Spółka komunalna prowadząca stację zlewną albo oczyszczalnię ma inne potrzeby niż urząd gminy. Urząd pilnuje ewidencji i kontroli, a spółka odpowiada za przyjęcie nieczystości i za rozliczenie z przewoźnikami. Oba podmioty pracują jednak na tych samych zapisach: kursach, pobraniach i zrzutach.
BioKontrol obsługuje obie strony we wspólnym systemie. Stacje zlewne i oczyszczalnie są w nim punktami rejestru, w których zapisuje się zrzut z potwierdzeniem, a urząd ma dostęp do zestawień i raportów bez proszenia spółki o osobne zestawienie. Firma asenizacyjna nie dostarcza tych samych danych dwóm instytucjom w dwóch formatach.
Zasada weryfikacji, nie fakturowania. Opis platformy nie obejmuje wystawiania faktur ani obsługi płatności. BioKontrol przechowuje cennik przewoźnika oraz ilości z kursów, z których urzędnik porównuje kwotę z rachunku, więc system służy do sprawdzenia rachunku, a nie do jego wystawienia.
Strony procesu we wspólnym systemie
Każdy podmiot korzysta z tego samego systemu w roli dopasowanej do swojego zadania: urząd w roli „BioKontrol – gmina” (poziomy konta Operator, Kierownik, Administrator gminy i Kontroler), firma asenizacyjna w roli „BioKontrol – przedsiębiorca”, a kierowca w aplikacji mobilnej. Zmiana w rejestrze jest widoczna od razu, bez eksportowania plików i wysyłania ich pocztą elektroniczną.
| Podmiot | Rola w obiegu nieczystości | Dane, z których korzysta |
|---|---|---|
| Urząd gminy | nadzór nad ewidencją, firmami i stacjami oraz kontrola właścicieli nieruchomości | ewidencja, kursy, flagi do wyjaśnienia, plan kontroli, sprawozdania i raporty |
| Spółka komunalna | przyjęcie nieczystości w stacji zlewnej albo oczyszczalni; jeśli sama odbiera nieczystości lub odpady, jest też przedsiębiorcą w rejestrze | zrzuty przyjęte w jej punkcie i ich potwierdzenia, zezwolenia i cennik |
| Firma asenizacyjna | opróżnianie zbiorników i transport nieczystości; w panelu przedsiębiorcy odpowiada na flagi, prowadzi pojazdy i zespół oraz składa sprawozdanie kwartalne | kursy, pobrania i zrzuty własnych pojazdów |
Zakres roli gminy, poziomy uprawnień i podział pracy z przedsiębiorcą oraz kierowcą opisuje instrukcja: rola „Gmina”. Rozdzielenie uprawnień i izolację danych poszczególnych gmin przedstawia artykuł o oprogramowaniu do gospodarki ściekowej.
Rozliczenie usług według cennika przedsiębiorcy
Weryfikacja rachunku opiera się na zapisach, które kierowca rejestruje w terenie, a nie na osobnym module księgowym z powtórnym wprowadzaniem danych. Karta przedsiębiorcy przechowuje cennik firmy: cenę netto i brutto za metr sześcienny osobno dla kategorii (ścieki bytowe, przemysłowe) i dla instalacji (zbiornik bezodpływowy, przydomowa oczyszczalnia), z okresem obowiązywania „od - do”. Kategoria ładunku kursu (Bytowe albo Przemysłowe) wiąże kurs ze stacją i z cennikiem.
Ceny podlegają ograniczeniu wynikającemu z przepisu. Rada gminy określa w drodze uchwały górne stawki opłat ponoszonych przez właścicieli nieruchomości za opróżnianie zbiorników (art. 6 ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, Dz.U. 2025 poz. 733). Opis cennika zawiera artykuł o cenniku rozliczeń z przedsiębiorstwami asenizacyjnymi, a miejsce w menu - instrukcja: przedsiębiorcy i zezwolenia.
