOC.

Ostrzeżenie techniczne. Blokada pozycji po negatywnym przeglądzie działa wyłącznie wtedy, gdy wynik trafia do systemu w dniu czynności. Wypełnianie list kontrolnych zbiorczo na koniec miesiąca przywraca stan, w którym niesprawny sprzęt pozostaje formalnie dostępny do wydania.

Inwentaryzacja i różnice

Inwentaryzację zapasów prowadzi się drogą spisu z natury, wyceny, porównania z księgami oraz wyjaśnienia różnic (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Dla zapasów materiałów w strzeżonych składowiskach, objętych ewidencją ilościowo-wartościową, termin uznaje się za dotrzymany przy spisie raz w ciągu 2 lat (art. 26 ust. 3 pkt 2). Schemat w T-SQL ilustruje porównanie spisu z ewidencją, a nie kod WMS OLiOC.

SELECT COALESCE(s.LokalizacjaId, e.LokalizacjaId) AS LokalizacjaId,
       COALESCE(s.ZasobId, e.ZasobId)             AS ZasobId,
       ISNULL(e.StanEwidencyjny, 0)               AS StanEwidencyjny,
       ISNULL(s.Policzono, 0)                     AS Policzono,
       ISNULL(s.Policzono, 0) - ISNULL(e.StanEwidencyjny, 0) AS Roznica
  FROM (SELECT LokalizacjaId, ZasobId, SUM(Ilosc) AS Policzono
          FROM dbo.SpisPozycja
         WHERE SpisId = @SpisId
         GROUP BY LokalizacjaId, ZasobId) AS s
  FULL JOIN (SELECT LokalizacjaId, ZasobId, SUM(Zmiana) AS StanEwidencyjny
               FROM dbo.OperacjaMagazynowa
              WHERE CzasZdarzenia < @ChwilaSpisu
              GROUP BY LokalizacjaId, ZasobId
             HAVING SUM(Zmiana) <> 0) AS e
         ON e.LokalizacjaId = s.LokalizacjaId
        AND e.ZasobId = s.ZasobId
 WHERE ISNULL(s.Policzono, 0) <> ISNULL(e.StanEwidencyjny, 0);

Złączenie FULL JOIN pokazuje oba rodzaje różnic: pozycję policzoną, której nie ma w ewidencji, oraz pozycję z ewidencji, której nie znaleziono na półce. Stan ewidencyjny liczy się na chwilę spisu, więc wydanie wykonane w trakcie liczenia nie zafałszuje porównania. Operacje z terminali pracujących bez łączności mogą jednak dotrzeć do serwera po spisie, dlatego warunek dotyczy czasu zdarzenia, a lokalizacje objęte spisem najlepiej na ten czas wyłączyć z wydań.

Magazyny gminy i powiatu w jednej bazie

Jedna instalacja systemu może obsługiwać magazyny kilku jednostek. Każda z nich powinna widzieć wyłącznie swoje operacje, a filtr w kodzie aplikacji łatwo pominąć w nowym raporcie. Zabezpieczenie na poziomie wierszy w SQL Server przenosi ten filtr do bazy danych.

CREATE FUNCTION dbo.fn_DostepJednostki (@JednostkaId int)
RETURNS TABLE
WITH SCHEMABINDING
AS
RETURN SELECT 1 AS Dostep
        WHERE @JednostkaId = CAST(SESSION_CONTEXT(N'JednostkaId') AS int);
GO

CREATE SECURITY POLICY dbo.PolitykaJednostek
    ADD FILTER PREDICATE dbo.fn_DostepJednostki(JednostkaId) ON dbo.OperacjaMagazynowa,
    ADD BLOCK PREDICATE dbo.fn_DostepJednostki(JednostkaId) ON dbo.OperacjaMagazynowa AFTER INSERT
    WITH (STATE = ON);

Predykat filtrujący ukrywa wiersze innych jednostek, a predykat blokujący nie pozwala zapisać operacji z cudzym identyfikatorem jednostki. Aplikacja ustawia identyfikator po uwierzytelnieniu użytkownika procedurą sp_set_session_context z parametrem @read_only = 1, dzięki czemu sesja nie może go później zmienić. Przekazanie zasobów z powiatu do gminy zapisuje się dwiema operacjami, po jednej w każdej jednostce, powiązanymi wspólnym dokumentem MM.

Przekazywanie danych do Centralnej Ewidencji Zasobów

Wymiana danych z rejestrem państwowym nie może wstrzymywać pracy magazynu. Gdyby wysyłka odbywała się w wątku obsługującym formularz, niedostępność rejestru blokowałaby przyjęcie dostawy.

Kolejka zdarzeń zamiast eksportu plików

Operacja magazynowa zapisuje się w bazie razem z wpisem do kolejki wysyłkowej, w obrębie jednej transakcji. Proces działający w tle podejmuje pozycje z kolejki i przekazuje je do rejestru. Zapis obu elementów wspólnym zatwierdzeniem eliminuje przypadek, w którym operacja istnieje w magazynie, ale nigdy nie trafia do wysyłki.

