Ewidencja gospodarki ściekowej zaczyna się od pytania, na które wiele gmin nie potrafi odpowiedzieć od ręki: ile nieruchomości na terenie gminy ma zbiornik bezodpływowy. Odpowiedź rozsypana jest zwykle po deklaracjach śmieciowych oraz wykazach umów.
Grupa Ewidencja gromadzi te dane w jednym miejscu i wiąże je z kursami, pobraniami oraz zrzutami. Nieruchomość przestaje być wierszem w arkuszu, a staje się kartą, do której przypina się właścicieli, zbiorniki, deklaracje, pojemniki, historię wywozów, kontrole i wiadomości. Każdy ekran ma opis w instrukcji użytkownika, a jego działanie możesz obejrzeć w demo online.
Zasada budowy ewidencji. Nieruchomość wpisuje się również wtedy, gdy nie ma umowy ani odnotowanego wywozu. Pominięcie takich adresów usuwa z pola widzenia dokładnie te przypadki, dla których ewidencja jest prowadzona. Nieruchomości nie usuwa się z ewidencji: zmienia się jej status na „Nieaktywna” albo scala duplikaty, dzięki czemu historia kursów i kontroli pozostaje kompletna.
Ewidencja w menu: cztery ekrany i rejestry pomocnicze
Menu BioKontrol w roli gminy jest podzielone na grupy. Grupa Ewidencja ma cztery ekrany, a firmy, pojazdy i miejsca zrzutu prowadzi grupa Przedsiębiorcy i zasoby. Kursy, pobrania i zrzuty wskazują rekordy tych rejestrów, więc poprawkę w ewidencji od razu widać w kursach, na pulpicie i w raportach.
| Ekran | Co zawiera | Do czego służy w pracy urzędu |
|---|---|---|
| Ewidencja > Nieruchomości | numer ewidencyjny, adres z TERYT, rodzaj budynku, liczba mieszkańców, status, usługi ścieków i odpadów, najbliższy termin wywozu | podstawa wywozów, terminów, kontroli i wiadomości do mieszkańców |
| Ewidencja > Właściciele i kontakty | podmioty (osoba, firma, instytucja, wspólnota) z NIP, REGON, adresem, telefonami, e-mailem i zgodami; widok pełny i zamaskowany | adresat korespondencji, zgody na SMS, ochrona danych osobowych |
| Ewidencja > Jakość danych | dziewięć kolejek pozycji do poprawienia z licznikami | uzupełnianie braków i scalanie duplikatów |
| Ewidencja > Pojemniki i kody QR | kody nieruchomości, pojemników, pojazdów i punktów, etykiety do wydruku | identyfikacja w terenie, blokowanie i wymiana kodów |
| Przedsiębiorcy i zasoby > Przedsiębiorcy i zezwolenia | firmy, zakres i status, zezwolenia, wpisy RDZ, cennik | wskazanie firmy, kontrola ważności zezwoleń, porównanie stawek |
| Przedsiębiorcy i zasoby > Pojazdy | numer rejestracyjny, rodzaj, pojemność, DMC, otwarty kurs, ładunek (podgląd gminy) | pojemność wozu pozwala wykryć przeładowanie |
| Przedsiębiorcy i zasoby > Stacje i punkty | stacje zlewne, oczyszczalnie, PSZOK, instalacje i punkty zbiórki: adres, współrzędne, promień | miejsce wskazywane w zrzucie |
Karta nieruchomości i jej zakładki
Karta opisuje pojedynczą nieruchomość. Na górze widać podsumowanie: numer, adres, usługi, status, najbliższy termin wywozu, liczbę czynnych zbiorników, powiązanych podmiotów i otwartych flag. Poniżej jest dziewięć zakładek, a u dołu stały pasek z przyciskami Zapisz, Drukuj kartę nieruchomości, Scal z… i Anuluj. Zakres pól wystarcza do oceny, czy odstęp między wywozami odpowiada pojemności zbiornika.
Zakres karty
- Nieruchomość - miejscowość i ulica z TERYT, numer budynku, kod pocztowy w formacie 00-000, a opcjonalnie numer lokalu, działka ewidencyjna, forma użytkowania, liczba zameldowanych i aglomeracja. Numer ewidencyjny (kod TERC gminy i kolejny numer) nadaje system.
