Ustawa z 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej zobowiązuje organy ochrony ludności do ewidencjonowania zasobów, czyli stałego monitorowania i rejestrowania ich stanu (art. 23 ust. 1-2). Ewidencję prowadzi się w Centralnej Ewidencji Zasobów Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej, określanej w materiałach produktu skrótem CEZOLOC, a sposób jej prowadzenia określa rozporządzenie MSWiA z 14 kwietnia 2025 r.
Lokalny system magazynowy nie zastępuje ewidencji centralnej. Prowadzi stan w magazynie gminy albo powiatu tak, żeby dane były zgodne z katalogiem zasobów ewidencji centralnej i gotowe do przekazania także wtedy, gdy ewidencja jest niedostępna.
Wojewódzka Ewidencja Zasobów nie jest osobnym systemem. Zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy stanowi część Centralnej Ewidencji Zasobów obejmującą dane dotyczące województwa. Nie ma więc odrębnego raportowania do poziomu wojewódzkiego, a rozporządzenie nie określa formatu XML dla takich raportów.
Co mówią przepisy
Obowiązki wynikają z ustawy o ochronie ludności i obronie cywilnej oraz z rozporządzenia w sprawie Centralnej Ewidencji Zasobów, które weszło w życie 14 dni po ogłoszeniu 16 kwietnia 2025 r.
| Obowiązek | Przepis | Rola lokalnego WMS |
|---|---|---|
| Ewidencjonowanie jako stałe monitorowanie i rejestrowanie stanu | art. 23 ust. 1-2 ustawy | rejestr operacji, z którego wynika stan magazynu |
| Ewidencję centralną prowadzi minister, wojewódzkie wojewodowie | art. 24 ustawy | jedna ewidencja docelowa, bez osobnego raportowania do województwa |
| Ewidencjonowanie według katalogu zasobów | § 3 ust. 1 rozporządzenia | przypisanie pozycji magazynowych do kodów katalogu |
| Aktualizacja niezwłocznie po zmianie stanu ilościowego albo dostępności technicznej | § 3 ust. 2 | zestawienie zmian od ostatniego przekazania |
| Monitorowanie przekroczenia minimalnych stanów z art. 33 ust. 3 ustawy | § 3 ust. 3 | ostrzeżenie przy spadku poniżej stanu minimalnego |
| Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za ewidencjonowanie | § 2 ust. 2 | role użytkowników w systemie |
| Dostęp do ewidencji w 30 dni od uzyskania statusu organu | § 2 ust. 3 | obowiązek prowadzącego ewidencję, a nie termin wdrożenia WMS |
| Wprowadzenie posiadanych zasobów w 3 miesiące od otrzymania dostępu | § 7 | import stanów początkowych |
| Przekazanie danych telefonicznie albo radiowo przy braku dostępu | § 5 | wydruk bieżącego stanu według katalogu |
Ustawowa definicja zasobów ochrony ludności obejmuje personel wraz z wyposażeniem, sprzętem, technologiami oraz narzędziami (art. 2 pkt 8). System magazynowy ewidencjonuje część rzeczową, a dane o personelu trzeba prowadzić osobno. Minimalne stany wynikające z art. 33 ust. 3 opisuje artykuł o normie 3-dniowej i raporcie pokrycia.
Katalog zasobów i mapowanie pozycji magazynowych
Zasoby ewidencjonuje się na podstawie katalogu zawartego w ewidencji centralnej. Magazyn gminy prowadzi własne kartoteki pozycji, na przykład agregat prądotwórczy określonej mocy albo zgrzewkę wody, więc każdą pozycję trzeba przypisać do kodu katalogu. Pozycja bez przypisania nie trafi do ewidencji centralnej, choć fizycznie leży na półce. Schemat w T-SQL ilustruje kontrolę, a nie kod WMS OLiOC.
SELECT z.ZasobId, z.Nazwa, SUM(o.Zmiana) AS Stan
FROM dbo.Zasob AS z
JOIN dbo.OperacjaMagazynowa AS o ON o.ZasobId = z.ZasobId
WHERE z.KodKatalogu IS NULL
GROUP BY z.ZasobId, z.Nazwa
HAVING SUM(o.Zmiana) > 0;Zapytanie zwraca pozycje ze stanem dodatnim i bez kodu katalogu, czyli luki między magazynem a ewidencją centralną. Import stanów początkowych, który musi się zmieścić w trzech miesiącach od otrzymania dostępu, warto zacząć właśnie od tego zestawienia. Organizację stanów w magazynie opisuje artykuł o magazynie zasobów ochrony ludności.
