Gmina kontroluje umowy właścicieli nieruchomości oraz dowody opłat za opróżnianie zbiorników co najmniej raz na dwa lata, według planu kontroli (art. 6 ust. 5a i 5aa ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, Dz.U. 2025 poz. 733). Każda taka kontrola zostawia ślad, który trzeba umieć odnaleźć przy następnej kontroli albo przy sprawozdaniu.
W nowej platformie BioKontrol ten ślad prowadzi grupa menu Kontrole: Plan kontroli, Kontrole i weryfikacje, Upoważnienia oraz Sprawy i pisma. Kontrola zaczyna się od planu albo od sygnału, przechodzi przez protokół z podpisami, a kończy zatwierdzeniem lub zwrotem. Historia kontroli danej nieruchomości jest widoczna także w jej karcie, więc urzędnik przygotowujący kolejną wizytę nie przeszukuje segregatora ani osobnego arkusza. Pełny opis ekranów zawiera instrukcja: plan kontroli i kontrole.
Rejestr jako dowód. Wpis kontroli z datą i sygnaturą wskazuje, że gmina wykonała obowiązek wobec konkretnej nieruchomości. Wartość dowodowa takiego wpisu zależy od tego, czy da się go po cichu usunąć albo zmienić po wydaniu protokołu.
Rejestr kontroli w menu Kontrole
Lista Kontrole i weryfikacje pokazuje wszystkie kontrole gminy: sygnaturę, rodzaj, tryb, obiekt, początek i koniec, kontrolera, wynik, status, liczbę nieprawidłowości i datę zatwierdzenia. Z karty nieruchomości, w zakładce „Kontrole i sprawy”, widać kontrole tej jednej posesji, od pierwszej wizyty po najnowszy wpis. Stamtąd można też założyć nową kontrolę, dodać nieruchomość do planu kontroli albo wszcząć sprawę.
| Operacja | Zastosowanie |
|---|---|
| Nowa kontrola | otwarcie formularza protokołu, z zapisem roboczym w każdej chwili |
| Otwórz protokół | podgląd i dalsza praca nad zaznaczoną kontrolą |
| Zatwierdź albo zwróć | decyzja o protokole w statusie „Do zatwierdzenia” |
| Anulowanie kontroli | wycofanie kontroli założonej omyłkowo, z zapisem w dzienniku zdarzeń |
Z kartą nieruchomości, w której gromadzi się dane i historię zmian, zapoznaje instrukcja: nieruchomości. System można obejrzeć w demo online; dane do demo wydajemy na prośbę lub na prezentacji.
Rodzaje i tryby kontroli
Każda kontrola ma rodzaj, który określa przedmiot sprawdzenia, oraz tryb, który mówi, skąd się wzięła. Dzięki temu na liście widać, które kontrole wynikają z planu, a które z sygnału z terenu.
| Rodzaj kontroli | Dotyczy |
|---|---|
| Nieruchomość - ścieki | gospodarka nieczystościami ciekłymi, na przykład posiadanie umowy, dowody opłat, stan zbiornika |
| Nieruchomość - odpady | gospodarka odpadami komunalnymi na nieruchomości |
| Segregacja przy odbiorze | weryfikacja segregacji odpadów |
| Przedsiębiorca | kontrola firmy odbierającej odpady lub nieczystości |
| Dokumentacyjna | kontrola na podstawie dokumentów |
| Tryb kontroli | Skąd się wzięła |
|---|---|
| Z planu | pozycja planu kontroli |
| Losowa albo Typowana | losowanie albo typowanie według reguł |
| Zgłoszenie kierowcy albo Zgłoszenie | sygnał z terenu lub od mieszkańca |
| Dokumentacyjna albo Inna | pozostałe sytuacje |
Znaczenie sygnatury dla obrony ustaleń gminy opisuje artykuł o protokole kontroli z sygnaturą urzędową.