Punkt kontrolny wdrożenia. Ceny przewoźników wprowadzone do cennika porównuje się z górnymi stawkami z uchwały rady gminy. Cena wyższa od górnej granicy jest sygnałem wobec przewoźnika, zanim trafi do jakiejkolwiek weryfikacji rachunku.
Stawka obowiązująca w dniu usługi
Cenniki zmieniają się w trakcie roku. Cennik na karcie przedsiębiorcy ma okresy obowiązywania, a dodanie „Nowej ceny” zamyka dotychczasową, więc dawna cena zostaje w historii cennika. Rzetelne porównanie wymaga wybrania pozycji, której okres obowiązywania obejmuje dzień wywozu, a nie najnowszej ceny.
Przy weryfikacji rachunku warto stosować cztery reguły, niezależnie od tego, kiedy urzędnik siada do rozliczenia:
| Reguła | Znaczenie | Skutek dla użytkownika |
|---|---|---|
| Cena z dnia wywozu | do pobrania stosuje się pozycję cennika przewoźnika, której okres obowiązywania obejmuje dzień wywozu, a nie najnowszą | zmiana cennika w połowie kwartału nie zmienia wyniku dla usług wykonanych wcześniej |
| Osobna cena dla rodzaju ścieku i instalacji | cennik rozróżnia kategorię (bytowe, przemysłowe) i instalację (zbiornik bezodpływowy, przydomowa oczyszczalnia), z ceną netto i brutto za metr sześcienny | każde pobranie warto wycenić według kategorii ładunku kursu i instalacji, której dotyczy |
| Kwota z ilości i ceny | przy weryfikacji ilość z pobrań kursu warto pomnożyć przez cenę z cennika (netto albo brutto, tak jak w rachunku) i zaokrąglić do groszy | urzędnik porównuje wynik z kwotą z rachunku przewoźnika |
| Brak ceny to sygnał do wyjaśnienia | pobranie, dla którego w dniu wywozu cennik nie zawiera ceny, powinno pozostać w zestawieniu jako pozycja do wyjaśnienia z przewoźnikiem | luka w cenniku nie zaniża po cichu sumy do weryfikacji rachunku |
Przykład: przewoźnik zmienił cennik 15 maja z 18,00 zł na 21,00 zł za metr sześcienny. Pobranie 10 m³ ścieków bytowych z 12 maja weryfikuje się według 18,00 zł, czyli 180,00 zł, a nie według 21,00 zł, które dałyby 210,00 zł. Różnica 30,00 zł zniknęłaby, gdyby porównanie opierało się na cenie bieżącej. Sumy dla firmy i jej cennik zestawia raport RAP-04 Przewozy przedsiębiorcy (instrukcja: raporty RAP).
Zaokrąglanie kwot
- Dokładność do grosza - kwoty i objętości liczy się dokładnie, bez przybliżeń, aby suma wielu drobnych pozycji zgadzała się z rachunkiem.
- Zaokrąglenie na poziomie pozycji - reguła musi być taka sama jak u przewoźnika. Suma kwot zaokrąglonych osobno dla każdej pozycji może różnić się o kilka groszy od zaokrąglonej sumy całego okresu.
Monitoring pojazdów i danych stacji zlewnej
Monitoring w BioKontrol obejmuje drogę pojazdu od nieruchomości do stacji zlewnej oraz zapisy rejestrowane przy zrzucie. Nie jest telemetrią czujników procesowych, więc nie mierzy parametrów jakości ścieków i nie wymaga infrastruktury pomiarowej w terenie. Odstępstwa wykrywa około trzydziestu reguł, a każde z nich staje się flagą do wyjaśnienia, którą gmina rozstrzyga (instrukcja: flagi do wyjaśnienia).
