Ewidencja liczbowa nie oddaje wszystkiego, co ma znaczenie w sprawie. Zdjęcie przepełnionego zbiornika albo skan protokołu z kontroli są materiałem, do którego urzędnik wraca przy odwołaniu mieszkańca albo przy następnej kontroli. Jeżeli leżą na dysku jednego pracownika albo w segregatorze, trudno je odnaleźć, gdy są potrzebne.
Nowa platforma BioKontrol nie ma jednego, ogólnego archiwum plików. Zamiast tego pozwala dołączyć taki materiał bezpośrednio do obiektu, którego dotyczy: do karty nieruchomości, do rozstrzygnięcia flagi do wyjaśnienia albo do protokołu kontroli. Osoba otwierająca kartę widzi od razu powiązane pliki, a załącznik pozostaje przy obiekcie niezależnie od tego, kto go dodał.
Załącznik przy obiekcie, a nie w archiwum obok. Plik przypisany do konkretnej nieruchomości, flagi albo kontroli nie ginie razem z odchodzącym pracownikiem i nie wymaga pytania współpracownika, gdzie zapisał skan. Przy zmianie referenta cała dokumentacja sprawy przechodzi na następcę razem z obiektem.
Gdzie w BioKontrol dołącza się pliki
Instrukcja platformy potwierdza pliki w trzech miejscach. Tabela zbiera ich zasady, a poza tymi miejscami nie przesądzamy o możliwości dołączania plików.
| Miejsce w systemie | Co można dołączyć | Zasady |
|---|---|---|
| Karta nieruchomości, zakładka „Pliki” (Ewidencja > Nieruchomości) | skany i zdjęcia dokumentów nieruchomości | PDF, JPG, PNG i WebP, do 20 MB na plik; usuwać pliki może tylko administrator gminy |
| Rozstrzygnięcie flagi do wyjaśnienia (okno „Wyjaśnienie flagi”) | dokumenty potwierdzające decyzję gminy | PDF, JPG i PNG, do 20 MB na plik, najwyżej 10 plików |
| Protokół kontroli (Kontrole > Kontrole i weryfikacje) | zdjęcia w protokole roboczym; po zakończeniu dokument (skan) | dodanie dokumentu po zakończeniu przelicza skrót treści i zapisuje się w historii zmian |
Dołączać można zdjęcia i skany dokumentów papierowych, w tym pliki PDF. Pliki z terenu wgrywa się wtedy, gdy kontrola albo rozstrzygnięcie są prowadzone w systemie, a nie automatycznie z telefonu: instrukcja nie opisuje samoczynnego przesyłania zdjęć kontrolera do protokołu. Zasady karty nieruchomości opisuje instrukcja: nieruchomości, a protokołu - instrukcja: plan kontroli i kontrole.
Zastosowania w pracy urzędu
- Spór o wynik kontroli - zdjęcie dodane do protokołu roboczego towarzyszy sprawie na każdym etapie odwołania, bez odtwarzania ustaleń z pamięci kontrolera.
- Rozstrzygnięcie flagi - przedsiębiorca dołącza dokumenty do swojej odpowiedzi, a gmina może dołączyć własne pliki do decyzji „Wyjaśniona” albo „Zasadna”. Decyzja jest ostateczna, więc dokumentacja przy niej ma duże znaczenie.
- Kolejna kontrola tej samej nieruchomości - kontroler widzi zdjęcia z poprzedniej wizyty i porównuje je ze stanem bieżącym.
- Dokumenty nieruchomości - skany pism, umów czy decyzji leżą w zakładce „Pliki” karty razem z danymi adresowymi, zbiornikami i historią zmian.
Rejestr kontroli opisuje artykuł o module Kontrole w BioKontrol, a zasady rozstrzygania flag - instrukcja: flagi do wyjaśnienia.
Zdjęcie jako materiał dowodowy
Zdjęcie z kontroli ma wartość dowodową tylko wtedy, gdy da się wykazać, kiedy zostało zrobione i że nie zmieniono go po wykonaniu. Dwie praktyki znacząco utrudniają podważenie takiego dowodu:
- Oryginał pliku - do protokołu dołącza się zdjęcie w takiej postaci, w jakiej zrobił je aparat albo telefon, bez przycinania, filtrów i ponownego zapisywania. Edytowana kopia daje przewoźnikowi lub mieszkańcowi argument, że obraz został zmieniony.
