Raz w roku wójt sporządza sprawozdanie dotyczące gospodarowania nieczystościami ciekłymi za poprzedni rok kalendarzowy. Przy ewidencji papierowej oznacza to zestawianie liczb z kart i arkuszy prowadzonych przez różne osoby, a im więcej źródeł trzeba połączyć tuż przed terminem, tym większe ryzyko podwójnego policzenia albo pominięcia wywozu.
W BioKontrol dane do sprawozdania pochodzą z tej samej ewidencji nieruchomości i zbiorników oraz z kursów firm (pobrania i zrzuty), które urząd prowadzi przez cały rok. Ekran Sprawozdanie roczne wylicza z nich gotowe zestawienie w układzie tabeli Wód Polskich. Część informacji wymaganych ustawą pozostaje jednak poza systemem, a liczby warto przed przekazaniem uzgodnić ze sprawozdaniami kwartalnymi przedsiębiorców.
Adresatem sprawozdania nie jest RDOŚ ani marszałek województwa. Zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach wójt przekazuje sprawozdanie wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska oraz dyrektorowi regionalnego zarządu gospodarki wodnej Wód Polskich, nie później niż do końca kwietnia roku następującego po roku, którego dotyczy.
Podstawa prawna i adresaci
| Element | Wymaganie | Przepis u.c.p.g. |
|---|---|---|
| Zakres | dziewięć grup informacji za poprzedni rok kalendarzowy | art. 3 ust. 5 |
| Adresaci | wojewódzki inspektor ochrony środowiska oraz dyrektor RZGW Wód Polskich | art. 3 ust. 6 |
| Termin | koniec kwietnia roku następującego po roku sprawozdawczym | art. 3 ust. 6 |
| Ewidencja źródłowa | forma umożliwiająca przekazywanie informacji w postaci elektronicznej, z aktualnymi informacjami wskazanymi w ust. 5 | art. 3 ust. 3 pkt 4 |
Ewidencja z art. 3 ust. 3 ma zawierać aktualne informacje wskazane w ust. 5, więc sprawozdanie powinno być odczytem z ewidencji prowadzonej przez cały rok, a nie osobnym zbieraniem danych w marcu. Brzmienie przepisów zawiera tekst jednolity ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Kontrole, których liczba i wyniki trafiają do sprawozdania, opisuje artykuł o obowiązkach kontrolnych gminy.
Marszałek województwa występuje w art. 9q, który dotyczy innego sprawozdania wójta - o gospodarowaniu odpadami komunalnymi. Sprawozdanie o odpadach trafia do marszałka oraz do WIOŚ do 31 marca, za pośrednictwem Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (art. 9q ust. 2 i 5).
Zakres sprawozdania a dane w systemie
Tabela zestawia punkty art. 3 ust. 5 z miejscami w BioKontrol, z których pochodzą dane. Ostateczny układ wartości i ich kolejność wynikają z szablonu sprawozdania na dany rok, czyli mapy komórek arkusza Wód Polskich. Część punktów wymaga danych spoza systemu albo decyzji gminy, co ewidencjonuje.
