Cennik rozliczeń z przedsiębiorstwami asenizacyjnymi w systemie BioKontrol

Cennik jako część kartoteki przedsiębiorstwa

Kartoteka Przedsiębiorstwa w systemie BioKontrol gromadzi wszystkie istotne dane firmy asenizacyjnej działającej na terenie gminy: nazwę przedsiębiorstwa i jego adres, a obok nich - dwie pozycje cennika: kwotę za 1 m³ ścieku bytowego oraz kwotę za 1 m³ z przydomowej oczyszczalni. Obie stawki są przypisane indywidualnie do konkretnej firmy, więc różne przedsiębiorstwa działające na terenie tej samej gminy mogą mieć zapisane różne ceny.

Nad zestawieniem kartotek dostępne są funkcje Dopisz (dodanie nowego przedsiębiorcy wraz z jego cennikiem) oraz Edycja (aktualizacja danych i stawek istniejącej firmy) - obie w formie prostego formularza, bez potrzeby angażowania dostawcy systemu przy każdej zmianie cennika.

Kartoteka firmy nie funkcjonuje w oderwaniu od reszty ewidencji. W module Kartoteki › Adresy mieszkańców każda nieruchomość ma pole wyboru przedsiębiorcy odpowiedzialnego za wywóz nieczystości z danej posesji. Dzięki temu powiązaniu urzędnik, otwierając kartotekę konkretnego adresu, od razu widzi, która firma go obsługuje - a przechodząc do kartoteki tej firmy, sprawdza obowiązujący u niej cennik. To jedno z niewielu miejsc w systemie, w którym dane nieruchomości, dane rejestrowe przedsiębiorcy i informacja o stosowanej cenie spotykają się w jednym, spójnym widoku.

Jak stawka w kartotece wpływa na resztę ewidencji - i czego nie robi

Warto jasno określić zakres tej funkcji, aby uniknąć błędnych oczekiwań. Cennik w kartotece Przedsiębiorstwa to dane referencyjne - liczby, które urzędnik może odczytać i porównać, a nie mechanizm rozliczeniowy. System BioKontrol nie generuje na ich podstawie faktur ani rachunków dla mieszkańców, nie nalicza automatycznie opłaty za konkretne pobranie na podstawie zarejestrowanej ilości metrów sześciennych i nie obsługuje płatności. Wystawienie rachunku za wywóz pozostaje czynnością samego przedsiębiorstwa asenizacyjnego, poza systemem.

Rola cennika w BioKontrol sprowadza się do funkcji weryfikacyjnej i porządkującej: pozwala urzędowi w jednym miejscu sprawdzić, jaką stawkę deklaruje dana firma, i odnieść ją - w razie potrzeby - do zgłoszenia lub skargi mieszkańca. Dokumenty pobrania i zrzutu rejestrowane w module Magazyn opisują ilość i miejsce wywozu, nie kwotę rozliczenia - cennik pozostaje osobną pozycją kartoteki firmy, do której urzędnik sięga świadomie, a nie wartością automatycznie doklejoną do dokumentu transportowego.

Proces aktualizacji cennika przy zmianie stawek przez przedsiębiorstwo

Stawki rynkowe nie są ustalane raz na zawsze - przedsiębiorstwa asenizacyjne zmieniają cennik na przykład w reakcji na wzrost kosztów paliwa, opłat za przyjęcie nieczystości w punkcie zrzutu czy przegląd floty. W systemie BioKontrol aktualizacja stawki to prosta, kilkuetapowa czynność wykonywana przez urzędnika w module Kartoteki › Przedsiębiorstwa:

1. Przedsiębiorstwo informuje urząd o nowej stawce - system sam nie pobiera cenników od firm ani nie wykrywa zmian automatycznie, inicjatywa zgłoszenia leży po stronie przedsiębiorcy.
2. Urzędnik odnajduje kartotekę danej firmy na liście w module Kartoteki › Przedsiębiorstwa.
3. Korzysta z funkcji Edycja i wprowadza nową kwotę w polu stawki za 1 m³ ścieku bytowego, w polu stawki za 1 m³ z przydomowej oczyszczalni, lub w obu naraz, jeśli firma zmieniła cały cennik.
4. Zapisuje zmianę - od tego momentu kartoteka odzwierciedla aktualną, zgłoszoną stawkę i to ona jest widoczna przy każdym kolejnym wglądzie w dane firmy.

Ponieważ inicjatywa zgłoszenia zmiany leży po stronie przedsiębiorstwa, a nie systemu, warto - zwłaszcza w gminach obsługiwanych przez kilka firm jednocześnie - potraktować przegląd cennika jako stały element cyklicznej weryfikacji kartotek przedsiębiorstw, prowadzonej na przykład przy okazji sprawdzania ważności zezwoleń na działalność.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie w systemie BioKontrol ustawia się ceny za wywóz nieczystości?

Cennik jest częścią kartoteki Przedsiębiorstwa w module Kartoteki - dla każdej zarejestrowanej firmy asenizacyjnej można zapisać osobną kwotę za 1 m³ ścieku bytowego oraz osobną kwotę za 1 m³ z przydomowej oczyszczalni.

Czy różne firmy asenizacyjne mogą mieć różne stawki?

Tak. Cennik jest przypisany indywidualnie do każdej kartoteki przedsiębiorstwa, więc różne firmy działające na terenie gminy mogą mieć zapisane różne stawki za m³ ścieku bytowego i za m³ z przydomowej oczyszczalni.

Kto aktualizuje cennik w kartotece przedsiębiorstwa i jak często?

Cennik aktualizuje pracownik urzędu gminy obsługujący system, korzystając z funkcji Edycja w kartotece danej firmy. System nie narzuca stałej częstotliwości odświeżania stawek - aktualizacja następuje za każdym razem, gdy przedsiębiorstwo zgłosi zmianę ceny; dobrą praktyką jest też sprawdzanie cennika przy okazji cyklicznej weryfikacji zezwoleń firm asenizacyjnych.

Czy system BioKontrol wystawia faktury za wywóz nieczystości mieszkańcom?

Nie. Kartoteka Przedsiębiorstwa przechowuje stawki cennikowe jako dane referencyjne, ale BioKontrol nie generuje faktur ani rachunków i nie obsługuje płatności między mieszkańcem a firmą asenizacyjną. Rozliczenie za usługę pozostaje bezpośrednią sprawą pomiędzy mieszkańcem a przedsiębiorstwem, poza systemem.

Co się dzieje, jeśli cennik w kartotece przedsiębiorstwa nie zostanie zaktualizowany po zmianie cen?

Kartoteka nadal wyświetla poprzednią stawkę, dopóki urzędnik nie wprowadzi zmiany przez funkcję Edycja. Nieaktualny cennik utrudnia weryfikację zgłoszeń i skarg mieszkańców dotyczących wysokości rachunków, dlatego warto traktować jego przegląd jako stały element pracy z kartotekami firm.

Czy mieszkańcy mają bezpośredni dostęp do cennika w systemie BioKontrol?

Z systemem pracują pracownicy gminy oraz kierowcy i przedsiębiorcy korzystający z aplikacji mobilnej - dokumentacja produktu nie wskazuje osobnego portalu dla mieszkańców. Cennik zapisany w kartotece służy przede wszystkim urzędnikowi jako narzędzie weryfikacji, a nie jako publicznie dostępny cennik online.