Wiele urzędów nadal prowadzi ewidencję zbiorników bezodpływowych w arkuszu kalkulacyjnym albo na papierze. Umowy leżą w segregatorze, a potwierdzenia wywozu u przewoźnika. Przy pytaniu kontrolera o konkretną nieruchomość odpowiedź wymaga przeszukania kilku miejsc i telefonu do firmy asenizacyjnej.
Ustawa rozstrzyga kwestię formy od 2023 r. Ewidencja musi umożliwiać przekazywanie informacji w postaci elektronicznej, a sama forma elektroniczna nie wystarczy, jeżeli dane są rozproszone po kilku plikach.
Forma elektroniczna jest obowiązkiem, nie wyborem. Gmina prowadzi ewidencję zbiorników bezodpływowych oraz przydomowych oczyszczalni „w formie umożliwiającej przekazywanie informacji w postaci elektronicznej” (art. 3 ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, Dz.U. 2025 poz. 733). Brzmienie to wprowadziła nowelizacja z 7 lipca 2022 r. (Dz.U. 2022 poz. 1549) ze skutkiem od 1 stycznia 2023 r.
Co wymaga art. 3 ust. 3 ustawy
Przepis wymienia cztery pozycje ewidencji prowadzonej przez gminę. Tylko dwie z nich dotyczą nieczystości ciekłych.
| Punkt art. 3 ust. 3 | Zakres ewidencji | Cel |
|---|---|---|
| pkt 1 | zbiorniki bezodpływowe | kontrola częstotliwości opróżniania oraz plan rozwoju sieci kanalizacyjnej |
| pkt 2 | przydomowe oczyszczalnie ścieków | kontrola częstotliwości i sposobu pozbywania się osadów oraz plan rozwoju sieci |
| pkt 3 | umowy na odbieranie odpadów komunalnych | kontrola obowiązków w zakresie odpadów komunalnych |
| pkt 4 | aktualne informacje wskazane w ust. 5 | dane do rocznego sprawozdania o nieczystościach ciekłych |
Umowy właścicieli na opróżnianie zbiorników nie trafiają do ewidencji z pkt 3, bo ten punkt dotyczy odpadów komunalnych. Gmina sprawdza je w trakcie kontroli z art. 6 ust. 5a, a informacja o umowach wchodzi do rocznego sprawozdania (art. 3 ust. 5 pkt 3).
Cztery pytania o każdą nieruchomość
Dla każdej nieruchomości ze zbiornikiem urząd powinien mieć bieżącą odpowiedź na cztery pytania:
- Umowa - czy właściciel ma umowę i z którym podmiotem posiadającym zezwolenie.
- Wymagana częstotliwość - jaki odstęp między wywozami wynika z regulaminu gminy oraz z pojemności zbiornika i liczby mieszkańców.
- Ostatni wywóz - kiedy odbył się ostatni udokumentowany odbiór i w jakiej ilości.
- Rozbieżność - czy faktyczna częstotliwość wywozów odbiega od wymaganej.
Bez tych odpowiedzi trudno wytypować nieruchomości do kontroli, a jeszcze trudniej odpowiedzieć na pytania kontrolera zewnętrznego.
W BioKontrol odpowiedzi na te pytania są w różnych miejscach jednej ewidencji. O umowie informuje kolumna Umowa ścieki na liście nieruchomości oraz kolumna Firma z umowy na liście terminów. Wymaganą częstotliwość odzwierciedla ekran Wywozy i odbiory > Terminy wywozu: dla każdego zbiornika w użyciu system wylicza planowany termin na podstawie normy zużycia wody, liczby mieszkańców, pojemności zbiornika i ostatniego opróżnienia, a w razie potrzeby także z interwałów dla przydomowej oczyszczalni, budynku sezonowego i z minimalnej liczby opróżnień z uchwały o regulaminie. Ostatni wywóz widać w zakładce Wywozy i odbiory karty nieruchomości, a rozbieżność - w kolorze terminu (czerwony oznacza zbiornik po terminie) i w liczbie dni do terminu. Źródło terminu jest zawsze widoczne (Wyliczony, Oczyszczalnia przydomowa, Sezonowy, Z regulaminu, Ręczny), a termin ręczny, ustawiony z powodem, obowiązuje do najbliższego przyjętego opróżnienia. Opis ekranu zawiera instrukcja: terminy wywozu.
