+48 730 007 587 Umów prezentację
BioKontrol

Zakładanie i zarządzanie kontami użytkowników w systemie BioKontrol

Konta pracowników gminy zakłada administrator systemu, a konta pracowników firm - administrator przedsiębiorcy. Gmina ma podgląd kont firm i urządzeń kierowców oraz widzi ślad czynności w dzienniku zdarzeń.

Otwórz demo online Instrukcja użytkownika

Autor: Adam Siemiątkowski, konsultant merytoryczny Audit GRC Sp. z o.o. · Aktualizacja:

Użytkownicy i urządzenia w BioKontrol: konta pracowników firm z rolą w firmie, MFA i stanem konta

Role i poziomy kont w systemie BioKontrol

W BioKontrol o dostępnym menu i zakresie widocznych danych decydują dwie rzeczy: rola, wybierana w górnym pasku, oraz poziom konta (w gminie) albo rola w firmie (u przedsiębiorcy). Rola „BioKontrol – gmina” to widok urzędu, a „BioKontrol – przedsiębiorca” - widok firmy odbierającej nieczystości i odpady. To samo konto może mieć więcej niż jedną rolę, a system otwiera ostatnio używaną. Zmiana roli zamyka otwarte karty i okna, więc przed przełączeniem warto zapisać pracę.

Konta gminy: Operator, Kierownik, Administrator i Kontroler

Pracownik urzędu pracuje w przeglądarce w roli „BioKontrol – gmina”. Zakres funkcji zależy od poziomu konta: Operator, Kierownik gminy, Administrator gminy albo Kontroler. Część działań jest zastrzeżona dla wyższych poziomów, a instrukcja oznacza je przy opisie ekranu. Najważniejsze przykłady:

  • Administrator gminy - usuwanie plików z karty nieruchomości, lista odczytów karty (kto oglądał dane osobowe), wybór daty przebiegu zadań okresowych.
  • Administrator gminy i Kierownik gminy - prawa osoby w karcie podmiotu (ograniczenie przetwarzania, anonimizacja) oraz raport RAP-13 (wykorzystanie SMS i koszty).
  • Kontroler - praca przy flagach, planie kontroli i sprawach, które instrukcja kieruje do tego poziomu.

Konta firm: Administrator, Biuro i Kierowca

Pracownik firmy asenizacyjnej lub odpadowej ma konto z rolą w firmie: Administrator, Biuro albo Kierowca. Przedsiębiorca pracuje w przeglądarce w roli „BioKontrol – przedsiębiorca”: prowadzi pojazdy i zespół, odpowiada na flagi, składa sprawozdanie kwartalne i może dopisać kurs z dokumentu papierowego. Kierowca rejestruje kursy, pobrania i zrzuty w aplikacji mobilnej BioKontrol, a w przeglądarce ma tylko pulpit firmy. Szczegóły aplikacji opisuje artykuł o aplikacji mobilnej BioKontrol.

RolaTypowy użytkownikGdzie pracuje i co widzi
BioKontrol – gmina (Operator, Kierownik gminy, Administrator gminy, Kontroler)Pracownik urzędu gminyPrzeglądarka. Siedem grup menu: Ewidencja, Przedsiębiorcy i zasoby, Wywozy i odbiory, Kontrole, Komunikacja, Sprawozdania i raporty, Administracja
BioKontrol – przedsiębiorca (Administrator, Biuro)Pracownik firmy odbierającej nieczystości lub odpadyPrzeglądarka. Pojazdy i zespół firmy, odpowiedzi na flagi, sprawozdanie kwartalne, wpis biurowy kursu
Kierowca (rola w firmie)Kierowca pojazdu asenizacyjnego lub śmieciarkiAplikacja mobilna BioKontrol: kursy, pobrania, zrzuty i odbiory. W przeglądarce tylko pulpit firmy

Gmina widzi dane swojego obszaru: adres nieruchomości musi leżeć w gminie z obszaru instancji. Dane osobowe właścicieli są dostępne w widoku pełnym i zamaskowanym, a każde ich otwarcie trafia do dziennika zdarzeń. Opis roli znajdziesz na stronie instrukcji Rola „Gmina”.

biokontrol.gt.programdemo.pl
Lista rozwijana Rola z pozycjami BioKontrol – gmina i BioKontrol – przedsiębiorca
🔍
Wybór roli w górnym pasku. Lista rozwijana Rola z pozycjami BioKontrol – gmina i BioKontrol – przedsiębiorca. Zmiana roli zamyka otwarte karty i okna.

Kto i gdzie zakłada konto - krok po kroku

Konta zakłada ten, kto za nie odpowiada. W BioKontrol nie ma jednego administratora, który zakłada wszystkie konta, dlatego warto wiedzieć, do kogo się zwrócić.

  • Konto pracownika gminy - zakłada i odblokowuje administrator systemu. Adres systemu, login i hasło użytkownik otrzymuje od administratora gminy lub od dostawcy.
  • Konto pracownika firmy (Administrator, Biuro, Kierowca) - zakłada i kończy administrator przedsiębiorcy w swoim panelu. Gmina konta firm podgląda, ale ich nie zakłada.
  • Zablokowanie konta firmy - robi je administrator portalu w panelu użytkowników. Gmina nie blokuje kont pracowników firm.