| Pkt | Informacja | Źródło danych | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 | liczba zbiorników bezodpływowych oraz przydomowych oczyszczalni | zbiorniki i oczyszczalnie na kartach nieruchomości (zakładka Ścieki) | liczba rekordów w podziale na rodzaj urządzenia |
| 2 | liczba właścicieli, od których odebrano nieczystości, oraz liczba osób zameldowanych pod tymi adresami | pobrania w kursach powiązane z nieruchomością i jej właścicielami; liczba zameldowanych z karty nieruchomości | pole liczby zameldowanych jest na karcie opcjonalne, więc przed wyliczeniem warto sprawdzić jego wypełnienie |
| 3 | liczba umów z art. 6 ust. 1 | informacja o umowie na opróżnianie zbiornika w ewidencji (kolumna Umowa ścieki na liście nieruchomości) | wartość z ewidencji warto uzgodnić z dokumentami w urzędzie |
| 4 | liczba urządzeń, których opróżnianie zorganizowała gmina | ewidencja decyzji z art. 6 ust. 7 | instrukcja BioKontrol tego nie opisuje; uzupełnia się ręcznie z uzasadnieniem |
| 5 | częstotliwość opróżniania z art. 4 ust. 2 pkt 3 | regulamin utrzymania czystości (wersje regulaminu w Ustawieniach gminy) oraz daty pobrań | wymaganą częstotliwość określa regulamin, faktyczne odstępy wynikają z kursów |
| 6 | ilość odebranych nieczystości w podziale na bytowe oraz przemysłowe | pobrania w kursach, kategoria ładunku (Bytowe albo Przemysłowe) | suma ilości z pobrań kursów |
| 7 | ilość wody pobranej przez użytkowników niepodłączonych do sieci kanalizacyjnej | dane przedsiębiorstwa wodociągowego | poza systemem; uzupełnia się ręcznie z uzasadnieniem |
| 8 | wykaz stacji zlewnych | zrzuty w kursach oraz rejestr Stacje i punkty | punkty, do których trafiły nieczystości z gminy |
| 9 | liczba kontroli dokumentów z art. 6 ust. 5a oraz ich wyniki | ekran Kontrole i weryfikacje (protokoły z wynikiem ogólnym i nieprawidłowościami) | wynik ogólny i liczbę nieprawidłowości widać na liście kontroli |
Tabelę warto przejść z producentem przy wdrożeniu, aby ustalić, które pozycje system wylicza z ewidencji, a które urzędnik uzupełnia ręcznie. Pozycję można rozwinąć dwuklikiem i zobaczyć rekordy, z których ją policzono. Rejestr kontroli z pkt 9 opisuje artykuł o kontrolach w BioKontrol oraz instrukcja (plan kontroli i kontrole), a kartę nieruchomości, z której pochodzą dane o zbiornikach i właścicielach, opisuje instrukcja (nieruchomości).
Sprawozdanie roczne w module Sprawozdania i raporty
Sprawozdanie gminy ma w BioKontrol osobny ekran: Sprawozdania i raporty > Sprawozdanie roczne. System wylicza je z ewidencji nieruchomości, zbiorników, umów i ilości z kursów, a wynik przedstawia w kolejności kolumn tabeli Wód Polskich. Wyliczyć można tylko zakończony rok i tylko wtedy, gdy istnieje szablon na ten rok; szablony prowadzi się na ekranie Szablony sprawozdań w grupie Administracja (przycisk Kopiuj na nowy rok pozwala zacząć od szablonu ubiegłego roku).
| Krok | Co robi urzędnik | Co zapisuje system |
|---|---|---|
| Wyliczenie | podaje rok i klika Wylicz sprawozdanie | zakłada sprawozdanie robocze albo je przelicza |
| Sprawdzenie | dwuklikiem otwiera pozycję i ogląda rekordy źródłowe; w razie potrzeby poprawia wartość z uzasadnieniem | liczy korekty ręczne i pokazuje ich liczbę w nagłówku |
| Zatwierdzenie | zatwierdza sprawozdanie | zamraża wartości; dostępne są Pobierz PDF, CSV do arkusza i CSV wewnętrzny |
| Przekazanie | po wysłaniu sprawozdania klika Przekaż i zapisuje datę przekazania | zmienia status na Przekazane |
Status sprawozdania to Robocze, Zatwierdzone albo Przekazane. Dla lat sprzed uruchomienia BioKontrol wartości pochodzą ze starej ewidencji i zestawień zakładu wodociągowego, a źródło liczby opisuje się przy pozycji jako uzasadnienie korekty. Do formularza GUS SG-01 służy zestawienie pomocnicze RAP-15 na tym samym ekranie, a do zestawienia dla KPOŚK - raport RAP-14 z ekranu Uruchom raport. Pełny opis kroków zawiera instrukcja: sprawozdania i raporty.
