Zakładanie i zarządzanie kontami użytkowników w systemie BioKontrol

Trzy role użytkowników w systemie BioKontrol

System BioKontrol rozróżnia trzy role użytkowników, od których zależy dostępne menu, zakres widocznych danych oraz to, z jakiej wersji systemu - mobilnej czy przeglądarkowej - dana osoba może w ogóle korzystać. Właściwy dobór roli podczas zakładania konta ma bezpośrednie znaczenie praktyczne: błędne przypisanie skutkuje tym, że użytkownik nie zaloguje się we właściwej wersji systemu, a w skrajnym przypadku - nie zaloguje się wcale.

WMSAndroid - konta dla kierowców i przedsiębiorstw asenizacyjnych

Rola WMSAndroid jest przypisywana kierowcom pojazdów asenizacyjnych oraz przedstawicielom przedsiębiorstw wywozowych korzystających z aplikacji mobilnej na Androida. Menu tego typu konta (DefaultMobile.aspx) jest zaprojektowane wyłącznie pod ekran urządzenia mobilnego, a logowanie odbywa się poprzez podanie wersji, adresu serwera oraz danych dostępowych nadanych wcześniej przez administratora. Z takiego konta dostępne są wyłącznie funkcje potrzebne w terenie:

• Przypisany pojazd - powiązanie konta z konkretnym pojazdem poprzez zeskanowanie jego kodu QR; zmiana pojazdu wymaga ponownego wykonania tej czynności.
• POB - dokument pobrania - wybór adresu z listy lub skan kodu QR przypisanego do adresu, wraz z automatycznym odczytem współrzędnych GPS urządzenia w chwili potwierdzenia pobrania.
• ZRZ - dokument zrzutu - rejestracja zrzutu w punkcie zrzutu, możliwa dopiero po wcześniejszym zatwierdzeniu dokumentów pobrania dla danego pojazdu; po zatwierdzeniu dokument nie podlega już edycji.
• Stan dla pojazdu - podgląd bieżącej ilości nieczystości w zbiorniku pojazdu po numerze rejestracyjnym.
• Wylogowanie.

Konta WMSAndroid nie mają dostępu do modułów biurowych - Kartotek, Magazynu w wersji WWW ani Administratora. Zakres jest celowo zawężony do czynności wykonywanych bezpośrednio przy realizacji usługi.

BIO - konta dla pracowników urzędu

Rola BIO jest przeznaczona dla pracowników gminy pracujących w przeglądarkowej wersji WWW (menu DefaultLeftMenu.aspx), która nie działa na urządzeniach mobilnych. To rola dająca dostęp do bieżącej, biurowej obsługi systemu:

• Kartoteki - ewidencja adresów mieszkańców, punktów zrzutu, przedsiębiorstw asenizacyjnych, przewoźników i danych gminy, a także import danych oraz słowniki (skorowidze) używane przy uzupełnianiu rekordów.
• Magazyn - rejestrowanie i przegląd dokumentów pobrań i zrzutów, w tym dokumentów znajdujących się jeszcze w buforze, przed ich zatwierdzeniem.
• Informacje - raporty, zestawienia oraz załączniki do dokumentów, przydatne przy bieżącej analizie i sprawozdawczości.

Nie każdy pracownik z rolą BIO musi mieć jednakowy zakres możliwości w obrębie tych trzech obszarów - dodatkowe uprawnienia, opisane w dalszej części artykułu, pozwalają rozszerzyć lub zawęzić konkretne konto względem domyślnego zakresu roli.

Administrator - zarządzanie kontami i dostępem

Administrator to rola dodatkowa, uzupełniająca dostęp o moduł Administrator, w którym zakłada się i edytuje konta pozostałych użytkowników, w tym nadaje się oraz resetuje hasła. Ponieważ dostęp do tego modułu wiąże się z możliwością zmiany hasła każdego konta w systemie, w praktyce warto ograniczyć go do niewielkiej, jasno określonej grupy osób w urzędzie lub przedsiębiorstwie - najlepiej do pracowników, którzy na co dzień faktycznie odpowiadają za administrację systemem, a nie do wszystkich osób z dostępem do wersji WWW.

Rola	Typowy użytkownik	Główne uprawnienia i zakres dostępu
WMSAndroid	Kierowca pojazdu asenizacyjnego, przedstawiciel przedsiębiorstwa wywozowego	Aplikacja mobilna na Androida: przypisanie pojazdu (skan QR), dokument pobrania (POB) z automatycznym odczytem GPS, dokument zrzutu (ZRZ), podgląd stanu pojazdu, wylogowanie
BIO	Pracownik urzędu gminy obsługujący system od strony biurowej	Wersja WWW: Kartoteki (mieszkańcy, punkty zrzutu, przedsiębiorstwa, przewoźnicy, gminy), Magazyn (dokumenty pobrań i zrzutów), Informacje (raporty, zestawienia, załączniki)
Administrator	Osoba wyznaczona do administrowania systemem w urzędzie lub przedsiębiorstwie	Dodatkowy dostęp do modułu Administrator: zakładanie, edycja i dezaktywacja kont, nadawanie oraz resetowanie haseł

Przypisanie niewłaściwego rodzaju menu do roli mobilnej skutkuje na urządzeniu z Androidem komunikatem informującym, że dana rola nie nadaje się do użycia na urządzeniu mobilnym - dlatego dobór roli i menu podczas zakładania konta ma bezpośredni wpływ na to, czy użytkownik w ogóle będzie mógł zalogować się we właściwej wersji systemu.