• Atomowość zapisu - dokument oraz żądanie wysyłki zatwierdzane są razem, wycofanie operacji usuwa również żądanie.
• Identyfikator zdarzenia - ponowna wysyłka po zerwaniu połączenia nie tworzy duplikatu po stronie rejestru.
• Ponowienia z narastającym odstępem - nieudana próba wraca do kolejki z rosnącym opóźnieniem, co chroni rejestr po awarii.
• Widoczny status potwierdzenia - brak potwierdzenia wykrywany jest przy dokumencie, nie przy sprawozdaniu rocznym.

Odczyty raportowe pracują na wersjach wierszy zamiast zakładać blokady współdzielone, dzięki czemu generowanie zestawienia nie wstrzymuje magazyniera wprowadzającego wydanie. Zachowanie poszczególnych poziomów izolacji opisuje dokumentacja SET TRANSACTION ISOLATION LEVEL w Microsoft Learn. Przebieg samej integracji opisuje artykuł o ewidencji ZOL i synchronizacji z CEZOLOC.

Norma zapasu z art. 33 i raport pokrycia

Art. 33 ust. 3 wymaga zasobów na co najmniej 3 dni trwania zagrożenia w siedmiu obszarach zadań, ale nie określa przelicznika na mieszkańca, więc liczba osób i norma dzienna są założeniem planistycznym organu. Wyliczenie obejmuje wszystkie kategorie asortymentu i bywa kosztowne obliczeniowo przy rozbudowanej ewidencji, dlatego wykonuje się je poza wątkiem interfejsu.

Dane demograficzne pobierane są z Banku Danych Lokalnych GUS dla właściwego obszaru. System zestawia wymaganą wielkość ze stanem ewidencyjnym i zapisuje wynik jako migawkę z datą przeliczenia. Migawka ma znaczenie dowodowe: raport przedstawiony w urzędzie pozostaje odtwarzalny również po późniejszych zmianach stanu magazynu.

Siedem obszarów z art. 33 ust. 3 oraz sposób czytania wyniku opisuje artykuł o raporcie pokrycia normy 3-dniowej dla powiatu.

Kontrola terminów ważności metodą FEFO

Część zasobów traci przydatność niezależnie od tego, czy była używana - filtropochłaniacze, leki, żywność długoterminowa oraz środki ochrony indywidualnej. Uzupełnienie zapasu trwa tygodniami, więc sygnał musi wyprzedzać datę graniczną o okres wystarczający na przeprowadzenie zakupu.

Reguła FEFO porządkuje wydania według terminu przydatności, nie według daty przyjęcia na stan. Pozycja z najkrótszym terminem opuszcza magazyn jako pierwsza, co ogranicza liczbę partii utylizowanych bez wykorzystania.

Zasady pracy modułu opisuje artykuł o kontroli terminów ważności w magazynie ochrony ludności.

Wydanie w trybie kryzysowym

Podczas zdarzenia liczy się czas od decyzji do wyjazdu zasobu z magazynu. Standardowa ścieżka wydania z kompletem pól opisowych nie nadaje się do zastosowania w takich warunkach.

Tryb kryzysowy skraca ścieżkę do dokumentu WK-ZOL. Kolejność czynności wygląda następująco.

Cały przebieg działa bez połączenia z serwerem. Założenie wynika z realiów zdarzenia kryzysowego, w którym infrastruktura telekomunikacyjna bywa niedostępna albo przeciążona. Szerzej opisuje to artykuł o wydawaniu zasobów pod presją czasu.

Reguła operacyjna. Dokument WK-ZOL powstaje lokalnie i jest kompletny w chwili podpisu, nawet gdy synchronizacja nastąpi po kilkunastu godzinach. Brak łączności nie może być powodem wstrzymania wydania zasobu formacji ratowniczej.

Praca offline na terminalach Android

Magazyny ochrony cywilnej mieszczą się często w obiektach podziemnych albo w budynkach o grubych ścianach, gdzie zasięg sieci komórkowej nie sięga. Aplikacja terminalowa przyjmuje założenie pracy bez połączenia jako stan normalny, nie awaryjny.

• Zapis lokalny z identyfikatorem - dokument otrzymuje identyfikator nadany na urządzeniu, co chroni przed duplikatem przy ponowieniu wysyłki.
• Kolejka synchronizacji - dokumenty opuszczają urządzenie po odzyskaniu transmisji, bez udziału operatora.
• Rozstrzyganie konfliktów - przy dwóch zmianach tej samej pozycji pierwszeństwo ma zapis serwerowy, obie wersje pozostają w dzienniku operacji.
• Skanowanie kodów - identyfikacja pozycji odbywa się kodem umieszczonym na zasobie, zgodnie z przyjętym w magazynie schematem znakowania. Zasady budowy identyfikatorów opisuje GS1 Polska.

Szczegóły działania opisuje artykuł o aplikacji Android dla magazynierów OC.

Dla jakich jednostek powstał system

Zakres obowiązków różni się w zależności od roli jednostki, dlatego konfiguracja startowa dobierana jest do sytuacji konkretnego urzędu.

Obowiązek ewidencyjny w gospodarce ściekowej realizuje osobne rozwiązanie - system BioKontrol dla gmin. Prezentację obu systemów można umówić telefonicznie pod numerem +48 730 007 587.