Ekran Sprawozdanie roczne można obejrzeć w demo BioKontrol. Dane do demo wydajemy na prośbę lub na prezentacji.
| Raport | Zawartość | Zastosowanie przy sprawozdaniu |
|---|---|---|
| RAP-01 Sprawozdanie roczne gminy | wartości w układzie tabeli Wód Polskich dla wybranego roku | podstawa sprawozdania z art. 3 ust. 5 |
| RAP-03 Terminowość wywozu | zestawienie terminów wywozu na poziomie nieruchomości, ulicy, miejscowości albo gminy | sprawdzenie, czy nieruchomości opróżniano z wymaganą częstotliwością |
| RAP-04 Przewozy przedsiębiorcy | ilości przewiezione przez przedsiębiorcę | uzgodnienie ze sprawozdaniami kwartalnymi |
| RAP-14 i RAP-15 | zestawienia pomocnicze KPOŚK oraz GUS SG-01 | przygotowanie danych do formularzy zewnętrznych |
Raporty RAP uruchamia się na ekranie Uruchom raport (okres, poziom zestawienia, wynik na ekranie, w CSV i w PDF), a każde uruchomienie trafia do dziennika zdarzeń. Opis katalogu raportów zawiera artykuł o generowaniu raportów w systemie BioKontrol, a wskaźników opóźnień - materiał o analizie danych w systemie BioKontrol.
Granice okresu sprawozdawczego
Rok kalendarzowy liczy się według czasu obowiązującego w Polsce: od 1 stycznia godz. 0:00 do 31 grudnia godz. 23:59 włącznie. Zasadne jest przyjęcie, że o przynależności zapisu do roku decyduje chwila faktycznego pobrania albo zrzutu, a nie data wpisu do systemu - instrukcja BioKontrol nie opisuje tej reguły wprost, więc warto ją potwierdzić przy wdrożeniu i sprawdzić na kursach z przełomu roku. Przy takiej zasadzie zrzut z 1 stycznia o 0:30 należy do nowego roku, a pobranie z 31 grudnia o 23:59 - do starego.
| Zasada | Znaczenie | Skutek dla urzędnika |
|---|---|---|
| Okres liczony w czasie polskim | rok sprawozdawczy zaczyna się i kończy o północy czasu obowiązującego w Polsce; instrukcja potwierdza czas polski w dzienniku zdarzeń, a przy zestawieniach warto to sprawdzić | zapisy z przełomu roku nie przeskakują do sąsiedniego okresu |
| Wyliczenie tylko dla zakończonego roku z szablonem | bieżącego roku nie da się wyliczyć jako sprawozdania; dla bieżącego roku zestawienie pomocnicze RAP-15 pokazuje stan na dziś | przed styczniem warto założyć szablon na nowy rok, kopiując szablon ubiegłego |
| Ilości w podziale na rodzaj ścieków | pkt 6 sprawozdania wymaga osobnych sum dla nieczystości bytowych i przemysłowych | dwie liczby w metrach sześciennych, wynikające z kategorii ładunku kursu, bez ręcznego rozdzielania |
| Właściciel liczony raz | pkt 2 dotyczy liczby właścicieli, od których odebrano nieczystości, a nie liczby wywozów | właściciel opróżniający zbiornik pięć razy w roku jest w sprawozdaniu jedną osobą |
Przykład: właściciel nieruchomości zamówił w ciągu roku cztery wywozy po 6 m³ ścieków bytowych. W pkt 6 sprawozdania wpisuje się 24 m³ bytowych, a w pkt 2 - jednego właściciela. Przy zasadzie opartej na chwili pobrania kurs z grudnia należy do roku poprzedniego, nawet jeśli kierowca zamknął go albo biuro wpisało go do systemu dopiero w styczniu. Dane, które pojawiły się po wyliczeniu, uwzględnia ponowne wyliczenie sprawozdania roboczego; po zatwierdzeniu wartości są zamrożone, dlatego zatwierdzenie warto poprzedzić sprawdzeniem otwartych kursów i flag z roku sprawozdawczego.