Bezpieczne nadawanie hasła i weryfikacja tożsamości

Ze względów bezpieczeństwa hasła nie ustawia się razem z resztą danych konta. Po zapisaniu nowego użytkownika administrator wraca do listy użytkowników, otwiera edycję nowo utworzonego konta i korzysta z osobnego przycisku Hasło, wpisując nowe hasło dwukrotnie (hasło i jego potwierdzenie), a następnie zatwierdzając zmianę przyciskiem Zapisz.

Hasło jest przechowywane w bazie danych w formie zaszyfrowanej - nie można go podejrzeć ani odzyskać. Jeśli użytkownik zapomni hasła, jedynym rozwiązaniem jest nadanie nowego przez administratora, w ten sam sposób.

Taki model bezpieczeństwa ma istotną konsekwencję organizacyjną: w systemie BioKontrol nie istnieje mechanizm samodzielnego odzyskiwania hasła przez użytkownika, na przykład link resetujący wysyłany na adres e-mail. Jedyną drogą jest zawsze ręczny reset wykonany przez administratora. Oznacza to, że to urząd lub przedsiębiorstwo - a nie sam system - odpowiada za weryfikację tożsamości osoby proszącej o nowe hasło. W praktyce warto ustalić prostą, ale konsekwentnie stosowaną zasadę, np. że prośba o reset hasła jest przyjmowana wyłącznie osobiście, telefonicznie na znany wcześniej numer, lub za pośrednictwem przełożonego - a nie wyłącznie na podstawie wiadomości e-mail, którą stosunkowo łatwo podszyć. Nowe hasło warto przekazywać bezpośrednio zainteresowanej osobie, a nie zostawiać w ogólnie dostępnej korespondencji.

Z tego samego powodu ważne jest, aby w urzędzie lub przedsiębiorstwie zawsze była dostępna co najmniej jedna aktywna osoba z rolą Administrator. Jeśli jedyne konto administracyjne zostanie dezaktywowane albo jego użytkownik będzie niedostępny, nikt inny nie będzie w stanie zresetować haseł pozostałym pracownikom - warto to uwzględnić przy planowaniu urlopów i zastępstw w zespole obsługującym system.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie role użytkowników są dostępne w systemie BioKontrol?

System rozróżnia trzy role: WMSAndroid dla kierowców i przedsiębiorców korzystających z aplikacji mobilnej, BIO dla pracowników gmin pracujących w wersji WWW, oraz Administrator, który daje dodatkowy dostęp do modułu Administrator i pozwala zakładać oraz edytować konta pozostałych użytkowników.

Kto może zakładać nowe konta w systemie BioKontrol?

Konta zakłada administrator zalogowany do panelu administracyjnego, z menu Administrator → Użytkownicy, przyciskiem Nowy. Wymaga to roli Administrator - zwykłe konto BIO lub WMSAndroid nie ma dostępu do tego modułu.

Jak jest przechowywane hasło użytkownika w systemie BioKontrol?

Hasło jest przechowywane w bazie danych w formie zaszyfrowanej i nie można go podejrzeć ani odzyskać. Nadaje się je osobno, dopiero po zapisaniu konta, w edycji użytkownika za pomocą przycisku Hasło.

Czy użytkownik może samodzielnie odzyskać zapomniane hasło?

Nie. System BioKontrol nie ma mechanizmu samoobsługowego odzyskiwania hasła, np. linku wysyłanego e-mailem - jedynym sposobem jest ręczny reset hasła wykonany przez administratora w panelu Administrator → Użytkownicy, po weryfikacji tożsamości osoby zgłaszającej problem.

Co należy zrobić z kontem, gdy pracownik lub kierowca kończy współpracę?

Administrator powinien niezwłocznie edytować konto danej osoby i odznaczyć pole Aktywne, aby zablokować dalszy dostęp. Dezaktywacja konta jest zalecana od razu po zakończeniu współpracy, niezależnie od tego, czy hasło zostanie później zmienione.

Czy konto z rolą WMSAndroid działa też w przeglądarce internetowej na komputerze?

Nie. Rola WMSAndroid korzysta z menu przeznaczonego wyłącznie dla aplikacji mobilnej na Androida. Próba użycia takiego konta w niewłaściwej wersji systemu kończy się komunikatem, że dana rola nie nadaje się do użycia w tej wersji.