Plan kontroli i upoważnienia
Plan kontroli obejmuje okres, na przykład półrocze, i ma wersje. Wersja ma status Roboczy, Zatwierdzony albo Zastąpiony: zatwierdzenie zamraża wersję, a nowa wersja oznacza poprzednią jako „Zastąpiony”. Pozycja planu wskazuje obiekt (nieruchomość albo przedsiębiorcę), kwartał okresu, priorytet od 1 (najwyższy) do 5 (najniższy) oraz uzasadnienie. Status pozycji to Zaplanowana, Wykonana, Przeniesiona albo Nie dotyczy, przy czym status „Wykonana” nadaje zatwierdzenie kontroli z planu.
Kontroler działa na podstawie upoważnienia, które ma numer (na przykład UP/1/2026), okres ważności i zakres. Wskazuje się je w formularzu kontroli, a po wskazaniu numeru i okresu nie można już zmienić. Upoważnienie można wydrukować albo cofnąć przed końcem okresu. Szczegóły opisuje sekcja o upoważnieniach do kontroli w instrukcji.
Przebieg pracy kontrolera
Praca nad pojedynczą kontrolą łączy działania w terenie z uzupełnieniem protokołu w systemie.
| Etap | Działanie |
|---|---|
| Wytypowanie nieruchomości | pozycja planu kontroli, typowanie reguł albo flaga do wyjaśnienia, na przykład „Zasadna” po rozstrzygnięciu gminy |
| Przygotowanie | sprawdzenie w karcie nieruchomości daty ostatniej kontroli oraz historii wywozów |
| Kontrola | weryfikacja umowy oraz dowodów opłat, a przy wizycie w terenie także zgodności danych ewidencji ze stanem faktycznym |
| Zapis | formularz „Nowa kontrola”: obiekt, czas i miejsce, obecni, zakresy z wynikiem, nieprawidłowości, wynik ogólny |
| Zakończenie | przycisk „Zakończ kontrolę” nadaje sygnaturę i przekazuje protokół do zatwierdzenia |
| Dokumenty następcze | wydruk protokołu z sygnaturą, a przy wyniku negatywnym sprawa i pisma |
Typowanie wspiera zadanie okresowe „Typowanie do weryfikacji”, a progi typowania ustawia gmina w Ustawieniach gminy, w zakładce Kontrole (instrukcja: ustawienia). Kolejność kontroli według sygnałów ryzyka opisuje artykuł o typowaniu nieruchomości do kontroli. Źródła tych sygnałów, czyli flagi powstające przy porównaniu pobrań ze zrzutami i terminami wywozu, opisuje artykuł o elektronicznej kontroli wywozu nieczystości ciekłych.
Zakresy, nieprawidłowości i wynik kontroli
Protokół opisuje kontrolę przez zakresy, na przykład posiadanie umowy, dowody uiszczenia opłat czy stan techniczny zbiornika. Każdy zakres dostaje wynik: Spełniony, Niespełniony, Nie dotyczy albo Nieustalony, wraz z ustaleniami. Kontrola negatywna uruchamia dalsze kroki, dlatego nieprawidłowości, zastrzeżenia kontrolowanego i informację o odmowie podpisu albo utrudnianiu kontroli wpisuje się w protokole, a nie w luźnej notatce. Do zakończenia potrzebny jest co najmniej jeden zakres z wynikiem.
- Jednolite sformułowanie - warto, aby każdy kontroler opisywał ten sam rodzaj naruszenia tak samo, niezależnie od tego, kto prowadził wizytę. To zalecenie metodyczne dla urzędu, a nie opis funkcji systemu.
- Możliwość zliczania - ustandaryzowane wartości da się pogrupować w zestawieniu, a tekst swobodny już nie.
Wynik ogólny wybiera się spośród czterech wartości: Pozytywny, Negatywny, Nierozstrzygnięty albo Odstąpiono. Zdjęcia dodaje się w protokole roboczym; po zakończeniu można dodać już tylko dokument (skan), co przelicza skrót treści. Ustawienia gminy pozwalają dodatkowo wymagać zdjęcia przy wyniku negatywnym. Słowniki gminy (Administracja > Słowniki) zawierają także pozycję Nieprawidłowości. Ogólne zasady konfiguracji opisuje artykuł o personalizacji systemu pod potrzeby gminy.