| Obszar | Źródło danych | Wykrywane odstępstwa |
|---|---|---|
| Pojazd asenizacyjny | kurs pojazdu i kierowcy, pozycja GPS przy pobraniu i odległość od adresu, pojemność pojazdu, ładunek w m³ i zapełnienie na liście pojazdów | przekroczona pojemność wozu, pojazd bez podanej pojemności, brak pozycji GPS, pozycja daleko od adresu |
| Stacja zlewna lub oczyszczalnia | zrzut z wskazaniem przepływomierza, masą, odległością od punktu i potwierdzeniem | zrzut poza punktem, opóźniony zrzut, zrzut przed ostatnim pobraniem, stacja spoza zezwolenia, punkt nieaktywny albo nieprzyjmujący danej kategorii |
Znaczenie współrzędnych jako materiału dowodowego opisuje artykuł o GPS jako dowodzie wywozu nieczystości, a zapis zrzutu w stacji - materiał o zrzucie nieczystości w systemie. Pojazdy przewoźnika wraz z kontrolą ich pojemności przedstawia artykuł o monitoringu pojazdów asenizacyjnych. Ilość pobraną porównuje się z przyjętą na wykresie „Pobrano / Zrzucono” na pulpicie, a szczegóły - w raportach Opóźnienia zrzutu i Przepełnienie pojazdu.
Stacje i punkty w rejestrze gminy
Stacje i punkty prowadzi gmina w Przedsiębiorcy i zasoby > Stacje i punkty. Dla każdego punktu zapisuje się rodzaj (stacja zlewna, oczyszczalnia, PSZOK, instalacja albo punkt zbiórki), adres, gminę położenia, operatora, współrzędne, promień zrzutu w metrach oraz to, co punkt przyjmuje: ścieki bytowe, przemysłowe lub odpady. Aktywna stacja zlewna i oczyszczalnia muszą mieć współrzędne. Karta stacji wskazuje oczyszczalnię docelową oraz liczbę zezwoleń firm, w których punkt jest wpisany. Zrzut dalej niż promień dostaje flagę, a zrzut kategorii spoza listy - flagę „Punkt nie przyjmuje kategorii”. Opis ekranu: instrukcja: pojazdy i stacje.
Limit przyjęcia w stacji zlewnej
Karta stacji przechowuje adres, współrzędne i promień punktu, ale w instrukcji nie ma w niej pola limitu przyjęcia. Spółka, która chce pilnować limitu dobowego, sumuje objętości ze zrzutów dla swojego punktu i porównuje je z limitem z pozwolenia, na przykład w pliku CSV wyeksportowanym z listy Zrzuty i przekazania. Zalecamy oprzeć tę kontrolę na kilku zasadach:
| Reguła | Znaczenie | Skutek dla użytkownika |
|---|---|---|
| Tylko potwierdzone zrzuty | do sumy warto brać zrzuty ze statusem „Potwierdzony przez stację” w danym punkcie | zrzuty odrzucone i niepotwierdzone nie zawyżają przyjętej ilości |
| Osobna suma dla stacji i doby | objętości warto dodawać osobno dla każdej stacji zlewnej i każdej doby | widać, w którym dniu i na której stacji limit został przekroczony |
| Doba w czasie lokalnym | granicę doby warto wyznaczać o północy czasu lokalnego stacji | zrzut wykonany o 0:30 trafia do nowego dnia, a nie do poprzedniego |
| Tylko przekroczenia | na liście warto zostawić wyłącznie doby, w których suma jest większa od limitu z pozwolenia | spółka wyjaśnia konkretne dni zamiast przeglądać wszystkie zrzuty |
Przykład: stacja ma limit 120 m³ na dobę, a w jednym dniu przyjęła trzy zrzuty po 40, 45 i 50 m³. Suma 135 m³ przekracza limit o 15 m³, więc ta doba trafia na listę do wyjaśnienia.
Granicę doby warto wyznaczać w czasie lokalnym stacji, a nie według czasu uniwersalnego, który przesunąłby zrzuty wykonane w pierwszej albo drugiej godzinie po północy do poprzedniego dnia, zależnie od pory roku. Obieg zapisów zrzutu przedstawia artykuł o kontroli i ewidencji zrzutów nieczystości.