- Rodzaj budynku i liczba mieszkańców - dane wymagane przy dopisywaniu, a także informacja, czy nieruchomość jest w zasięgu sieci kanalizacyjnej i czy jest do niej przyłączona.
- Właściciele i kontakt - podmioty powiązane z nieruchomością w określonej roli i okresie, z wyróżnionym adresatem korespondencji, telefonem, e-mailem i adresem do doręczeń elektronicznych.
- Ścieki - usługa odbioru nieczystości ciekłych (wymaga czynnego zbiornika), zbiorniki i przydomowe oczyszczalnie oraz termin wywozu ze wskazaniem, skąd pochodzi.
- Odpady, Wywozy i odbiory, Kontrole i sprawy, Komunikacja, Pliki, Historia - deklaracje i przydział pojemników, pobrania z numerem kursu, kontrole i sprawy administracyjne, wiadomości SMS ze zgodami, skany i zdjęcia oraz historia zmian.
Liczba mieszkańców oraz pojemność zbiornika nie są danymi ozdobnymi. System wylicza z nich, z normy zużycia wody i z ostatniego opróżnienia termin kolejnego wywozu. Przycisk „Zmień termin” ustawia termin ręcznie z podaniem powodu i obowiązuje on do najbliższego przyjętego opróżnienia, a lista Terminy wywozu oznacza zbiorniki po terminie kolorem czerwonym. Sposób czytania takich zestawień opisuje materiał o analizie danych w systemie BioKontrol, a ich miejsce w nadzorze gminy - artykuł o elektronicznej kontroli wywozu nieczystości ciekłych. Zasady liczenia terminów opisuje strona instrukcji Terminy wywozu.
Powiązanie z kursem i pobraniem
Kierowca w terenie nie wpisuje adresu z ręki. Skanuje kod QR umieszczony przy zbiorniku albo wybiera nieruchomość z listy i wtedy podaje powód, co opisuje artykuł o kodach QR w systemie BioKontrol. Pobranie zapisane w kursie wskazuje konkretną kartę nieruchomości, więc historia wywozów buduje się bez późniejszego dopasowywania, a widać ją w zakładce Wywozy i odbiory wraz z przyciskiem „Podgląd kursu”.
Konsekwencja jest dwojaka. Pobranie od razu trafia do właściwej nieruchomości, a operacja z adresem, którego nie da się dopasować do ewidencji, wpada do kolejki „Operacja dla nieznanej nieruchomości” w Jakości danych. Nieruchomość nieobecna w ewidencji nie ma więc karty, do której zapisy mogłyby się przypiąć.
Ostrzeżenie wdrożeniowe. Nieruchomość obsługiwana przez przewoźnika, a nieobecna w ewidencji, znika z nadzoru gminy, bo jej zapisy nie mają do czego się odnieść. Przed uruchomieniem pracy w terenie warto porównać listę adresów z ewidencji z wykazem punktów obsługiwanych przez przewoźników działających na terenie gminy.
Firmy wywozowe i punkty zrzutu
Rejestry z grupy Przedsiębiorcy i zasoby opisują drugą stronę obiegu: kto odbiera nieczystości i dokąd je wiezie. Gmina prowadzi przedsiębiorców oraz stacje i punkty, a pojazdy i konta pracowników prowadzi sam przedsiębiorca w swoim panelu. Gmina widzi je w trybie odczytu, zgodnie z komunikatem w podglądzie pojazdu.
- Przedsiębiorca - NIP (tylko do odczytu), REGON, nazwa, adres siedziby, numer BDO, zakres działalności (nieczystości ciekłe i/lub odpady) oraz status: Działa, Zawieszony albo Wykreślony.
- Zezwolenia - numer, daty wydania i obowiązywania oraz stan Obowiązuje albo Wygasło; dla odpadów komunalnych wpis do RDZ. Kafel pulpitu liczy zezwolenia wygasające w ciągu 90 dni.
- Cennik - cena netto i brutto za metr sześcienny osobno dla ścieków bytowych i przemysłowych oraz dla zbiornika bezodpływowego i przydomowej oczyszczalni, z okresem obowiązywania. Przycisk „Nowa cena” zamyka dotychczasową.