Uzgodnienie ze sprawozdaniami kwartalnymi przedsiębiorców
Przedsiębiorca opróżniający zbiorniki składa wójtowi sprawozdanie kwartalne do końca miesiąca następującego po kwartale (art. 9o ust. 1-2). Sprawozdanie zawiera między innymi ilość nieczystości odebranych z obszaru gminy w podziale na bytowe oraz przemysłowe, a także ilość przekazaną do stacji zlewnych (art. 9o ust. 3 pkt 3-4). Cztery sprawozdania każdego przedsiębiorcy dają źródło, z którym warto porównać dane gminy przed sporządzeniem sprawozdania rocznego.
W BioKontrol sprawozdania kwartalne składa przedsiębiorca w swoim panelu, a gmina widzi je na ekranie Sprawozdania kwartalne: firmę, rok, kwartał, wersję, status, źródło (Generator albo Import), ilość razem w m³, liczbę umów oraz daty złożenia i weryfikacji. Status to Projekt (sprawozdanie generowane z kursów, jeszcze nieprzesłane), Złożone, Zweryfikowane (gmina sprawdziła sprawozdanie) albo Do korekty (sprawozdanie wróciło do przedsiębiorcy).
Uzgodnienie polega na zestawieniu, kwartał po kwartale i przedsiębiorca po przedsiębiorcy, ilości z kursów firmy z ilością wykazaną w sprawozdaniu kwartalnym. Warto wyjaśnić trzy rodzaje rozbieżności. Instrukcja BioKontrol nie opisuje automatycznego zestawienia takich rozbieżności, więc poniższa tabela to zalecany sposób uzgodnienia.
| Sytuacja | Co oznacza | Co robi urzędnik |
|---|---|---|
| Kursy firmy pokazują wywóz, brak sprawozdania za kwartał | przedsiębiorca wywoził nieczystości z gminy, ale nie złożył sprawozdania | wzywa przedsiębiorcę do złożenia sprawozdania |
| Jest sprawozdanie, w kursach brak pobrań | przedsiębiorca deklaruje odbiór, którego nie ma w ewidencji gminy | sprawdza, czy kursy nie są jeszcze otwarte albo anulowane i czy pobrania nie zostały wykonane bez rejestracji w aplikacji; w razie potrzeby zwraca sprawozdanie do korekty |
| Obie liczby są, ale różnią się o więcej niż przyjęty próg (na przykład pół metra sześciennego) | rozbieżność ilościowa w tym samym kwartale | porównuje kursy z kwartału z danymi przedsiębiorcy i ustala przyczynę |
Próg pół metra sześciennego jest propozycją praktyczną, a nie parametrem systemu: różnice do tej wielkości w kwartale można zwykle uznać za zaokrąglenia, o ile urząd tak postanowi. Ważne, aby kwartały liczyć według czasu polskiego - kurs z 31 marca wieczorem należy do pierwszego kwartału, nawet jeśli zamknięto go w kwietniu. Pusta pozycja po stronie sprawozdania oznacza przedsiębiorcę, który wywoził nieczystości z gminy, ale nie złożył sprawozdania za dany kwartał. Termin i kontrolę sprawozdań kwartalnych opisuje artykuł o zarządzaniu przewoźnikami ścieków.
Lista kontrolna przed wyliczeniem sprawozdania
- Szablon roku - szablon sprawozdania na rok sprawozdawczy istnieje na ekranie Szablony sprawozdań (instrukcja: ustawienia, słowniki i TERYT).
- Kursy i flagi - brak kursów otwartych z roku sprawozdawczego i flag do wyjaśnienia, które czekają na rozstrzygnięcie; zasady opisuje instrukcja flagi do wyjaśnienia, a ekran kursów - artykuł o rejestrach pobrania nieczystości.
- Sprawozdania kwartalne - komplet od wszystkich przedsiębiorców za cztery kwartały, ze statusem Zweryfikowane i uzgodniony z kursami.
- Braki zrzutów - pobrania bez odpowiadającego im zrzutu wyjaśnione na podstawie raportu RAP-04 Przewozy przedsiębiorcy oraz wykresów pulpitu gminy (Pobrano i Zrzucono).
- Dane spoza systemu - ilość wody pobranej przez użytkowników niepodłączonych do kanalizacji oraz liczba urządzeń opróżnianych przez gminę.