Karta nieruchomości w jednym miejscu
Przy jednej karcie nieruchomości odpowiedzi na te pytania urzędnik znajduje bez przeszukiwania kilku plików. Karta łączy dane, które w papierowej ewidencji leżą w różnych miejscach, i pozwala je przekazać w postaci elektronicznej, na przykład kontrolerowi - służy do tego przycisk Drukuj kartę nieruchomości.
U góry karty jest podsumowanie: numer ewidencyjny, adres, usługi, status, najbliższy termin wywozu, liczba czynnych zbiorników, powiązanych podmiotów i otwartych flag. Niżej leży dziewięć zakładek, a zmiany zapisuje się z powodem (co najmniej 5 znaków), dzięki czemu historia wyjaśnia nie tylko co, ale i dlaczego. Szczegóły opisuje instrukcja: nieruchomości.
| Informacja na karcie | Skąd się bierze | Po co urzędnikowi |
|---|---|---|
| Adres, rodzaj budynku, liczba mieszkańców, kanalizacja, lokalizacja | zakładka Nieruchomość | ocena, jak często zbiornik powinien być opróżniany |
| Zbiorniki i oczyszczalnie, usługa odbioru nieczystości, termin i jego źródło | zakładka Ścieki | wiadomo, co i kiedy ma być opróżnione, oraz czy termin jest wyliczony czy ustawiony ręcznie |
| Właściciele, adresat korespondencji, telefon, e-mail | zakładka Właściciele i kontakt (każde otwarcie zapisuje się w dzienniku odczytu danych osobowych) | wiadomo, do kogo kierować korespondencję |
| Deklaracje i przydział pojemników | zakładka Odpady | jedna karta dla ścieków i odpadów komunalnych |
| Ostatnie pobrania z numerem kursu, przedsiębiorcą, pojazdem, ilością i odległością od adresu | zakładka Wywozy i odbiory (najwyżej 500 ostatnich pozycji) | porównanie faktycznych odstępów z wymaganą częstotliwością |
| Kontrole i sprawy administracyjne nieruchomości | zakładka Kontrole i sprawy | planowanie kolejnych kontroli; z zakładki można założyć kontrolę, dodać nieruchomość do planu albo wszcząć sprawę |
| Wiadomości SMS oraz zgody i sprzeciwy | zakładka Komunikacja | dowód, że właściciel został poinformowany |
| Skany i zdjęcia dokumentów | zakładka Pliki (PDF, JPG, PNG, WebP, do 20 MB na plik) | umowy i dowody w jednym miejscu |
| Zmiany pole po polu | zakładka Historia (kto, kiedy, co było, co jest i dlaczego) | odpowiedź na pytanie kontrolera o zmianę danych |
Zbiornik, dla którego w ewidencji nie ma umowy na opróżnianie (kolumna Umowa ścieki), wymaga uwagi w pierwszej kolejności, bo nie wiadomo, kto miałby go opróżniać. Podobnie nieruchomość po terminie wywozu: system zostawia ją na liście, dopóki nie zostanie przyjęte opróżnianie zbiornika. Kursy firm, które dowodzą wywozu, opisuje instrukcja: kursy i dokumenty.
Łańcuch dokumentów w BioKontrol
BioKontrol prowadzi proces jako łańcuch zapisów powiązanych z tą samą nieruchomością i tym samym zbiornikiem. Każdy etap jest zapisany elektronicznie w chwili, gdy się wydarzył, a wywóz to para dowodów: pobranie u mieszkańca i zrzut w stacji, połączone numerem kursu.
