Import danych mieszkańców z Excela - szybkie uruchomienie ewidencji w BioKontrol

Import jako sposób na szybkie wdrożenie

Pozycja menu Import w module Kartoteki zbiera wszystkie rodzaje importów dostępne w systemie. Najczęściej wykorzystywany jest import adresów mieszkańców wraz z adresem do korespondencji - funkcja pozwalająca zaoszczędzić dużą ilość czasu przy uruchamianiu systemu w gminie, która dotąd prowadziła ewidencję w arkuszu kalkulacyjnym lub papierowo. Zamiast zakładać każdą kartotekę osobno przez formularz Dopisz, urzędnik przygotowuje jeden plik Excel z danymi wszystkich nieruchomości i importuje go za jednym razem.

W praktyce z importu korzysta się przede wszystkim na starcie wdrożenia, gdy gmina liczy kilka lub kilkanaście tysięcy nieruchomości objętych obowiązkiem wywozu nieczystości ciekłych. Dotychczasowa ewidencja bywa rozproszona - prowadzona w kilku niezależnych arkuszach poszczególnych referentów, w rejestrze zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków prowadzonym na potrzeby sprawozdawczości, albo częściowo na papierze. Ręczne przepisanie takiej liczby adresów przez formularz Dopisz w kartotece Adresy mieszkańców, rekord po rekordzie, zajęłoby jednemu pracownikowi wiele tygodni pracy. Scalenie tych danych w jednym pliku Excel i jednorazowy import pozwala skrócić ten etap do czasu potrzebnego na przygotowanie i weryfikację samego arkusza.

Zaimportowane rekordy trafiają bezpośrednio do kartoteki Adresy mieszkańców i od razu są dostępne do dalszej pracy na takich samych zasadach, jak kartoteki założone ręcznie. Można je edytować pojedynczo, poprawiać błędy zauważone po imporcie, uzupełniać dane, których nie było w pliku źródłowym, oraz korzystać z funkcji dostępnych dla tej kartoteki - między innymi zbiorczych Wydruków, generowania kodów QR dla adresów, które ich jeszcze nie mają, czy uzupełniania współrzędnych geograficznych funkcją Generuj koordynaty. Dzięki temu jeden import zamienia się w kompletny, gotowy do dalszej pracy zbiór kartotek, a nie tylko listę adresów wymagającą dalszej obróbki.

Jak przygotować plik Excel do importu - krok po kroku

Przygotowanie dużego pliku importu to w praktyce więcej pracy porządkowej niż technicznej - najwięcej czasu pochłania doprowadzenie danych źródłowych do formy zgodnej ze skorowidzami systemu, a nie sama operacja importu.

1. Zbierz dane źródłowe w jednym miejscu. Jeśli ewidencja była dotąd rozproszona - w arkuszach poszczególnych referentów, w rejestrze zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków lub częściowo na papierze - scal je w jeden roboczy arkusz, nieruchomość po nieruchomości.
2. Sprawdź moduł Skorowidze przed rozpoczęciem pracy nad plikiem. Otwórz skorowidze Województwa, Powiaty, Rodzaje budynków, Typy szamba, Rodzaje ścieków i Forma użytkowania oraz kartotekę Gminy i zanotuj dokładne brzmienie pozycji, które będą potrzebne. Jeśli w danych źródłowych pojawia się rodzaj budynku lub typ szamba, którego nie ma jeszcze w skorowidzu, uzupełnij go w module Skorowidze, zanim przystąpisz do importu.
3. Uzupełnij kolumny adresowe i słownikowe zgodnie z ustalonym brzmieniem. W kolumnach Województwo, Powiat, Gmina, Rodzaj budynku, Typ szamba, Rodzaj ścieków i Forma użytkowania wpisz wartości dokładnie takie, jak w skorowidzach - bez skrótów, potocznych nazw czy odmiennej pisowni.
4. Dodaj pozostałe dane nieruchomości i mieszkańca. Uzupełnij dane kontaktowe, liczbę mieszkańców lub zameldowanych, pojemność zbiornika oraz - jeśli adres do korespondencji różni się od adresu nieruchomości - osobny komplet danych korespondencyjnych, w tym Gminę korespondencji.
5. Zaimportuj plik funkcją Import w module Kartoteki. Po imporcie przejrzyj nowo utworzone kartoteki w Adresy mieszkańców i popraw pojedyncze rekordy, które wymagają korekty.

Jeśli plik źródłowy nie zawierał wszystkich pól dostępnych w kartotece Adresy mieszkańców - na przykład koloru etykiety używanego do wizualnego oznaczania nieruchomości czy wskazania przedsiębiorstwa odpowiedzialnego za wywóz nieczystości - dane te można uzupełnić już po imporcie, edytując pojedyncze kartoteki. Ten sam sposób postępowania dotyczy odrębnego adresu do korespondencji, jeśli w pliku źródłowym nie był on jeszcze rozdzielony od adresu nieruchomości.

Najczęściej zadawane pytania

Co można zaimportować z pliku Excel do systemu BioKontrol?

Funkcja Import w module Kartoteki pozwala zaimportować adresy mieszkańców wraz z adresem do korespondencji z pliku Excel, co pozwala uniknąć ręcznego wpisywania dużej liczby kartotek pojedynczo.

Dlaczego import z Excela może się nie powieść?

Najczęstszą przyczyną błędów jest niezgodność wartości w kolumnach odpowiadających skorowidzom systemowym - np. województwa, powiatu, gminy, rodzaju budynku, rodzaju ścieków czy typu szamba. W tych kolumnach należy wpisywać nazwę lub opis dokładnie zgodny z odpowiednim skorowidzem w systemie.

Co dzieje się z danymi po zaimportowaniu ich do systemu?

Zaimportowane rekordy trafiają do kartoteki Adresy mieszkańców i są od razu dostępne do dalszej pracy na tych samych zasadach co kartoteki założone ręcznie - można je edytować, generować dla nich kody QR czy uzupełniać współrzędne geograficzne funkcją Generuj koordynaty.

Czy przed importem trzeba najpierw uzupełnić moduł Skorowidze?

Tak, jeśli w danych źródłowych występują rodzaje budynków, typy szamba, rodzaje ścieków lub inne wartości słownikowe, których nie ma jeszcze w systemie, należy je najpierw dodać w module Skorowidze. Import wymaga zgodności z wartościami już zapisanymi w skorowidzach.

Czy import zastępuje ręczne zakładanie kartotek przez funkcję Dopisz?

Import i formularz Dopisz działają równolegle. Import służy do jednorazowego, masowego wprowadzenia dużej liczby adresów - na przykład na starcie wdrożenia systemu w gminie - natomiast pojedyncze nowe kartoteki zakładane później, np. dla nowo wybudowanej nieruchomości, dopisuje się ręcznie przez formularz Dopisz w kartotece Adresy mieszkańców.

Jakie dane oprócz adresu zawiera kartoteka mieszkańca zakładana przez import?

Oprócz adresu nieruchomości kartoteka może zawierać dane kontaktowe, liczbę mieszkańców lub osób zameldowanych, rodzaj budynku, typ szamba, rodzaj ścieków, pojemność zbiornika, formę użytkowania, kolor etykiety oraz wybór przedsiębiorstwa odpowiedzialnego za wywóz, a także - jeśli jest inny niż adres nieruchomości - odrębny adres do korespondencji.