Po zatwierdzeniu wartości są zamrożone, a wersję przekazaną adresatom warto zapisać jako plik PDF z datą (Pobierz PDF), na przykład w zakładce Pliki właściwego rekordu albo w aktach urzędu. Wyliczenie, korekta, zatwierdzenie i przekazanie sprawozdania zapisują się w dzienniku zdarzeń. Pełny opis systemu zawiera strona BioKontrol.
Pytania i odpowiedzi
Do kogo gmina przekazuje sprawozdanie o nieczystościach ciekłych
Wójt przekazuje sprawozdanie wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska oraz dyrektorowi regionalnego zarządu gospodarki wodnej Wód Polskich, nie później niż do końca kwietnia roku następującego po roku, którego dotyczy (art. 3 ust. 6 u.c.p.g.).
Czy sprawozdanie o nieczystościach ciekłych trafia do marszałka województwa
Nie. Marszałek województwa otrzymuje sprawozdanie wójta o gospodarowaniu odpadami komunalnymi z art. 9q u.c.p.g., składane do 31 marca przez Bazę danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO). Sprawozdanie o nieczystościach ciekłych z art. 3 ust. 5 trafia do WIOŚ oraz dyrektora RZGW Wód Polskich do końca kwietnia.
Czy w BioKontrol można poprawić wartość w sprawozdaniu rocznym gminy
Tak, ale tylko w sprawozdaniu roboczym i tylko z uzasadnieniem. Dwuklik na pozycji pokazuje rekordy, z których ją policzono, a licznik korekt ręcznych widać w nagłówku sprawozdania. Po zatwierdzeniu wartości są zamrożone.
Czy BioKontrol wysyła sprawozdanie do adresatów
Nie. System wylicza sprawozdanie, pozwala je zatwierdzić i pobrać (PDF, CSV do arkusza, CSV wewnętrzny), a przycisk Przekaż zapisuje datę przekazania i zmienia status na Przekazane. Sprawozdanie przekazuje wójt w sposób przyjęty przez adresatów.
Skąd wziąć ilość wody pobranej przez użytkowników niepodłączonych do kanalizacji
Z danych o sprzedaży wody, którymi dysponuje przedsiębiorstwo wodociągowe. Ewidencja BioKontrol opisana w instrukcji nie obejmuje poboru wody, więc tę wartość uzupełnia się ręcznie z uzasadnieniem.
Dlaczego rejestr może różnić się od sprawozdań kwartalnych przedsiębiorców
Rozbieżność powodują najczęściej kursy jeszcze otwarte albo anulowane, pobrania niezarejestrowane w aplikacji kierowcy oraz flagi do wyjaśnienia, których gmina nie rozstrzygnęła. Mniejsze różnice wynikają z zaokrągleń albo z granic kwartału liczonych w innej strefie czasowej.
Słownik pojęć
- Sprawozdanie gminy
- Sprawozdanie dotyczące gospodarowania nieczystościami ciekłymi za poprzedni rok kalendarzowy, sporządzane przez wójta na podstawie art. 3 ust. 5 u.c.p.g.
- Sprawozdanie kwartalne przedsiębiorcy
- Sprawozdanie z art. 9o u.c.p.g., które przedsiębiorca opróżniający zbiorniki przekazuje wójtowi do końca miesiąca następującego po kwartale.
- Sprawozdanie roczne w BioKontrol
- Sprawozdanie gminy wyliczane na ekranie Sprawozdania i raporty w układzie tabeli Wód Polskich, ze statusami Robocze, Zatwierdzone i Przekazane.
- Okres sprawozdawczy
- Rok kalendarzowy liczony według czasu obowiązującego w Polsce, od 1 stycznia do 31 grudnia. Zapis warto przypisywać do okresu, w którym faktycznie doszło do pobrania albo zrzutu, a nie do tego, w którym wpisano go do systemu.
- Stacja zlewna
- Instalacja przyjmująca nieczystości ciekłe dowożone pojazdami asenizacyjnymi. Wykaz stacji, do których trafiły nieczystości z gminy, jest częścią sprawozdania.