- Data dołączenia do systemu - w odróżnieniu od daty zapisanej w metadanych zdjęcia nie zależy od ustawień zegara telefonu. Instrukcja nie opisuje pól przy pliku, ale w przypadku protokołu dodanie dokumentu po zakończeniu kontroli zapisuje się w historii zmian, a protokół z sygnaturą, datą i kontrolerem razem ze zdjęciem tworzy spójny zestaw dowodowy.
Ustawienia gminy (zakładka Kontrole) pozwalają wymagać zdjęcia przy wyniku negatywnym, a zadanie okresowe „Kontrola zdjęć” oznacza flagą „Brak zdjęcia” między innymi negatywne weryfikacje bez zdjęcia po 24 godzinach. Zadania uruchamia się ręcznie na ekranie Administracja > Zadania (instrukcja: import i zadania).
Metadane zdjęcia (EXIF) zawierają datę wykonania i często współrzędne GPS. Są przydatne jako uzupełnienie, ale nie jako jedyny dowód, bo ustawia je urządzenie i można je zmienić. Przesłanie zdjęć po powrocie do biura oznacza, że data dołączenia wypada później niż kontrola, co trzeba uwzględnić przy ocenie. Znaczenie współrzędnych jako dowodu omawia artykuł o GPS jako dowodzie wywozu nieczystości.
Jeden załącznik, jedna sprawa
Warto dołączać każdy plik do jednego, konkretnego obiektu: nieruchomości, flagi albo protokołu kontroli. Dzięki temu przy każdym obiekcie widać wyłącznie pliki, które go dotyczą, a nie wspólne archiwum, w którym trzeba szukać.
| Dobra praktyka | Znaczenie | Skutek dla użytkownika |
|---|---|---|
| Plik należy do jednego obiektu | skan pisma leży w karcie nieruchomości, zdjęcie zbiornika w protokole kontroli | otwierając obiekt, od razu widzi się jego dokumentację |
| Ten sam materiał w kilku sprawach | jeśli jedno pismo dotyczy dwóch nieruchomości, warto dołączyć je do każdej z nich | żadna ze spraw nie traci dokumentacji, gdy druga zostanie zamknięta |
| Opisowa nazwa pliku | nazwa z datą i adresem, na przykład „2026-10-12 Lipowa 5 zbiornik” | plik da się rozpoznać na liście bez otwierania |
| Pliki zostają przy obiekcie | załącznik nie przepada razem z odchodzącym pracownikiem | następca referenta przejmuje całą dokumentację sprawy |
Bezpieczne postępowanie z plikami
Pliki trafiają do systemu z różnych źródeł: z telefonu kontrolera, ze skrzynki pocztowej, od przewoźnika. Cztery zasady ograniczają ryzyko, że niepewny plik zaszkodzi stanowisku pracy albo innym użytkownikom:
- Tylko potrzebne formaty - zdjęcia, skany i pliki PDF (instrukcja wymienia PDF, JPG, PNG i WebP). Nie dołącza się programów, archiwów ani plików o nieznanym pochodzeniu.
- Sprawdzenie przed dołączeniem - plik otrzymany pocztą od osoby spoza urzędu warto przejrzeć programem antywirusowym stanowiska, zanim trafi do systemu.
- Rozsądny rozmiar - skany w rozdzielczości wystarczającej do odczytania treści, bez przesyłania wielu megabajtów na jedną stronę; instrukcja podaje limit 20 MB na plik.
- Dostęp według roli - dostęp zależy od poziomu konta w gminie (Operator, Kierownik, Administrator gminy albo Kontroler), więc zdjęć z kontroli nie rozsyła się mailem poza system.
Instrukcja nie opisuje zabezpieczeń stosowanych przy wgrywaniu plików (na przykład skanowania antywirusowego), więc przegląd pliku programem antywirusowym stanowiska pozostaje po stronie urzędu. Zakres zabezpieczeń w danej wersji BioKontrol warto potwierdzić z producentem.
Dane osobowe na zdjęciach i koniec umowy
Zdjęcie nieruchomości może utrwalić osoby albo tablice rejestracyjne pojazdów. Zasada minimalizacji danych z RODO oznacza, że kadr powinien obejmować tylko to, co dokumentuje ustalenie kontroli. Obowiązki administratora przy takich danych, w tym rejestr czynności przetwarzania i terminy usunięcia, opisuje artykuł o inspektorze ochrony danych osobowych. Przy przekazywaniu zdjęć poza urząd warto usunąć z nich współrzędne GPS zapisane w metadanych.