Wyniki kontroli w rocznym sprawozdaniu
Roczne sprawozdanie gminy zawiera liczbę przeprowadzonych kontroli dokumentów z art. 6 ust. 5a oraz ich wyniki (art. 3 ust. 5 pkt 9). Wynik ogólny kontroli w systemie to Pozytywny, Negatywny, Nierozstrzygnięty albo Odstąpiono, a każda kontrola ma status i liczbę nieprawidłowości widoczne na liście. Instrukcja nie opisuje osobnego zestawienia wyników kontroli do sprawozdania, więc poniższą tabelę traktuj jako sposób zestawienia liczb z listy. Pokrycie planu kontroli pokazuje raport RAP-12 (instrukcja: sprawozdania i raporty).
| Pozycja zestawienia | Znaczenie | Skutek dla użytkownika |
|---|---|---|
| Ocena pozytywna | kontrole z wynikiem „Pozytywny”, w których nie stwierdzono nieprawidłowości | kontrole bez uchybień są liczone osobno, a nie gubią się wśród negatywnych |
| Poszczególne nieprawidłowości | kontrole z wynikiem „Negatywny” pogrupowane według stwierdzonych nieprawidłowości | gmina widzi, które naruszenia występują najczęściej, na przykład brak dokumentów potwierdzających opróżnianie zbiornika |
| Razem | suma wszystkich kontroli z okresu sprawozdawczego | jedna liczba do wpisania w sprawozdaniu, zgodna z sumą pozycji składowych |
Przykład: w ciągu roku przeprowadzono 200 kontroli. W 150 przypadkach ocena była pozytywna, w 30 stwierdzono brak dokumentów potwierdzających opróżnianie zbiornika, a w 20 przekroczony termin wywozu. Zestawienie pokazuje trzy pozycje i sumę 200, a każda kontrola trafia dokładnie do jednej z nich (dla uproszczenia pominięto kontrole z wynikiem Nierozstrzygnięty albo Odstąpiono). Przygotowanie całego sprawozdania opisuje artykuł o automatyzacji sprawozdania rocznego gminy.
Anulowanie i zmiany a wartość dowodowa
Po zatwierdzeniu protokołu wpis kontroli staje się częścią akt sprawy. BioKontrol nie przewiduje usuwania kontroli. Zamiast tego są dwa tryby: anulowanie kontroli założonej omyłkowo oraz aneks do zatwierdzonego protokołu. Zakończony protokół jest dodatkowo zabezpieczony skrótem treści. W praktyce oznacza to trzy sytuacje:
| Sytuacja | Zasada | Skutek dla użytkownika |
|---|---|---|
| Kontrola założona omyłkowo, protokół jeszcze niezatwierdzony | kontrolę można anulować, a zapis roboczy (numer tymczasowy TMP-…) można poprawiać do zakończenia kontroli | anulowanie zapisuje się w dzienniku zdarzeń jako „Anulowanie kontroli” |
| Protokół zakończony, czeka na zatwierdzenie | zmienić można tylko zastrzeżenia i podpisy; dodanie dokumentu (skanu) przelicza skrót treści i zapisuje się w historii zmian | treść protokołu nie zmienia się po cichu |
| Protokół zatwierdzony | nie poprawia się go w miejscu, a zmiany wprowadza się aneksem do protokołu | aneks zapisuje się w dzienniku zdarzeń, a protokół zawsze ma swój odpowiednik w rejestrze |
Te zasady warto zapisać w procedurze wewnętrznej urzędu. Dzięki nim wpis kontroli z datą i sygnaturą pozostaje wiarygodnym dowodem wykonania obowiązku, także gdy sprawa trafi do organu odwoławczego albo do kontroli zewnętrznej. Zwrot protokołu do poprawy (status „Odrzucona”) również zapisuje się w dzienniku, a sam dziennik chroni łańcuch skrótów SHA-256, który opisuje instrukcja: użytkownicy i dziennik zdarzeń.
