+48 730 007 587 Umów prezentację
BioKontrol

Podpis i Przebieg trasy - dwie funkcje zatwierdzonych dokumentów zrzutu w BioKontrol

W rejestrze Dokumenty Zrzutów systemu BioKontrol, obok Podglądu i Wydruku, dostępne są dwie dodatkowe funkcje dla zatwierdzonych dokumentów: elektroniczny Podpis oraz mapa Przebiegu trasy pojazdu.

Podpis i Przebieg trasy w dokumentach zrzutu BioKontrol

Podpis - elektroniczne potwierdzenie zrzutu

Rejestr Dokumenty Zrzutów (MAGAZYN › Zrzuty) w wersji WWW systemu BioKontrol prezentuje zestawienie zatwierdzonych już dokumentów zrzutów nieczystości. Nad zestawieniem, obok funkcji Dopisz, Podgląd i Wydruk, dostępna jest funkcja Podpis, umożliwiająca dla wskazanego dokumentu wykonanie elektronicznego podpisu potwierdzającego wykonanie operacji. To dodatkowa warstwa potwierdzenia obok samego zapisu w rejestrze - przydatna tam, gdzie gmina lub przedsiębiorstwo chce mieć jednoznaczne, przypisane do konkretnej operacji potwierdzenie realizacji zrzutu.

Kto i kiedy korzysta z funkcji Podpis

Funkcja działa na dokumentach z rejestru zatwierdzonych zrzutów, a nie z bufora roboczego - podpis nie zastępuje więc samego zatwierdzenia transakcji w systemie, tylko dochodzi do niego jako czynność wykonywana już po tym, jak dokument zrzutu został ostatecznie zapisany. Z rejestru Dokumenty Zrzutów korzystają użytkownicy wersji WWW, czyli pracownicy gminy z rolą BIO oraz administratorzy systemu; kierowcy pojazdów asenizacyjnych kończą swój udział w procesie wcześniej, zatwierdzając zrzut w aplikacji mobilnej przyciskiem „Zakończ zrzut” bezpośrednio w terenie.

Praktyczne znaczenie Podpisu polega na dołożeniu do zapisu w rejestrze jednoznacznego potwierdzenia, że ktoś świadomie sprawdził i zaakceptował treść danego dokumentu zrzutu - a nie że dokument zawisł wyłącznie na automatycznym zapisie przesłanym z aplikacji mobilnej kierowcy. To rozróżnienie ma znaczenie w sytuacjach spornych, przy wewnętrznych procedurach kontroli jakości danych w urzędzie gminy oraz przy przygotowywaniu dokumentacji na potrzeby kontroli zewnętrznej.

Przebieg trasy - mapa zrealizowanego kursu

Druga funkcja, Przebieg trasy, po wybraniu wcześniej zaznaczonej pozycji wyświetla mapę z wizualizacją całej trasy, jaka została zrealizowana w ramach danego dokumentu zrzutu. Dzięki temu urzędnik lub kierownik firmy asenizacyjnej może przeanalizować kolejność odwiedzonych punktów, długość trasy oraz sposób jej wykonania - bez konieczności ręcznego odtwarzania przebiegu kursu na podstawie samych dat i adresów.

Jak wygląda wizualizacja trasy na mapie

Mapa pokazuje punkty obsłużone w ramach jednego kursu pojazdu w kolejności, w jakiej zostały zarejestrowane w aplikacji mobilnej - od pierwszych pobrań aż po miejsce, w którym kierowca ostatecznie wykonał zrzut. Dzięki temu widać nie tylko rozmieszczenie poszczególnych adresów, ale i sam charakter trasy: czy pojazd poruszał się w miarę ciągłym kierunku, czy w kursie pojawiają się nietypowe skoki między odległymi punktami, które mogą wymagać dodatkowego wyjaśnienia. Analiza kolejności punktów pozwala prześledzić dokument zrzutu wstecz bez ręcznego zestawiania dat i adresów z osobnych dokumentów pobrania - co przy większej liczbie obsługiwanych wywozów byłoby czasochłonne.