Gmina przegląda konta firm w Administracja > Użytkownicy i urządzenia. Ekran ma dwie części: Konta firm (podgląd kont pracowników przedsiębiorców) i Urządzenia. Filtr „Pokaż” przełącza między aktywnymi kontami a wszystkimi.

  1. Otwórz Administracja > Użytkownicy i urządzenia.
  2. W części Konta firm sprawdź rolę w firmie (Administrator, Biuro, Kierowca), informację o MFA i stan konta. Gdy lista jest pusta i widać „Brak danych”, żaden pracownik firmy nie ma jeszcze konta albo konto nie jest powiązane z firmą.
  3. W części Urządzenia sprawdź system (np. Android), model, wersję systemu i aplikacji, ostatnią synchronizację, liczbę operacji w kolejce telefonu i status: Aktywne, Zablokowane, Do wyczyszczenia albo Wyczyszczone.
  4. Gdy kolejka urządzenia jest duża, skontaktuj się z firmą, zanim niezsynchronizowane zapisy dostaną flagę „Zdarzenie starsze niż 31 dni”.
biokontrol.gt.programdemo.pl
Użytkownicy i urządzenia: podgląd kont pracowników przedsiębiorców
🔍
Użytkownicy i urządzenia. Podgląd kont pracowników przedsiębiorców z rolą w firmie, informacją o MFA i stanem konta oraz lista urządzeń z kolejką operacji.

Pojazdy, do których kierowca przypisuje swoje kursy, prowadzi przedsiębiorca w swoim panelu, a gmina ma podgląd z numerem rejestracyjnym, pojemnością i zapełnieniem. Instrukcja: Pojazdy i stacje. Ekrany kont i dziennika opisuje strona Użytkownicy, urządzenia i dziennik zdarzeń.

Bezpieczne logowanie i weryfikacja tożsamości

Ekran logowania ma tylko dwa pola: login i hasło. Ikona oka przy haśle pokazuje wpisane znaki. Opcję „Zapamiętaj mnie na tym urządzeniu” zaznacza się wyłącznie na służbowym komputerze, a na wspólnym stanowisku zostawia puste. Gdy użytkownik nie pamięta hasła, ma do dyspozycji linki „Nie pamiętasz?” i „Skontaktuj się z administratorem”.

biokontrol.gt.programdemo.pl
Ekran logowania do BioKontrol z polami Login i Hasło oraz przyciskiem Zaloguj się
🔍
Ekran logowania. Pola Login i Hasło, opcja „Zapamiętaj mnie na tym urządzeniu” oraz przycisk „Zaloguj się”.

Lista kont firm informuje, czy konto ma uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA). Dla urzędu to prosty miernik: konta bez MFA warto omówić z firmą. Instrukcja nie opisuje jednak, jak firma włącza MFA ani jak działa ewentualne odzyskiwanie hasła przez użytkownika, więc procedury trzeba ustalić z dostawcą i administratorem systemu.

Z tego powodu to urząd lub przedsiębiorstwo, a nie sam system, odpowiada za weryfikację tożsamości osoby, która prosi o nowy dostęp. W praktyce warto ustalić prostą, konsekwentnie stosowaną zasadę, np. że prośba o zmianę dostępu jest przyjmowana osobiście, telefonicznie na znany wcześniej numer albo za pośrednictwem przełożonego, a nie wyłącznie na podstawie wiadomości e-mail, którą stosunkowo łatwo podszyć. Nowe dane logowania warto przekazywać bezpośrednio zainteresowanej osobie, a nie zostawiać w ogólnie dostępnej korespondencji.

Warto też zadbać, aby w gminie zawsze była dostępna co najmniej jedna osoba z poziomem Administrator gminy, a u przedsiębiorcy - co najmniej jeden aktywny administrator firmy. Gdy jedyne konto administracyjne jest nieaktywne albo jego użytkownik jest niedostępny, nikt inny nie założy ani nie odblokuje kont, dlatego trzeba to uwzględnić przy planowaniu urlopów i zastępstw.

Dziennik zdarzeń jako ślad czynności

Ważne czynności związane z danymi i kontami zapisują się w dzienniku zdarzeń: odczyt danych osobowych, odczyt danych pracownika firmy, eksport CSV z danymi osobowymi, zatwierdzenia i zmiany ustawień. Wpisy mają skrót SHA-256 powiązany z poprzednim wpisem, a przycisk „Sprawdź łańcuch” weryfikuje integralność dziennika i podaje liczbę sprawdzonych wpisów. Wpisów nie da się zmienić ani usunąć, a dziennik przechowuje się co najmniej 24 miesiące.

biokontrol.gt.programdemo.pl
Dziennik zdarzeń po kliknięciu Sprawdź łańcuch: komunikat, że łańcuch skrótów jest cały i ile wpisów sprawdzono
🔍
Dziennik zdarzeń po sprawdzeniu łańcucha. Komunikat, że łańcuch skrótów jest cały, i liczba sprawdzonych wpisów dziennika.

