Moduł Kontrole pozwala gminie prowadzić pełną, elektroniczną historię kontroli zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków - bezpośrednio z poziomu kartoteki adresu mieszkańca.
Moduł Kontrole nie jest osobną pozycją menu, lecz funkcją dostępną bezpośrednio z poziomu kartoteki Adresy mieszkańców. Po wybraniu konkretnej nieruchomości i kliknięciu przycisku „Kontrole” urzędnik zobaczy zestawienie wszystkich przeprowadzonych dotąd kontroli tej posesji - od pierwszej wizyty po najnowszy wpis. Takie powiązanie eliminuje potrzebę prowadzenia osobnego, oderwanego od reszty danych rejestru kontroli w arkuszu kalkulacyjnym czy segregatorze.
Dla gminy oznacza to, że historia kontroli, dane techniczne zbiornika, umowa z firmą asenizacyjną i historia wywozów danej nieruchomości znajdują się w jednym miejscu - dostępnym w kilka sekund podczas przygotowania kolejnej inspekcji lub odpowiedzi na skargę mieszkańca.
Formularz kontroli w module Kontrole nie jest rozbudowanym kwestionariuszem technicznym - to zwięzły, pięciopolowy zapis zaprojektowany tak, aby w kilku wierszach udokumentować to, co w postępowaniu administracyjnym ma realne znaczenie dowodowe: kiedy, kto, na jakiej podstawie i z jakim skutkiem przeprowadził kontrolę. Poniżej pełny opis przeznaczenia każdego pola.
Dzień faktycznego przeprowadzenia inspekcji nieruchomości. To pole jest punktem odniesienia przy sprawdzaniu, czy dana posesja została skontrolowana w ustawowym, dwuletnim odstępie - bez niego zestawienie kontroli w kartotece adresu byłoby jedynie listą zdarzeń bez chronologii.
Numer sprawy nadawany kontroli, umożliwiający jej jednoznaczne odnalezienie w dokumentacji urzędowej i powiązanie z wydrukowanym protokołem. Prawne znaczenie sygnatury - dlaczego ułatwia obronę ustaleń gminy w razie odwołania mieszkańca - opisuje osobny artykuł poświęcony wyłącznie temu zagadnieniu: Protokół kontroli z urzędową sygnaturą.
Jednostka lub pracownik, który faktycznie przeprowadził kontrolę - np. referat ochrony środowiska urzędu lub imiennie wskazany inspektor. Pole to pozwala jednoznacznie wskazać osobę odpowiedzialną za dany wpis, co ma znaczenie zarówno przy wewnętrznym rozliczaniu pracy referatu, jak i w razie pytania mieszkańca o to, kto i z jakiego upoważnienia przeprowadził kontrolę jego nieruchomości.
Podstawa wystawionej oceny kontroli. To pole opisano szerzej w kolejnej sekcji - w praktyce to właśnie ono decyduje, czy kontrola kończy się na samym wpisie w rejestrze, czy uruchamia dalsze postępowanie wobec właściciela nieruchomości.
Swobodny opis okoliczności kontroli - stan faktyczny zastany na miejscu, ustalenia poczynione z właścicielem, zapowiedziane terminy usunięcia nieprawidłowości. W odróżnieniu od ustandaryzowanej przyczyny oceny, uwagi pozwalają kontrolerowi zapisać kontekst, który nie mieści się w gotowym słowniku, a bywa istotny przy przygotowaniu wezwania lub w razie sporu z mieszkańcem.
Nad zestawieniem kontroli dostępne są trzy narzędzia: Dopisz (dodanie nowej kontroli), Edycja (poprawienie istniejącego wpisu) oraz Usuń (usunięcie błędnie dodanego rekordu). Te same trzy operacje dotyczą każdego z pięciu pól opisanych powyżej - system nie różnicuje ich pod względem dostępnych możliwości edycji.
| Pole formularza | Przeznaczenie |
|---|---|
| Data kontroli | Dzień przeprowadzenia inspekcji nieruchomości - podstawa liczenia ustawowego, dwuletniego odstępu między kontrolami. |
| Sygnatura | Numer sprawy nadawany kontroli, wiążący wpis z wydrukowanym protokołem i dokumentacją urzędową. |
| Organ kontrolujący | Jednostka lub pracownik, który przeprowadził kontrolę w imieniu gminy. |
| Przyczyna oceny | Ustandaryzowana w Skorowidzu podstawa wystawionej oceny, np. zgodność z umową, brak dokumentów, przekroczony termin wywozu. |
| Uwagi | Swobodny opis okoliczności kontroli, uzupełniający pola ustandaryzowane. |
Praca nad pojedynczą kontrolą przebiega w BioKontrol w kilku następujących po sobie krokach, które łączą działanie w terenie z uzupełnieniem kartoteki adresu.
Kontrola pozytywna - potwierdzająca zgodność nieruchomości z wymogami - najczęściej kończy się na samym wpisie w rejestrze. Kontrola negatywna uruchamia więcej: to treść pola „przyczyna oceny” staje się formalną podstawą dalszych kroków wobec właściciela nieruchomości, w tym wygenerowania Wezwania.
