Moduł Pliki - załączniki do dokumentów i kartotek w systemie BioKontrol

Czym jest moduł Pliki i gdzie go znaleźć

Pliki to jedna z pozycji menu w sekcji Informacje systemu BioKontrol, obok Raportów, Zestawień, Dashboardu i Mapy punktów. Moduł pozwala użytkownikom dołączać różne typy plików bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie - bez konieczności prowadzenia osobnego archiwum poza systemem czy odsyłania się do numeru sprawy zapisanego gdzieś indziej. Zamiast trzymać skany i zdjęcia na dysku lokalnym komputera, w skrzynce e-mail albo w papierowym segregatorze, urzędnik dodaje je od razu przy konkretnym dokumencie lub kartotece, z którą są związane.

Do rekordów systemu można dołączać różne materiały istotne dla danej sprawy:

• zdjęcia - np. dokumentujące stan zbiornika lub miejsce zrzutu,
• skany dokumentów papierowych - umowy, protokoły, wezwania, pisma,
• pliki PDF - sprawozdania, potwierdzenia, formularze urzędowe,
• arkusze kalkulacyjne - zestawienia pomocnicze, obliczenia,
• inne materiały istotne dla danej sprawy.

Zasada działania modułu jest prosta: załącznik dodaje się z poziomu konkretnego rekordu, do którego się odnosi, a nie z osobnego, oderwanego archiwum plików. Dzięki temu każdy, kto otwiera dany dokument pobrania, dokument zrzutu czy kartotekę, od razu widzi powiązane z nią materiały - bez przeszukiwania dysku sieciowego czy dopytywania współpracownika, gdzie zapisał dany skan.

W praktyce z modułu korzystają zarówno pracownicy referatu ochrony środowiska prowadzący na co dzień kartoteki mieszkańców i przedsiębiorstw, jak i osoby zajmujące się kontrolami nieruchomości czy rozliczeniami z firmami asenizacyjnymi. Niezależnie od tego, kto dodał dany załącznik, pozostaje on trwale powiązany z konkretnym rekordem - kolejna osoba otwierająca ten sam dokument pobrania, zrzut czy kartotekę zastaje komplet materiałów bez potrzeby ustalania, gdzie zostały zapisane.

Praktyczne zastosowania w codziennej pracy urzędu

Możliwość dołączenia dokumentacji fotograficznej lub skanów bezpośrednio przy rekordzie przydaje się w kilku powtarzających się sytuacjach z codziennej pracy referatu ochrony środowiska.

Spór o stan zbiornika w dniu kontroli

Jeśli mieszkaniec kwestionuje wynik kontroli lub twierdzi, że zbiornik był w innym stanie, niż zapisał kontroler, zdjęcie dołączone bezpośrednio do wpisu kontroli lub do dokumentu pobrania stanowi materiał, do którego urzędnik może wrócić w każdej chwili - bez polegania wyłącznie na pamięci osoby przeprowadzającej kontrolę czy na odręcznej notatce sporządzonej w terenie. W razie odwołania mieszkańca od wyniku kontroli to samo zdjęcie towarzyszy sprawie na każdym kolejnym etapie, bez konieczności ponownego jej odtwarzania.

Kompletowanie dokumentacji do sprawozdania rocznego

Przy przygotowywaniu sprawozdania rocznego RDOŚ urzędnik często musi wrócić do konkretnych dokumentów pobrań i zrzutów, żeby zweryfikować podane w nich dane. Jeśli przy tych dokumentach są już dołączone skany potwierdzeń, zestawień pomocniczych czy innych materiałów źródłowych, kompletowanie podstawy do sprawozdania nie wymaga przeszukiwania osobnych folderów ani proszenia innych pracowników o przesłanie brakującego pliku - wystarczy otworzyć dany dokument w systemie.

Archiwizacja podpisanych umów z przedsiębiorstwami asenizacyjnymi

Skan podpisanej umowy z firmą asenizacyjną, dołączony bezpośrednio do jej kartoteki w module Przedsiębiorstwa, jest dostępny w tym samym miejscu co dane teleadresowe firmy i stosowany przez nią cennik. Urzędnik weryfikujący warunki współpracy nie musi sięgać do papierowego segregatora z umowami - otwiera kartotekę przedsiębiorstwa i ma komplet informacji razem z dokumentem źródłowym. Ta sama zasada dotyczy aneksów do umowy czy pism zmieniających warunki współpracy - każdy kolejny dokument można dołączyć do tej samej kartoteki, zamiast zakładać dla niego osobne miejsce przechowywania.

Dokumentacja fotograficzna nieprawidłowości przy kontroli

Gdy kontrola stwierdzi nieprawidłowość - na przykład ślady nielegalnego zrzutu albo zbiornik w złym stanie technicznym - zdjęcia dołączone do wpisu kontroli obok daty, sygnatury, organu kontrolującego i przyczyny oceny stanowią materiał towarzyszący dalszemu postępowaniu, np. wystawieniu wezwania do właściciela nieruchomości. Kolejny kontroler odwiedzający tę samą nieruchomość po pewnym czasie od razu widzi, jak wyglądała sytuacja poprzednio, i może ją porównać z bieżącym stanem.

Dlaczego warto trzymać załączniki przy rekordzie, a nie w osobnym archiwum

Dołączanie plików bezpośrednio do rekordu, którego dotyczą, zamiast prowadzenia równoległego archiwum poza systemem, przekłada się na kilka praktycznych korzyści dla urzędu:

• Jedno miejsce zamiast kilku - materiał dowodowy, umowa czy protokół są dostępne razem z resztą danych o sprawie, bez przełączania się między dyskiem, pocztą e-mail i segregatorem.
• Mniejsze ryzyko zgubienia dokumentu - plik przypisany do konkretnego rekordu nie ginie razem z odchodzącym pracownikiem ani nie zostaje przypadkowo skasowany z prywatnego folderu.
• Szybszy dostęp przy kolejnej sprawie - przy powtórnej kontroli tej samej nieruchomości albo aktualizacji umowy z firmą asenizacyjną wcześniej dołączone materiały są od razu widoczne w kontekście danego rekordu.
• Łatwiejsze przygotowanie dokumentacji do sprawozdania - skany i zdjęcia potrzebne do uzasadnienia danych zgłaszanych w sprawozdaniu rocznym RDOŚ nie wymagają osobnego przeszukiwania.
• Prostsze przekazanie sprawy innemu pracownikowi - przy zmianie referenta prowadzącego daną sprawę (np. w razie urlopu lub zmiany zakresu obowiązków) cała dotychczasowa dokumentacja pozostaje przy rekordzie i jest widoczna dla osoby przejmującej sprawę.

W efekcie moduł Pliki pełni w systemie BioKontrol rolę uzupełniającą wobec pozostałych modułów - nie zastępuje kartotek, dokumentów pobrań czy zrzutów, lecz dopełnia je o materiał, którego sama ewidencja liczbowa czy tekstowa nie jest w stanie oddać.