Funkcja jest przydatna przede wszystkim w dwóch sytuacjach: przy kontroli realizacji wywozów (czy pojazd faktycznie odwiedził zadeklarowane adresy w logicznej kolejności) oraz przy analizie efektywności tras przejazdu, gdy gmina lub przedsiębiorca chce ocenić, czy trasy pojazdów są zaplanowane optymalnie.

Podpis i Przebieg trasy - zestawienie funkcji

Obie funkcje działają na tym samym rejestrze zatwierdzonych dokumentów zrzutu, ale odpowiadają na inne potrzeby. Poniższe zestawienie porządkuje, czym się różnią i kiedy sięgnąć po każdą z nich.

Funkcja Co robi Kiedy jest dostępna Jaka daje korzyść
Podpis Nakłada na wskazany dokument zrzutu elektroniczny podpis potwierdzający wykonanie operacji. Dla dokumentów już zatwierdzonych, w rejestrze Dokumenty Zrzutów (zatwierdzone) w wersji WWW. Jednoznaczne, przypisane do operacji potwierdzenie sprawdzenia i akceptacji dokumentu - przydatne przy sporach i kontroli wewnętrznej.
Przebieg trasy Wyświetla mapę z wizualizacją całej trasy pojazdu zrealizowanej w ramach danego dokumentu zrzutu, wraz z kolejnością odwiedzonych punktów. Dla zaznaczonego dokumentu zrzutu w tym samym rejestrze Dokumenty Zrzutów (zatwierdzone). Szybka kontrola realizacji wywozu i ocena logiczności trasy bez ręcznego zestawiania dat i adresów z osobnych dokumentów.

Wspólnym mianownikiem obu funkcji jest to, że działają wyłącznie na dokumentach uznanych już za zamknięte - zatwierdzonych zrzutach, a nie na wpisach roboczych z bufora. Dzięki temu Podpis i Przebieg trasy nie ingerują w sam proces rejestracji zrzutu realizowany przez kierowcę w terenie, tylko dodają do gotowego już dokumentu kolejną warstwę kontroli: odpowiednio formalne potwierdzenie oraz wgląd w przebieg realizacji. Obie funkcje są też od siebie niezależne - urzędnik może skorzystać z jednej, z drugiej, z obu naraz albo z żadnej, w dowolnej kolejności, w zależności od tego, czego wymaga dany dokument.

Znaczenie Podpisu i Przebiegu trasy dla pracy urzędu

Rejestr Dokumenty Zrzutów gromadzi dane o każdym zrealizowanym zrzucie nieczystości - to podstawowe źródło informacji, na którym opiera się dalsza praca urzędu: przygotowanie raportów, zestawień czy odpowiedzi na zgłoszenia mieszkańców. Podpis i Przebieg trasy nie zmieniają tego, co trafia do rejestru, ale zwiększają zaufanie do zapisanych w nim danych - jedna funkcja potwierdza, że dokument został przez kogoś świadomie sprawdzony, druga pozwala zweryfikować go bez opuszczania systemu, wyłącznie na podstawie danych zarejestrowanych przez kierowcę w aplikacji mobilnej.

Dla urzędnika oznacza to mniej czasu poświęconego na telefoniczne wyjaśnianie wątpliwości z firmą asenizacyjną i mniej sytuacji, w których jedynym dowodem na przebieg zrzutu jest ustne zapewnienie kierowcy. Dla gminy jako całości - lepiej udokumentowany, łatwiejszy do obrony w razie kontroli obraz tego, jak faktycznie przebiega wywóz nieczystości płynnych z jej terenu.

Warto przy tym pamiętać, że Podpis i Przebieg trasy uzupełniają, a nie zastępują pozostałe funkcje rejestru Dokumenty Zrzutów - Podgląd pozwala sprawdzić pełne szczegóły samego dokumentu, a Wydruk umożliwia jego eksport, na przykład na potrzeby archiwizacji lub przekazania dokumentacji poza system.

Weryfikacja dokumentu zrzutu w praktyce - przykładowy scenariusz

Poniższy scenariusz pokazuje poglądowo, jak obie funkcje mogą się uzupełniać w codziennej pracy urzędnika z rejestrem Dokumenty Zrzutów - to przykład ilustrujący możliwości systemu, a nie opis jednego konkretnego wdrożenia.