- Pojazd - numer rejestracyjny, rodzaj, pojemność, DMC i kod QR, a na liście także otwarty kurs, ładunek w metrach sześciennych i procent zapełnienia.
- Stacja i punkt - rodzaj (stacja zlewna, oczyszczalnia, PSZOK, instalacja albo punkt zbiórki), adres, gmina położenia, operator, współrzędne, promień w metrach i kategorie, które punkt przyjmuje.
Współrzędne i promień stacji mają skutek praktyczny: aktywna stacja zlewna i oczyszczalnia muszą mieć współrzędne, a zrzut dalej niż promień dostaje flagę „Zrzut poza punktem”. Zezwolenie przedsiębiorcy wskazuje, do jakich stacji firma może zrzucać, a zrzut do stacji spoza zezwolenia daje flagę „Stacja spoza zezwolenia”. Jeżeli zezwolenie wygaśnie, kursy nieczystości ciekłych firmy dostają flagę „Brak ważnego zezwolenia”. Zasady te opisują strony instrukcji Przedsiębiorcy i zezwolenia oraz Pojazdy i stacje.
Nadzór nad firmami asenizacyjnymi w praktyce opisuje artykuł o zarządzaniu przewoźnikami ścieków. Stawki przedsiębiorcy i ich porównanie z uchwałą rady gminy omawia artykuł o cenniku rozliczeń z przedsiębiorstwami asenizacyjnymi.
Jakość danych i kody QR
Ewidencja jest użyteczna tylko wtedy, gdy jest kompletna. Ekran Jakość danych zbiera dziewięć kolejek pozycji do poprawienia: Bez współrzędnych, Bez TERYT, Zbiornik bez pojemności, Brak danych do terminu, Bez rodzaju budynku, Możliwy duplikat, Bez adresata korespondencji, Błędny kontakt oraz Operacja dla nieznanej nieruchomości. Kolejki liczą się z danych na bieżąco: po uzupełnieniu danych pozycja znika, a nowa nieruchomość z brakami pojawia się natychmiast.
Z listy można przejść prosto do formularza przyciskiem „Popraw dane” albo do karty przyciskiem „Otwórz kartę”. Pozycję, która jest prawidłowa mimo wykrycia, oznacza się przyciskiem „To nie błąd”; oznaczenie można później zdjąć. Możliwy duplikat jest zgłaszany w obie strony, więc licznik „Par: 3” odpowiada sześciu wierszom. Szczegóły opisuje strona instrukcji Jakość danych.
Kod QR łączy fizyczny pojemnik, pojazd lub punkt z jego zapisem w ewidencji. Ma postać XXXX-XXXX-XXXXX, a ekran Pojemniki i kody QR pozwala nadać brakujące kody, wydrukować etykiety (arkusz A4 z 24 naklejkami dla zaznaczonych, aktywnych kodów) oraz zablokować albo wymienić kod. Zablokowany kod przestaje działać w terenie, a wymiana nadaje obiektowi nowy kod i oznacza stary jako „Wymieniony”. Opis jest na stronie Pojemniki i kody QR.
Słowniki i jednolity zapis
Pole tekstowe bez ograniczeń tworzy w bazie kilka wariantów tej samej wartości. Zestawienie grupujące według takiego pola pokazuje potem osobno pozycje, które powinny trafić do jednej grupy. Dlatego BioKontrol prowadzi słowniki w grupie Administracja > Słowniki: każda pozycja ma kod i nazwę, a w formularzach wybiera się ją z listy.
| Pole | Zapis bez słownika | Zapis ze słownikiem |
|---|---|---|
| Rodzaj zbiornika (typ szamba) | opisy własne różnych osób, na przykład „beton" i „betonowe" | pozycja słownika Rodzaje zbiorników; rodzaj instalacji decyduje o interwale opróżniania i o sprawozdaniu |
| Rodzaj budynku | pole puste albo opis zdaniem | pozycja słownika Rodzaje budynków, wymagana przy dopisywaniu nieruchomości |
| Rodzaj ścieków | różne określenia tej samej kategorii | kategoria wybierana ze słownika Rodzaje ścieków |
| Nieprawidłowości w kontroli | uzasadnienie wpisywane w protokole za każdym razem inaczej | pozycja słownika Nieprawidłowości, porównywalna między kontrolami |
Słowników jest piętnaście: osiem sterujących (m.in. rodzaje zbiorników, rodzaje budynków, rodzaje ścieków, frakcje odpadów, rodzaje pojemników, nieprawidłowości, aglomeracje i miejscowości gminy) oraz siedem opisowych, jak forma użytkowania, utrudnienia w odbiorze czy powody wpisu biurowego. Kolumna „Użycia” pokazuje, w ilu rekordach pozycja jest użyta. Kodu i rodzaju użytej pozycji nie można zmienić, a pozycji, która przestała być potrzebna, nie trzeba usuwać - wystarczy ją dezaktywować. Opis ekranu jest w sekcji Słowniki instrukcji.