Rotacja kadr: nowy kierowca i odejście pracownika

Praca kierowców w terenie sprawia, że rotacja kadr w firmach asenizacyjnych jest zjawiskiem naturalnym. Platforma jest do tego przygotowana, ale każdy z kroków wykonuje ta strona, która odpowiada za konto: firma w przypadku pracowników firmy, a administrator systemu w przypadku pracowników urzędu.

  • Nowy kierowca - administrator przedsiębiorcy zakłada odrębne konto dla rzeczywistej osoby, a kierowca loguje się w aplikacji mobilnej BioKontrol. Dzięki temu kurs, pobrania i zrzuty są przypisane do konkretnego kierowcy, a gmina widzi jego urządzenie na liście Urządzenia.
  • Zmiana pojazdu - pojazdy prowadzi przedsiębiorca w swoim panelu. Gmina widzi pojazd w trybie odczytu, więc zmiana nie wymaga jej ingerencji ani zakładania nowego konta.
  • Odejście pracownika lub kierowcy - najważniejsze jest szybkie odebranie dostępu. Administrator przedsiębiorcy kończy konto, a gmina w razie potrzeby zgłasza zablokowanie administratorowi portalu. Warto też sprawdzić urządzenie kierowcy: jego status (Zablokowane, Do wyczyszczenia, Wyczyszczone) i kolejkę niezsynchronizowanych operacji. Konto kierowcy pozostawione aktywne po odejściu mogłoby nadal rejestrować kursy.
  • Nowy pracownik urzędu - administrator systemu zakłada konto z poziomem dobranym do zadań (Operator, Kierownik gminy, Administrator gminy albo Kontroler), a nie z pełnym zestawem uprawnień kopiowanym z innego konta. Część czynności, np. rozstrzyganie praw osoby, jest zastrzeżona dla administratora i kierownika.

Odczyty danych osobowych i eksporty wykonane przez każdego użytkownika zapisują się w dzienniku zdarzeń, więc po zmianie kadr da się sprawdzić, kto i kiedy korzystał z danych. Opis dziennika: Dziennik zdarzeń. Całość można obejrzeć w demo online. Dane do demo wydajemy na prośbę lub na prezentacji.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie role użytkowników są dostępne w systemie BioKontrol?

Rolę wybiera się w górnym pasku: „BioKontrol – gmina” dla pracowników urzędu i „BioKontrol – przedsiębiorca” dla firm odbierających nieczystości i odpady. Konto gminy ma poziom: Operator, Kierownik gminy, Administrator gminy albo Kontroler. Pracownik firmy ma rolę w firmie: Administrator, Biuro albo Kierowca, a kierowca rejestruje kursy w aplikacji mobilnej BioKontrol.

Kto może zakładać nowe konta w systemie BioKontrol?

Konta pracowników firm zakłada i kończy administrator przedsiębiorcy w swoim panelu. Konta pracowników gminy zakłada i odblokowuje administrator systemu. Gmina ma podgląd kont firm w Administracja > Użytkownicy i urządzenia, ale ich nie zakłada. Zablokować konto firmy może administrator portalu.

Jak użytkownik loguje się do systemu BioKontrol?

Adres systemu, login i hasło użytkownik otrzymuje od administratora gminy lub od dostawcy. Ekran logowania ma dwa pola (Login i Hasło), opcję „Zapamiętaj mnie na tym urządzeniu”, którą warto zaznaczać tylko na służbowym komputerze, i przycisk „Zaloguj się”. Po zalogowaniu system otwiera Pulpit w ostatnio używanej roli.

Czy użytkownik może samodzielnie odzyskać zapomniane hasło?

Ekran logowania ma linki „Nie pamiętasz?” oraz „Skontaktuj się z administratorem”. Konta pracowników gminy zakłada i odblokowuje administrator systemu, więc o nowy dostęp prosi się właśnie jego. Instrukcja nie opisuje innych szczegółów odzyskiwania hasła, dlatego urząd powinien sam ustalić, jak weryfikuje tożsamość osoby, która o nie prosi.

Co należy zrobić z kontem, gdy pracownik lub kierowca kończy współpracę?

Konta pracowników firmy kończy administrator przedsiębiorcy, a gmina może zgłosić administratorowi portalu zablokowanie konta. Kończąc pracę kierowcy, warto sprawdzić też jego urządzenie w Użytkownikach i urządzeniach: status (Aktywne, Zablokowane, Do wyczyszczenia, Wyczyszczone) i liczbę operacji w kolejce telefonu, żeby zapisy zdążyły się zsynchronizować.

Czy kierowca loguje się w przeglądarce internetowej na komputerze?

Kierowca rejestruje kursy, pobrania i zrzuty w aplikacji mobilnej BioKontrol. W przeglądarce ma tylko pulpit swojej firmy. Pracę biurową, ewidencję i raporty prowadzą pracownicy gminy w roli „BioKontrol – gmina” oraz pracownicy firm w roli „BioKontrol – przedsiębiorca”.

Powiązane artykuły