  1. Urzędnik gminy otwiera rejestr Dokumenty Zrzutów (zatwierdzone) i odnajduje interesujący go dokument - na przykład w związku ze zgłoszeniem mieszkańca albo w ramach rutynowego przeglądu wywozów za dany okres.
  2. Zaznacza dokument i uruchamia funkcję Przebieg trasy, aby na mapie sprawdzić kolejność odwiedzonych punktów oraz ogólny przebieg kursu pojazdu w ramach tego zrzutu.
  3. Jeśli trasa wygląda spójnie i nie budzi wątpliwości, korzysta dodatkowo z funkcji Podgląd, żeby sprawdzić pozostałe szczegóły dokumentu - ilość, pojazd, kierowcę i miejsce zrzutu.
  4. Na zakończenie weryfikacji, zgodnie z wewnętrzną procedurą urzędu, urzędnik może użyć funkcji Podpis, aby elektronicznie potwierdzić, że dokument został przez niego sprawdzony i zaakceptowany.
BioKontrol - obieg dokumentu zrzutu
🔍
Podpis i Przebieg trasy jako dodatkowe funkcje kontrolne zatwierdzonych dokumentów zrzutu

Najczęściej zadawane pytania

Do czego służy funkcja Podpis w dokumentach zrzutu?

Funkcja Podpis umożliwia dla wskazanego, zatwierdzonego dokumentu zrzutu wykonanie elektronicznego podpisu, potwierdzającego operację. Jest dostępna w rejestrze Dokumenty Zrzutów, obok funkcji Dopisz, Podgląd i Wydruk.

Co pokazuje funkcja Przebieg trasy?

Po wybraniu dokumentu zrzutu funkcja Przebieg trasy wyświetla mapę z wizualizacją całej trasy zrealizowanej w ramach tego dokumentu - kolejność odwiedzonych punktów, długość trasy i sposób jej wykonania.

Do czego przydaje się analiza przebiegu trasy?

Wizualizacja trasy jest przydatna przy kontroli realizacji wywozów oraz przy analizie efektywności tras przejazdu pojazdów asenizacyjnych.

Gdzie dokładnie w systemie znaleźć funkcje Podpis i Przebieg trasy?

Obie funkcje znajdują się w wersji WWW systemu, w menu MAGAZYN › Zrzuty › Dokumenty Zrzutów (zatwierdzone) - dotyczą wyłącznie dokumentów, które zostały już zatwierdzone, nie pozycji z bufora roboczego.

Czy Podpis zastępuje zatwierdzenie dokumentu zrzutu w systemie?

Nie. Dokument zrzutu jest zatwierdzany wcześniej - w aplikacji mobilnej przez kierowcę przyciskiem „Zakończ zrzut”, albo w toku standardowej pracy z rejestrem. Podpis to dodatkowa czynność wykonywana już na zatwierdzonym dokumencie, a nie krok, który go zastępuje.

Kto ma dostęp do funkcji Podpis i Przebieg trasy?

Z obu funkcji korzystają użytkownicy wersji WWW systemu - pracownicy gminy z rolą BIO oraz administratorzy. Kierowcy pojazdów asenizacyjnych pracują wyłącznie w aplikacji mobilnej i nie mają dostępu do tego rejestru.

Czy Przebieg trasy pokazuje bieżącą pozycję pojazdu w czasie rzeczywistym?

Nie - funkcja przedstawia trasę już zrealizowaną w ramach zatwierdzonego dokumentu zrzutu, odtworzoną na podstawie punktów zarejestrowanych wcześniej przez kierowcę w aplikacji mobilnej, a nie bieżące śledzenie pojazdu na mapie.

Czy trzeba najpierw sprawdzić Przebieg trasy, żeby móc użyć funkcji Podpis?

Nie, obie funkcje są od siebie niezależne. Urzędnik może skorzystać z jednej, z drugiej albo z obu dla tego samego dokumentu, w dowolnej kolejności.

Powiązane artykuły