Ponieważ przyczyna oceny ma bezpośrednie przełożenie na dokument kierowany do mieszkańca, gmina korzysta z gotowego słownika przyczyn negatywnej oceny, konfigurowalnego w module Skorowidze. Dzięki temu każdy kontroler referatu opisuje ten sam rodzaj nieprawidłowości identycznym sformułowaniem, niezależnie od tego, kto akurat prowadził wizytę. W praktyce eliminuje to sytuację, w której dwie kontrole dotyczące tego samego typu naruszenia są opisane w rejestrze zupełnie inaczej, co utrudniałoby zarówno wewnętrzne raportowanie, jak i obronę ustaleń gminy w razie odwołania.
Typowe przyczyny negatywnej oceny to m.in. niezgodność z zawartą umową na wywóz nieczystości, brak dokumentów potwierdzających regularne opróżnianie zbiornika lub przekroczony termin wywozu. Każda z nich, zapisana w polu „przyczyna oceny”, w połączeniu z polem „uwagi” staje się pełnym uzasadnieniem decyzji podjętej wobec właściciela nieruchomości.
Moduł Kontrole nie działa w oderwaniu od pozostałych funkcji kartoteki adresu. Bezpośrednio z tego samego miejsca, w którym prowadzony jest rejestr kontroli, dostępne są dwa dokumenty następcze w formacie PDF:
Takie rozmieszczenie funkcji w jednej kartotece - rejestr kontroli, wydruk protokołu i generowanie wezwania - skraca ścieżkę urzędnika od stwierdzenia nieprawidłowości do wysłania oficjalnego pisma: dane adresowe, historia kontroli i dane właściciela są już wprowadzone do systemu i nie trzeba ich przepisywać do osobnego edytora dokumentów.
Nowelizacja ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach z 2022 roku nałożyła na samorządy obowiązek kontrolowania każdej nieruchomości wyposażonej w zbiornik bezodpływowy lub przydomową oczyszczalnię ścieków co najmniej raz na dwa lata. Moduł Kontrole daje gminie narzędzie do udokumentowania wywiązania się z tego obowiązku - dla dowolnej nieruchomości urzędnik w kilka sekund sprawdzi, kiedy przeprowadzono ostatnią kontrolę i jaki był jej wynik, bez przeszukiwania archiwum papierowego.
W połączeniu z funkcją Data wywozu (kalendarz planowania kolejnego odbioru) oraz generatorem wezwań dostępnym w kartotece adresu, moduł Kontrole zamyka pełny cykl nadzoru nad nieruchomością: planowanie kontroli, jej udokumentowanie i - w razie stwierdzenia nieprawidłowości - wygenerowanie oficjalnego wezwania do właściciela.
Rejestr kontroli jest dostępny bezpośrednio z poziomu kartoteki adresu mieszkańca - po zaznaczeniu wybranej nieruchomości i kliknięciu przycisku „Kontrole” wyświetla się zestawienie wszystkich przeprowadzonych dotąd kontroli tej posesji.
Każdy wpis zawiera datę kontroli, sygnaturę sprawy, organ kontrolujący, przyczynę oceny oraz dodatkowe uwagi urzędnika przeprowadzającego kontrolę.
Tak. Nad zestawieniem kontroli dostępne są trzy przyciski: Dopisz (dodanie nowej kontroli), Edycja (poprawienie istniejącego wpisu) i Usuń (usunięcie błędnego rekordu).
Tak. Rodzaje przyczyn negatywnej oceny są zdefiniowane w module Skorowidze, skąd można je uzupełniać i modyfikować, tak aby wszyscy kontrolerzy referatu posługiwali się tym samym, ujednoliconym słownictwem.
Zapisana przyczyna oceny staje się podstawą do wygenerowania z kartoteki adresu dokumentu Wezwanie w formacie PDF, kierowanego do właściciela nieruchomości. Wpis pozostaje przy tym widoczny w historii kontroli danej posesji razem z powiązanym protokołem.
Moduł Kontrole daje gminie narzędzie do udokumentowania dat i wyników kontroli poszczególnych nieruchomości, co stanowi podstawę do wykazania wywiązania się z obowiązku. Sam zakres prawny tego obowiązku opisuje osobny artykuł poświęcony obowiązkom kontrolnym gmin.
Nowe obowiązki kontrolne gmin dotyczące zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków. Wymagane dokum...
Czytaj więcej
Dowiedz się, kto odpowiada za gospodarkę ściekową w gminie - wójt, referat środowiska, WIOŚ, firmy asenizacyjne i mie...
Czytaj więcej
Moduł Kartoteki w systemie BioKontrol: ewidencja mieszkańców, firm asenizacyjnych i punktów zrzutu. Automatyczne wydr...
Czytaj więcej
Dlaczego unikalna sygnatura protokołu kontroli ułatwia obronę ustaleń gminy w postępowaniu administracyjnym i jak dz...
Czytaj więcej