Doradztwo przy wdrożeniu
Wdrożenie oprogramowania nie kończy się na uruchomieniu kont. Zespół Audit GRC łączy kompetencje prawne i informatyczne z doświadczeniem w sektorze publicznym, więc konfiguracja systemu wynika z przepisów, a nie odwrotnie.
- Interpretacja obowiązków - przepisy ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz Prawa wodnego odniesione do praktyki danej gminy.
- Konfiguracja słowników i ustawień - słowniki (rodzaje zbiorników, rodzaje ścieków, frakcje), normy, interwały i progi flag w Ustawieniach gminy oraz procedury kontrolne dopasowane do specyfiki gminy albo spółki komunalnej (instrukcja: ustawienia, słowniki i TERYT).
- Wzory dokumentów - wezwania oraz protokoły kontroli zgodne z aktualnym brzmieniem przepisów.
- Wsparcie uruchomienia - start systemu, w tym import danych mieszkańców z arkusza kalkulacyjnego z analizą w poczekalni przed zapisem do rejestru (instrukcja: import).
Zakres obowiązków ustawowych gminy opisuje artykuł o obowiązkach kontrolnych gminy. Konfigurację słowników i ustawień przedstawia materiał o personalizacji systemu pod potrzeby gminy, a przeniesienie danych - artykuł o imporcie danych mieszkańców z Excela.
Zakres współpracy
| Obszar | Zakres | Odbiorca |
|---|---|---|
| Rozliczenie usług | cennik przypisany do przewoźnika (kategoria, instalacja, okres obowiązywania) oraz ilości z kursów do weryfikacji rachunku | gmina oraz spółka komunalna |
| Monitoring pojazdów | pozycja GPS przy pobraniu i zrzucie, pojemność pojazdu, historia kursów i flagi do wyjaśnienia | przedsiębiorca oraz urząd gminy |
| Monitoring stacji zlewnej | zrzuty z potwierdzeniem, promień i przyjmowane rodzaje ścieków oraz reguła kontroli limitu przyjęcia poza systemem | operator stacji oraz spółka komunalna |
| Doradztwo | interpretacja przepisów oraz konfiguracja systemu | urzędnicy oraz zarząd spółki komunalnej |
Pełny opis systemu zawiera strona BioKontrol, a rozmowę o wdrożeniu można umówić pod numerem +48 730 007 587.
Zobacz to na żywo w demo BioKontrol. Dane do demo wydajemy na prośbę lub na prezentacji.
Pytania i odpowiedzi
Czy BioKontrol wystawia faktury za usługi asenizacyjne
Nie. Opis platformy nie obejmuje wystawiania faktur ani obsługi płatności, które pozostają po stronie firmy asenizacyjnej. BioKontrol przechowuje cennik firmy na jej karcie przedsiębiorcy oraz ilości zapisane w kursach, więc urzędnik może sprawdzić kwotę z rachunku przewoźnika.
Skąd system bierze stawkę do rozliczenia
Z cennika na karcie przedsiębiorcy (Przedsiębiorcy i zasoby > Przedsiębiorcy i zezwolenia). Cennik rozróżnia kategorię (bytowe, przemysłowe) i instalację (zbiornik bezodpływowy, przydomowa oczyszczalnia), podaje cenę netto i brutto za metr sześcienny oraz okres obowiązywania. Do weryfikacji usługi należy użyć ceny obowiązującej w dniu jej wykonania, a nie ceny bieżącej.
Czy stawka przewoźnika może przekroczyć stawkę z uchwały rady gminy
Rada gminy określa w drodze uchwały górne stawki opłat ponoszonych przez właścicieli nieruchomości za opróżnianie zbiorników (art. 6 ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach). Cena przewoźnika wyższa od górnej granicy z uchwały jest sygnałem do wyjaśnienia jeszcze przed weryfikacją rachunku.