| Etap | Gdzie w BioKontrol | Zapis |
|---|---|---|
| Nieruchomość | Ewidencja > Nieruchomości (karta) | numer ewidencyjny nadany przez system, adres, rodzaj budynku, zbiornik z pojemnością i właściciele |
| Termin wywozu | Wywozy i odbiory > Terminy wywozu | planowany termin zbiornika, jego źródło i liczba dni do terminu; przypomnienie SMS lub e-mail przed terminem |
| Odbiór u mieszkańca | aplikacja mobilna BioKontrol (kierowca) oraz Kursy i dokumenty > Pobrania | pobranie w kursie z ilością, sposobem identyfikacji (kod QR, wybór z listy, biuro, import) i odległością od adresu |
| Oddanie w stacji zlewnej | aplikacja mobilna oraz Kursy i dokumenty > Zrzuty i przekazania | zrzut z numerem ZRZ, wskazaniem przepływomierza, masą i potwierdzeniem: Niepotwierdzony, Potwierdzony przez firmę, Potwierdzony przez stację albo Odrzucony |
| Sprawdzenie reguł | Flagi do wyjaśnienia (pulpit, zakładka Flagi) | 30 reguł wykrywa odstępstwa; przedsiębiorca odpowiada na flagę, a gmina rozstrzyga ją jako Wyjaśnioną albo Zasadną |
| Kontrola | Kontrole > Plan kontroli, Kontrole i weryfikacje, Sprawy i pisma | plan z priorytetami, protokół z sygnaturą i skrótem treści, sprawa i pismo z kanałem doręczenia |
| Sprawozdawczość | Sprawozdania i raporty | sprawozdanie roczne gminy, sprawozdania kwartalne firm oraz raporty RAP |
| Ślad czynności | Administracja > Dziennik zdarzeń | ważne czynności z wykonawcą, czasem i skrótem SHA-256 powiązanym z poprzednim wpisem |
Pracę kierowcy opisuje artykuł o aplikacji mobilnej BioKontrol, a rejestr kontroli - materiał o module Kontrole w BioKontrol i instrukcja: plan kontroli i kontrole. Znaczenie współrzędnych zapisanych przy pobraniach przedstawia materiał o GPS jako dowodzie wywozu nieczystości, a zasady rozstrzygania odstępstw - instrukcja: flagi do wyjaśnienia.
Ewidencja papierowa a elektroniczna
| Obszar | Segregator albo arkusz | System BioKontrol |
|---|---|---|
| Źródło danych o nieruchomości | umowy w segregatorze, a wywozy w zeszycie przewoźnika | jedna karta nieruchomości z zakładkami: zbiorniki, właściciele, wywozy, kontrole, komunikacja, pliki i historia |
| Terminy opróżniania | ręczne przeglądanie dat w arkuszu | lista Terminy wywozu z planowanym terminem, kolorem i liczbą dni do terminu |
| Dowód wykonania wywozu | wpis przewoźnika, trudny do niezależnej weryfikacji | kurs z pobraniem i zrzutem, kodem QR, odległością od adresu i potwierdzeniem zrzutu |
| Sprawozdanie roczne | ręczne sumowanie danych z kilku źródeł raz w roku | sprawozdanie roczne wyliczane z ewidencji w układzie tabeli Wód Polskich, z drążeniem do rekordów źródłowych |
| Wykrywanie rozbieżności | dopiero przy kontroli zewnętrznej | flagi do wyjaśnienia (30 reguł), terminy przekroczone i flagi na pulpicie gminy oraz raporty RAP |
| Historia jednej nieruchomości | przegląd kilku segregatorów i telefon do przewoźnika | karta nieruchomości z zakładką Historia i dziennik zdarzeń |
Przeniesienie istniejącej ewidencji z arkusza opisuje artykuł o imporcie danych mieszkańców z Excela oraz instrukcja: import i zadania okresowe. Ekran startowy z kaflami wskaźników i wykresami opisuje artykuł o pulpicie gminy w BioKontrol i instrukcja: pulpit gminy. Całość można obejrzeć w demo BioKontrol - dane do demo wydajemy na prośbę lub na prezentacji.
Kontrola zewnętrzna urzędu
Ewidencja zbiorników jest przedmiotem zainteresowania organów kontrolujących gminę. Kontrolerzy pytają o konkretne nieruchomości i konkretne daty, a odpowiedź „trzeba sprawdzić w segregatorze” wypada gorzej niż wydruk z pełną historią.
- Wojewódzki inspektor ochrony środowiska - otrzymuje roczne sprawozdanie gminy (art. 3 ust. 6) i nakłada na gminę karę od 10 000 zł do 50 000 zł, jeżeli wójt nie prowadzi kontroli z art. 6 ust. 5a (art. 9z ust. 7).