Protokół i pisma z tej samej kontroli
Z zakończonej kontroli wynikają dwa rodzaje dokumentów:
- Protokół - potwierdza przebieg i wynik konkretnej kontroli, powiązany z jej sygnaturą. Przycisk „Drukuj protokół” przygotowuje wydruk z sygnaturą do akt.
- Sprawa i pisma - przy wyniku negatywnym przycisk „Utwórz sprawę” wszczyna sprawę administracyjną z kontroli, a pisma powstają z wzorów i mają kanał doręczenia (e-Doręczenia, Poczta albo Osobiście).
Dane nieruchomości i historia kontroli są już w systemie, więc droga od stwierdzenia nieprawidłowości do wysłania pisma nie wymaga przepisywania danych do osobnego edytora. Sprawy i pisma opisuje instrukcja: sprawy i pisma. Ustawowy zakres kontroli opisuje artykuł o obowiązkach kontrolnych gminy. Pełny opis systemu zawiera strona BioKontrol.
Pytania i odpowiedzi
Gdzie w BioKontrol znajduje się rejestr kontroli nieruchomości
W menu Kontrole > Kontrole i weryfikacje, gdzie widać wszystkie kontrole gminy. Kontrole jednej nieruchomości pokazuje też zakładka „Kontrole i sprawy” jej karty, z której można założyć nową kontrolę.
Jakie dane zawiera protokół kontroli
Nagłówek z rodzajem, trybem, kontrolującym i upoważnieniem, obiekt kontroli, czas i miejsce, osoby obecne, zakresy z wynikiem i ustaleniami, nieprawidłowości, zastrzeżenia kontrolowanego oraz wynik ogólny. Po zakończeniu protokół ma sygnaturę i skrót treści.
Co dzieje się po zapisaniu kontroli z wynikiem negatywnym
Zakończony protokół trafia do zatwierdzenia albo zwrotu. Po zatwierdzeniu przyciskiem „Utwórz sprawę” można wszcząć sprawę administracyjną z kontroli i przygotować pismo z wzoru. Wpis pozostaje widoczny w historii kontroli razem z protokołem.
Czy kontrolę można usunąć z rejestru
Nie. Kontrolę założoną omyłkowo anuluje się, co zapisuje się w dzienniku zdarzeń, a zatwierdzony protokół zmienia się wyłącznie aneksem. Dzięki temu rejestr zachowuje pełny ślad.
Czy BioKontrol wystarcza do wykazania ustawowego obowiązku kontroli
System dokumentuje daty, wyniki i protokoły kontroli oraz prowadzi plan kontroli z wersjami i pozycjami. Obowiązek z art. 6 ust. 5aa obejmuje jednak plan z wykazem podmiotów na okres dwuletni, a ocena zgodności z przepisami należy do gminy.
Słownik pojęć
- Kontrola
- Zapis czynności kontrolnych powiązany z nieruchomością albo przedsiębiorcą, z rodzajem, trybem, kontrolerem, wynikiem i statusem. Zakończona kontrola ma sygnaturę.
- Plan kontroli
- Zestaw pozycji na okres, z wersjami (Roboczy, Zatwierdzony, Zastąpiony), kwartałem i priorytetem od 1 do 5.
- Zestawienie wyników kontroli
- Podsumowanie kontroli z danego okresu, które gmina może przygotować z listy kontroli: liczba kontroli z oceną pozytywną, liczba kontroli negatywnych z podziałem na nieprawidłowości oraz suma wszystkich kontroli, stanowiące podstawę rocznego sprawozdania gminy.
- Aneks do protokołu
- Zmiana zatwierdzonego protokołu kontroli wprowadzana jako aneks zapisany w dzienniku zdarzeń, stosowana zamiast poprawiania protokołu w miejscu.
- Protokół kontroli
- Dokument z zakresami, nieprawidłowościami i wynikiem ogólnym, drukowany z sygnaturą do akt. Po zakończeniu zabezpiecza go skrót treści.
- Upoważnienie
- Dokument uprawniający do kontroli, z numerem (na przykład UP/1/2026), okresem ważności i zakresem rodzajów kontroli.
Dane nieruchomości, na których opiera się kontrola, prowadzi się w ewidencji nieruchomości BioKontrol.