Czy monitoring ścieków wymaga instalowania czujników w terenie
Nie. Monitoring opiera się na zapisach kierowców w aplikacji mobilnej (kurs, pobrania z pozycją GPS, zrzut w stacji) oraz na regułach, które oznaczają odstępstwa flagami do wyjaśnienia. W zrzucie zapisuje się wskazanie przepływomierza i masę, a nie montuje się czujników w zbiornikach ani rurociągach. System nie bada parametrów jakości ścieków.
Czy BioKontrol pilnuje limitu przyjęcia stacji zlewnej
Nie wprost. Karta stacji ma adres, współrzędne, promień, przyjmowane rodzaje ścieków i operatora, ale instrukcja nie opisuje w niej pola limitu przyjęcia. Sumę objętości ze zrzutów porównuje się więc z limitem z pozwolenia poza systemem, na przykład w pliku CSV z listy zrzutów. Przy limicie dobowym sumę liczy się dla doby kalendarzowej w czasie lokalnym stacji.
Czym jest potwierdzenie zrzutu w stacji
Zrzut ma jedno z potwierdzeń: Niepotwierdzony, Potwierdzony przez firmę, Potwierdzony przez stację albo Odrzucony. Dwa niezależne potwierdzenia, od firmy i od operatora stacji, wzmacniają dowód wywozu. Do sumy przyjętych nieczystości nie warto wliczać zrzutów odrzuconych.
Na czym polega doradztwo przy wdrożeniu BioKontrol
Doradztwo obejmuje interpretację obowiązków wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz Prawa wodnego, konfigurację słowników i ustawień gminy, procedur kontrolnych i wzorów pism, przygotowanie wzorów wezwań i protokołów oraz wsparcie przy uruchomieniu systemu.
Słownik pojęć
- Spółka komunalna
- Spółka z udziałem gminy prowadząca na jej rzecz zadania z zakresu gospodarki komunalnej, w tym eksploatację stacji zlewnej albo oczyszczalni ścieków przyjmującej nieczystości ciekłe.
- Stacja zlewna
- Punkt, w którym wozy asenizacyjne zlewają nieczystości. W rejestrze Stacje i punkty ma adres, współrzędne, promień zrzutu, przyjmowane rodzaje ścieków i operatora.
- Cena za metr sześcienny
- Cena usługi opróżnienia zbiornika i transportu nieczystości zapisana w cenniku firmy asenizacyjnej, osobno dla kategorii (bytowe, przemysłowe) i instalacji (zbiornik bezodpływowy, przydomowa oczyszczalnia), netto i brutto, z okresem obowiązywania.
- Górna stawka opłat
- Maksymalna stawka opłat ponoszonych przez właścicieli nieruchomości za opróżnianie zbiorników bezodpływowych, określana przez radę gminy w drodze uchwały na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.
- Limit przyjęcia stacji zlewnej
- Największa objętość nieczystości ciekłych, jaką stacja zlewna może przyjąć w określonym czasie, na przykład w ciągu doby. Karta stacji nie przechowuje tej wartości, więc sumę objętości ze zrzutów porównuje się z nią poza systemem.
- Stawka obowiązująca w dniu usługi
- Cena przewoźnika z dnia wywozu, a nie cena bieżąca. Dzięki okresom obowiązywania w cenniku zmiana ceny w połowie kwartału nie zmienia wyniku weryfikacji usług wykonanych przed zmianą.
- Potwierdzenie zrzutu
- Stan zrzutu w stacji: Niepotwierdzony, Potwierdzony przez firmę, Potwierdzony przez stację albo Odrzucony. Dwa niezależne potwierdzenia wzmacniają dowód przyjęcia nieczystości.
- Zaokrąglenie kwot
- Reguła zaokrąglania kwoty do groszy na poziomie pojedynczej pozycji, która powinna być taka sama jak u przewoźnika, aby suma z rachunku zgadzała się z sumą weryfikowaną przez urzędnika.