Pytania i odpowiedzi

Czym różni się WMS OLiOC od magazynowego systemu przemysłowego?

Magazyn przemysłowy optymalizuje przepustowość kompletacji przy wysokiej rotacji. Magazyn zasobów ochrony ludności ma rotację znikomą, natomiast musi wystawić kompletne dane do rejestru państwowego oraz wydać zasób w kilkanaście minut podczas zdarzenia. WMS OLiOC przenosi ciężar z optymalizacji trasy magazyniera na rozliczalność zapisu oraz na tryb wydania działający bez łączności.

Czy gmina musi mieć własny magazyn zasobów ochrony ludności?

Nie zawsze. Art. 33 ust. 4 ustawy pozwala zapewnić zasoby przez utrzymanie magazynów albo przez zawieranie umów pozwalających zapewnić niezbędne zasoby.

Skąd system bierze dane do wyliczenia normy zapasu?

Liczba mieszkańców pobierana jest z Banku Danych Lokalnych GUS dla obszaru właściwego dla jednostki. System wylicza wymaganą wielkość zapasu dla każdej kategorii zasobu i zestawia ją ze stanem ewidencyjnym. Wynik zapisywany jest jako migawka z datą, dzięki czemu raport przedstawiony w urzędzie pozostaje odtwarzalny po późniejszych zmianach stanu magazynu.

Jak często inwentaryzować magazyn zasobów?

Ustawa o rachunkowości uznaje termin za dotrzymany, jeśli zapasy materiałów w strzeżonych składowiskach, objęte ewidencją ilościowo-wartościową, inwentaryzuje się raz w ciągu 2 lat (art. 26 ust. 3 pkt 2). Szczegóły określają zasady rachunkowości jednostki.

Jak przebiega wydanie zasobu podczas zdarzenia kryzysowego?

Magazynier skanuje kod formacji odbierającej, następnie skanuje kolejne zasoby jednym ciągiem, a dowódca jednostki podpisuje odbiór na ekranie urządzenia. Dokument WK-ZOL powstaje lokalnie i nie wymaga połączenia z serwerem. Synchronizacja z bazą oraz rejestrem centralnym następuje po odzyskaniu łączności.

Czy praca bez zasięgu grozi utratą danych?

Dokumenty zarejestrowane bez połączenia zapisywane są w pamięci urządzenia wraz z identyfikatorem nadanym lokalnie i trafiają do kolejki synchronizacji. Ponowna wysyłka po zerwaniu transmisji nie tworzy duplikatu. Konflikt dwóch zmian tej samej pozycji rozstrzygany jest pierwszeństwem zapisu serwerowego, a obie wersje pozostają w dzienniku operacji.

Słownik pojęć

OLiOC

Ochrona ludności i obrona cywilna - obszar zadań publicznych uregulowany ustawą z 5 grudnia 2024 r., obejmujący między innymi tworzenie oraz ewidencjonowanie zasobów przeznaczonych na sytuacje kryzysowe.

Terytorialne organy ochrony ludności

Wójt, starosta, wojewoda oraz minister właściwy do spraw wewnętrznych (art. 9 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie ludności i obronie cywilnej).

CEZOLOC

Centralna Ewidencja Zasobów Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej - rejestr teleinformatyczny prowadzony na podstawie rozporządzenia MSWiA z 14 kwietnia 2025 r., zasilany danymi jednostek samorządu terytorialnego.

Zasób zapewniony umową

Zasób, którego gmina nie przechowuje, ale ma zagwarantowany umową z dostawcą, z określoną ilością i czasem dostawy.

WK-ZOL

Dokument wydania kryzysowego zasobów ochrony ludności, wystawiany po ogłoszeniu stopnia alarmowego. Skraca ścieżkę wydania do skanowania oraz podpisu odbierającego na ekranie urządzenia.

FEFO

First Expired First Out - reguła wydawania zapasu, według której magazyn zwalnia w pierwszej kolejności pozycje o najbliższym terminie przydatności, niezależnie od daty przyjęcia na stan.

Elektroniczna lista kontrolna

Formularz przeglądu technicznego wypełniany na urządzeniu mobilnym, zapisujący wynik czynności wraz z datą oraz osobą wykonującą. Zastępuje papierowy protokół serwisowy.

Różnica inwentaryzacyjna

Rozbieżność między ilością policzoną w spisie z natury a stanem ewidencyjnym. Nadwyżka i niedobór wymagają wyjaśnienia oraz korekty stanu operacją.

Zabezpieczenie na poziomie wierszy

Mechanizm SQL Server, który filtruje wiersze tabeli według predykatu, na przykład identyfikatora jednostki zapisanego w kontekście sesji.

Norma zapasu z art. 33

Obowiązek z art. 33 ust. 3 ustawy o ochronie ludności i obronie cywilnej: zapewnienie zasobów do wykonywania zadań w siedmiu obszarach przez co najmniej 3 dni trwania zagrożenia. Ustawa nie określa przelicznika na mieszkańca, więc liczba osób i norma dzienna są założeniem organu.