Problem ewidencji papierowej i arkuszowej
Najczęstsze problemy, jakie widać przy ręcznej ewidencji, to przede wszystkim brak jednego źródła prawdy - dane o umowie są w jednym miejscu, potwierdzenia wywozu w innym, często wyłącznie u samego przewoźnika, a historia kontroli sanitarnych nieruchomości w jeszcze innym segregatorze albo wcale nie jest spisana. Brakuje twardego dowodu na to, że deklarowany wywóz faktycznie odbył się pod właściwym adresem, a nie tylko został wpisany do zeszytu - w razie wątpliwości nie ma jak tego zweryfikować inaczej niż telefonicznie u przewoźnika. Do tego dochodzi żmudne, ręczne przepisywanie danych do corocznego sprawozdania, które trzeba zliczyć z rozproszonych źródeł raz w roku pod presją terminu - a każdy błąd przy przepisywaniu to potencjalny problem przy późniejszej weryfikacji przez organ nadrzędny. Przy kilku tysiącach nieruchomości w gminie taki system szybko traci spójność, a znalezienie historii jednej konkretnej posesji oznacza przegląd kilku różnych zbiorów dokumentów.
Jak wygląda cyfrowy łańcuch w BioKontrol
System BioKontrol prowadzi ten sam proces jako jeden, spójny łańcuch dokumentów, w którym każdy etap jest zapisany elektronicznie i powiązany z tą samą kartoteką adresu. Zaczyna się od kartoteki nieruchomości i umowy z mieszkańcem w module Kartoteki - z danymi budynku, typem i pojemnością zbiornika, rodzajem ścieków oraz wybranym przedsiębiorcą wywozowym. Na tej podstawie w module Magazyn › Pobrania powstaje dokument pobrania: najpierw w buforze, do sprawdzenia i ewentualnej korekty, a po zatwierdzeniu trafia do rejestru dokumentów pobrań. W terenie kierowca potwierdza odbiór w aplikacji mobilnej StudioSystem Pro, zalogowany na koncie przypisanym do konkretnego pojazdu - adres wybiera z listy albo skanuje kod QR przypisany do kartoteki, a aplikacja automatycznie odczytuje współrzędne GPS urządzenia w chwili potwierdzenia. Kolejny etap to zrzut w module Magazyn › Zrzuty: dokument zrzutu wymaga wcześniej zatwierdzonych dokumentów pobrania dla danego pojazdu, punkt zrzutu wybiera się z listy lub skanuje QR, a lokalizacja i ilość nieczystości w wozie uzupełniają się automatycznie. Zatwierdzony dokument zrzutu można dodatkowo potwierdzić podpisem elektronicznym, a jego trasę odtworzyć na mapie w module Przebieg trasy. Na końcu łańcucha moduł Informacje › Raporty zamienia te dane w gotowe zestawienia do sprawozdania rocznego - bez ręcznego przepisywania.
Rola poszczególnych modułów w codziennej pracy urzędu
Kartoteki to fundament całego systemu - jedna karta na każdą nieruchomość wyposażoną w zbiornik bezodpływowy lub przydomową oczyszczalnię ścieków, z danymi budynku, typem i pojemnością zbiornika, rodzajem ścieków, formą użytkowania, danymi kontaktowymi właściciela, liczbą mieszkańców oraz wybranym przedsiębiorcą wywozowym. W obrębie tej samej kartoteki działa moduł Kontrole, w którym zapisuje się każdą kontrolę sanitarną nieruchomości - datę, sygnaturę, organ kontrolujący, przyczynę oceny i uwagi. Dzięki temu historia kontroli, umowa i historia wywozów są widoczne w jednym miejscu, a nie w trzech osobnych rejestrach.
Aplikacja mobilna StudioSystem Pro na Androida to narzędzie kierowcy firmy asenizacyjnej, zalogowanego na koncie przypisanym do konkretnego pojazdu. Dokument pobrania powstaje przy odbiorze u mieszkańca, dokument zrzutu - w punkcie zrzutu, a system nie pozwala zatwierdzić zrzutu bez wcześniej zatwierdzonych pobrań dla danego pojazdu. Kluczowa cecha obu dokumentów to automatyczny odczyt współrzędnych GPS urządzenia w chwili potwierdzenia - to utrudnia zadeklarowanie odbioru lub zrzutu w innym miejscu niż faktyczne.
Raporty zamieniają dane zebrane przy każdym pobraniu i zrzucie w gotowe zestawienia: ankietę sprawozdawczą do sprawozdania rocznego, raport z wywozu w podziale na mieszkańca, ulicę, miejscowość lub całą gminę, a także raport z przewozu przedsiębiorcy pokazujący ilości, uchybienia i braki zrzutów. Osobne zestawienia - opóźnienie zrzutu, przekroczony termin wywozu, przepełnienie zbiornika pojazdu - pozwalają typować nieruchomości i przedsiębiorstwa do sprawdzenia, zamiast przeglądać całą bazę ręcznie.