BioKontrol pomaga w tym od strony czasu przechowywania: w Ustawieniach gminy, w zakładce Retencja, gmina określa między innymi okres przechowywania zdjęć bez nieprawidłowości, a zadanie „Retencja danych” usuwa dane starsze niż te okresy, z wyjątkiem danych powiązanych z otwartą sprawą lub kontrolą (instrukcja: ustawienia). Odczyty danych osobowych zapisują się w dzienniku zdarzeń, a czas jego przechowywania wynosi co najmniej 24 miesiące (instrukcja: dziennik zdarzeń).
Załączniki są danymi Zamawiającego tak samo jak dokumenty. Po rozwiązaniu umowy dostęp do danych jest blokowany, a po 60 dniach dane są usuwane, co określa Regulamin BioKontrol. Eksport danych przed zakończeniem umowy powinien więc obejmować także pliki. Uprawnienia zależą od konta, co opisuje artykuł o zakładaniu i zarządzaniu kontami użytkowników. System w działaniu zobaczysz w demo online; dane do demo wydajemy na prośbę lub na prezentacji. Pełny opis systemu zawiera strona BioKontrol.
Pytania i odpowiedzi
Gdzie w BioKontrol dołącza się pliki
W trzech miejscach: w zakładce „Pliki” karty nieruchomości, przy rozstrzygnięciu flagi do wyjaśnienia oraz w protokole kontroli. Nowa platforma nie ma ogólnego archiwum plików, a każdy plik dołącza się do obiektu, którego dotyczy.
Jakie pliki można dołączyć do nieruchomości
Zdjęcia i skany dokumentów papierowych. Instrukcja wymienia formaty PDF, JPG, PNG i WebP, do 20 MB na plik. Do rozstrzygnięcia flagi można dołączyć do 10 plików (PDF, JPG, PNG) po 20 MB.
Czy zdjęcia z kontroli w terenie trafiają do systemu automatycznie
Instrukcja nie opisuje automatycznego przesyłania zdjęć. Zdjęcia dodaje się w protokole roboczym, przed zakończeniem kontroli, więc zdjęcia wykonane w terenie trzeba dołączyć do protokołu, zanim zostanie zakończony. Po zakończeniu można dodać już tylko dokument (skan).
Kto ma dostęp do dołączonych plików
Dostęp zależy od uprawnień konta gminy: Operator, Kierownik, Administrator gminy albo Kontroler. Pliki z karty nieruchomości może usunąć wyłącznie administrator gminy.
Czy data zapisana w zdjęciu dowodzi dnia kontroli
Nie w pełni. Datę w metadanych EXIF ustawia aparat albo telefon i można ją zmienić. Mocniejszym dowodem jest oryginał zdjęcia dołączony do protokołu wraz z zapisem w systemie, na przykład w historii zmian po dodaniu dokumentu do zakończonego protokołu, niezależnym od ustawień zegara telefonu.
Czy pliki z karty nieruchomości można usunąć
Tak, ale tylko administrator gminy. Pozostali użytkownicy nie usuwają plików, co chroni dokumentację przed przypadkowym skasowaniem.
Słownik pojęć
- Załącznik
- Plik, na przykład zdjęcie albo skan, trwale powiązany z jednym obiektem systemu, takim jak karta nieruchomości, rozstrzygnięcie flagi albo protokół kontroli.
- EXIF
- Metadane zapisywane w pliku zdjęcia przez aparat albo telefon, w tym data wykonania i często współrzędne GPS. Można je odczytać, ale również zmienić albo usunąć.
- Oryginał zdjęcia
- Plik w postaci, w jakiej zapisał go aparat albo telefon, bez przycinania, filtrów i ponownego zapisywania. Tylko oryginał ma pełną wartość dowodową.
- Data dołączenia
- Dzień i godzina, w której plik został dołączony do obiektu w systemie. W odróżnieniu od daty w metadanych zdjęcia nie zależy od ustawień zegara telefonu.
- Skrót treści
- Wartość wyliczana po zakończeniu kontroli, która pozwala wykazać, czy treść protokołu zmieniono. Dodanie dokumentu do zakończonego protokołu przelicza skrót i zapisuje się w historii zmian.