Historia zmian i rekordy nieaktywne
Każda zmiana istniejącej nieruchomości wymaga powodu wpisanego w sekcji „Zapis zmian” u dołu karty (co najmniej 5 znaków). Powód trafia do zakładki Historia razem z wartością przed i po zmianie. To pierwszy widok do sprawdzenia, gdy mieszkaniec kwestionuje termin z wezwania albo dane w ewidencji.
- Zakres historii - zakładka Historia pokazuje zmiany pole po polu (kto, kiedy, było, jest) oraz odczyty karty, czyli wejścia w zakładki z danymi osobowymi; listę odczytów widzi tylko administrator gminy. Karta podmiotu ma własny przycisk „Pokaż historię”.
- Rekord nieaktywny - nieruchomości nie usuwa się. Status „Nieaktywna” albo „Scalona” zachowuje powiązanie z kursami, kontrolami i dokumentami wystawionymi wcześniej, a duplikaty łączy przycisk „Scal z…”.
- Dziennik zdarzeń - zwykłe zmiany pól trafiają do Historii, a odczyty danych osobowych, scalenia nieruchomości, eksporty i ważne decyzje do niezmienialnego dziennika zdarzeń z łańcuchem skrótów SHA-256, który opisuje strona Użytkownicy i dziennik zdarzeń.
Import danych z arkusza
Pierwsze zasilenie ewidencji pochodzi z danych, którymi gmina już dysponuje. Ekran Administracja > Import danych przyjmuje pliki CSV, XLS i XLSX (do 10 MB i 20 000 wierszy) w czterech rodzajach: nieruchomości, podmioty i zbiorniki, umowy na opróżnianie, deklaracje odpadowe oraz przydział pojemników. Etap ten zajmuje zwykle więcej czasu niż konfiguracja, ponieważ wykazy prowadzone latami zawierają duplikaty oraz zapisy niespójne z rejestrem adresowym.
- Szablon pliku - w kreatorze importu przycisk „Pobierz szablon” daje plik z nagłówkami, które trzeba zachować.
- Poczekalnia i analiza - wiersze trafiają do poczekalni i są od razu analizowane (poprawne, z ostrzeżeniem, odrzucone). Do rejestru nic nie wchodzi, dopóki nie klikniesz „Zastosuj”.
- Duplikaty - po zastosowaniu podobne adresy wskazuje kolejka „Możliwy duplikat” w Jakości danych, a łączy je przycisk „Scal z…”. Wykazy warto porównać jeszcze w arkuszu.
- Partia próbna - kilkadziesiąt wierszy z różnych miejscowości przed wczytaniem pełnego wykazu, ze sprawdzeniem wyniku na liście Nieruchomości.
- Ślad importu - zastosowanie importu jest zdarzeniem w dzienniku, więc wiadomo, kto i kiedy zmienił rejestr hurtowo.
Przygotowanie pliku wraz z kontrolą jakości danych opisuje artykuł o imporcie danych mieszkańców z arkusza, a ekran importu strona instrukcji Import i zadania okresowe. Sposób wykorzystania zebranych danych przy kontroli nieruchomości opisuje materiał o obowiązkach kontrolnych gminy, a pełny obieg kursu - strona systemu BioKontrol.
Prezentację systemu można umówić telefonicznie pod numerem +48 730 007 587.