- Najwyższa Izba Kontroli - może zbadać wykonywanie zadań gminy, a negatywne ustalenia kończą się wystąpieniem pokontrolnym z zaleceniami.
Uzupełnianie zaległej ewidencji pod presją terminu z wystąpienia pokontrolnego jest znacznie trudniejsze niż jej bieżące prowadzenie. Dla kontrolera zewnętrznego można wydrukować kartę nieruchomości, a zatwierdzony protokół kontroli ma sygnaturę i zapisany skrót treści. Obowiązki kontrolne gminy opisuje artykuł o obowiązkach kontrolnych gminy, a przygotowanie sprawozdania - materiał o automatyzacji sprawozdania rocznego gminy. Pełny opis systemu zawiera strona BioKontrol.
Pytania i odpowiedzi
Czy gmina musi prowadzić ewidencję zbiorników w formie elektronicznej
Tak. Art. 3 ust. 3 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach wymaga prowadzenia ewidencji w formie umożliwiającej przekazywanie informacji w postaci elektronicznej. Wymóg obowiązuje od 1 stycznia 2023 r., po nowelizacji z 7 lipca 2022 r.
Czy ewidencja w arkuszu Excel spełnia wymóg ustawy
Plik arkusza da się przekazać elektronicznie, więc formalnie może spełniać wymóg. Arkusz prowadzony przez kilku referentów nie zapewnia jednak jednego źródła danych ani powiązania ewidencji z dokumentami wywozu i wynikami kontroli.
Co grozi gminie za zaniechanie kontroli właścicieli
Kara pieniężna od 10 000 zł do 50 000 zł, jeżeli wójt nie wykonuje obowiązku kontroli z art. 6 ust. 5a (art. 9z ust. 7). Karę nakłada wojewódzki inspektor ochrony środowiska.
Czy system zastępuje kontrolę nieruchomości
Nie. Dostarcza dowodów w postaci kursów z czasem i lokalizacją zapisu oraz flag do wyjaśnienia, a kontrolę prowadzi i protokołuje urzędnik. System ułatwia wytypowanie nieruchomości do kontroli i przeprowadzenie jej, ale jej nie zastępuje.
Jak BioKontrol pilnuje terminów opróżniania zbiorników
Dla każdego zbiornika w użyciu system wylicza planowany termin wywozu i pokazuje go na liście Terminy wywozu z liczbą dni do terminu oraz kolorem: czerwony oznacza termin po czasie. Termin można zmienić ręcznie z podaniem powodu, a przypomnienia dla właścicieli przygotowuje zadanie okresowe.
Czy istniejącą listę mieszkańców z Excela można przenieść do systemu
Tak. Ekran Import danych wczytuje nieruchomości, podmioty i zbiorniki z pliku CSV, XLS albo XLSX. Szablon pliku pobiera się przyciskiem Pobierz szablon, a system analizuje plik przed zapisem do rejestru.
Słownik pojęć
- Nieczystości ciekłe
- Ścieki gromadzone przejściowo w zbiornikach bezodpływowych lub osadnikach w instalacjach przydomowych oczyszczalni ścieków (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach).
- Podmiot uprawniony
- Przedsiębiorca posiadający zezwolenie wójta na opróżnianie zbiorników bezodpływowych lub osadników i transport nieczystości ciekłych, albo gminna jednostka organizacyjna wykonująca te zadania.
- Częstotliwość opróżniania
- Minimalny odstęp między wywozami określony w regulaminie utrzymania czystości i porządku gminy (art. 4 ust. 2 pkt 3). Pojemność zbiornika i liczba mieszkańców pozwalają dodatkowo oszacować odstęp wynikający z dopływu ścieków.
- Jedno źródło danych
- Zasada, zgodnie z którą każda informacja o nieruchomości ma jedno miejsce przechowywania, a raporty i dokumenty tylko się do niego odwołują.
- Sprawozdanie roczne gminy
- Zestawienie wyliczane w BioKontrol na ekranie Sprawozdanie roczne z danych o nieczystościach ciekłych, przekazywane WIOŚ oraz dyrektorowi RZGW Wód Polskich do końca kwietnia.