Pytania i odpowiedzi
Skąd wziąć dane do pierwszego zasilenia ewidencji
Gmina zwykle dysponuje częścią danych w deklaracjach o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami oraz w wykazach umów zawartych z przewoźnikami. Te dwa zbiory pokrywają większość nieruchomości, natomiast rzadko pokrywają się ze sobą co do adresów. Import w BioKontrol najpierw analizuje plik w poczekalni, więc partia próbna z kilkudziesięciu wierszy pokazuje skalę rozbieżności, zanim cokolwiek trafi do rejestru. Dopiero przycisk „Zastosuj” zapisuje poprawne wiersze.
Co zrobić z nieruchomością bez umowy z przewoźnikiem
Nieruchomość wpisuje się mimo braku umowy. Kolumna „Umowa ścieki” na liście nieruchomości pokazuje, czy zbiornik ma umowę na opróżnianie w ewidencji, a raport RAP-16 „Nieruchomości bez umowy” wskazuje takie adresy. Nieruchomość bez umowy jest pierwszym kandydatem do kontroli albo do sprawy typu „Wezwanie do okazania umowy”, które można wszcząć z karty nieruchomości.
Jak zapisać typ szamba, którego nie ma na liście
Nową pozycję dopisuje się w słowniku Rodzaje zbiorników (Administracja > Słowniki) przyciskiem „Dodaj pozycję”: wystarczy kod i nazwa. Potem rodzaj jest dostępny przy zbiorniku w karcie nieruchomości. Rodzaj instalacji decyduje o interwale opróżniania i o sprawozdaniu, a kodu ani rodzaju użytej pozycji nie można zmienić. Pozycję, która przestała być potrzebna, można dezaktywować.
Czy nieruchomość można usunąć z ewidencji
Nie. Nieruchomości nie usuwa się z ewidencji. Zamiast tego zmienia się jej status na „Nieaktywna” albo scala duplikat z właściwą nieruchomością (status „Scalona”). Dzięki temu historia kursów i kontroli pozostaje kompletna, a pobrania wystawione wcześniej dla tego adresu zostają w kursach i w raportach za minione okresy.
Jak sprawdzić zmiany zapisane dla adresu
Zakładka Historia karty nieruchomości pokazuje zmiany pole po polu: kto, kiedy, jaka była wartość i jaka jest. Każda zmiana istniejącej nieruchomości wymaga powodu (co najmniej 5 znaków), który trafia do historii razem ze zmianą. Zwykłe zmiany pól są w Historii, a odczyty danych osobowych, scalenia i inne ważne decyzje zapisuje dziennik zdarzeń.
Kto widzi dane osobowe właścicieli
Dane właścicieli są dostępne w dwóch widokach rejestru Właściciele i kontakty: pełnym i zamaskowanym (np. „M*** K***”). Każde otwarcie zakładki z danymi osobowymi i każdy eksport CSV z danymi osobowymi zapisuje się w dzienniku zdarzeń, a listę odczytów karty nieruchomości widzi administrator gminy.
Słownik pojęć
- Karta nieruchomości
- Rekord ewidencyjny nieruchomości z numerem ewidencyjnym, adresem z TERYT, rodzajem budynku i liczbą mieszkańców oraz dziewięcioma zakładkami: właściciele, ścieki, odpady, wywozy, kontrole, komunikacja, pliki i historia.
- Słownik
- Lista pozycji wybieranych z listy, na przykład rodzajów zbiorników albo rodzajów budynków. Każda pozycja ma kod i nazwę, a słowniki sterujące decydują o działaniu systemu, co ogranicza liczbę wariantów zapisu tej samej informacji.
- Stacja zlewna
- Punkt przyjmujący nieczystości ciekłe z wozów asenizacyjnych, zapisany w rejestrze Stacje i punkty z adresem, współrzędnymi i promieniem. Jest miejscem wskazywanym w zrzucie.
- Przedsiębiorca
- Firma odbierająca nieczystości ciekłe albo odpady komunalne na terenie gminy, z zezwoleniami, cennikiem i statusem Działa, Zawieszony albo Wykreślony. Pojazdy i konta pracowników prowadzi sam przedsiębiorca.
- Termin wywozu
- Planowana data opróżnienia zbiornika, wyliczana przez system albo ustawiona ręcznie. Po jej upływie zbiornik trafia na listę zaległych, oznaczoną na czerwono.
- Historia zmian
- Zakładka karty rekordu pokazująca, kto i kiedy zmienił pole, wraz z wartością przed i po zmianie oraz powodem zmiany.