Zmiany do przekazania
Rozporządzenie wymaga aktualizacji niezwłocznie po zmianie stanu ilościowego albo dostępności zasobu ze względu na stan techniczny. Dostępność techniczna oznacza, że agregat z negatywnym wynikiem przeglądu nadal jest na stanie, ale nie nadaje się do użycia, co opisuje artykuł o konserwacji sprzętu OC w WMS OLiOC. Podobnie działa partia żywności albo leków po terminie przydatności: ilość się nie zmienia, a zasób wypada z dostępnych, co omawia materiał o kontroli terminów ważności w magazynie ochrony ludności.
Zestawienie zmian nie powinno opierać się na znaczniku czasu ostatniego przekazania. Operacja zapisana w transakcji, która rozpoczęła się przed odczytem, a zakończyła po nim, może mieć czas wcześniejszy niż znacznik i zostałaby pominięta. Pewniejsze jest zapisywanie identyfikatorów przekazanych operacji w osobnej tabeli.
SELECT z.KodKatalogu, SUM(o.Zmiana) AS ZmianaIlosci, COUNT(*) AS LiczbaOperacji
FROM dbo.OperacjaMagazynowa AS o
JOIN dbo.Zasob AS z ON z.ZasobId = o.ZasobId
WHERE z.KodKatalogu IS NOT NULL
AND NOT EXISTS (SELECT 1 FROM dbo.PrzekazanaOperacja AS p WHERE p.OperacjaId = o.OperacjaId)
GROUP BY z.KodKatalogu;Po potwierdzeniu przekazania do tabeli PrzekazanaOperacja trafiają identyfikatory operacji ujętych w zestawieniu, zapamiętane w chwili jego tworzenia. Operacje, które dotarły w międzyczasie, na przykład z terminala synchronizowanego po powrocie zasięgu, poczekają na kolejne zestawienie. Rejestr operacji pozostaje przy tym niezmienny, bo status przekazania mieszka w osobnej tabeli.
Sposób przekazania danych
Rozporządzenie przewiduje interfejs komunikacyjny ewidencji, umożliwiający w szczególności prowadzenie ewidencji oraz monitorowanie i rejestrowanie stanu zasobów (§ 6), ale nie określa technologii ani formatu wymiany. Automatyczne przekazywanie danych z systemu gminy zależy więc od interfejsu udostępnionego przez prowadzącego ewidencję. Bez takiego interfejsu zestawienie zmian według kodów katalogu skraca ręczne wprowadzanie do jednego przeglądu listy.
Rozliczalność operacji
Rozporządzenie wymaga od ewidencji centralnej mechanizmów pozwalających przypisać działanie do osoby fizycznej albo procesu oraz umiejscowić je w czasie (§ 4 ust. 1 pkt 8). Lokalny magazyn powinien spełniać tę samą zasadę, bo dane przekazywane dalej pochodzą z jego rejestru.
- Uprawnienia - DENY UPDATE, DELETE na tabeli operacji dla roli aplikacji sprawia, że korekta jest nową operacją, a nie zmianą historii.
- Tabela ledger - w SQL Server 2022 tabela ledger typu append-only odrzuca zmianę wiersza także administratorowi i potwierdza integralność historii skrótami kryptograficznymi.
Odmowa uprawnień nie obejmuje członków roli sysadmin ani właściciela bazy, dlatego przy wymaganiu odporności na działania administratora lepiej sprawdza się tabela ledger.
Gdy ewidencja centralna jest niedostępna
Rozporządzenie opisuje tryb awaryjny: stan zasobów ratowniczych przekazuje się telefonicznie albo radiowo na stanowiska kierowania Państwowej Straży Pożarnej, a pozostałych zasobów do komórek zarządzania kryzysowego urzędów wojewódzkich, które wprowadzają dane do ewidencji niezwłocznie (§ 5). Magazyn gminy potrzebuje wtedy bieżącego stanu według kodów katalogu w formie możliwej do odczytania przez telefon, a nie ekranu, którego rozmówca nie widzi.
Praca magazynu bez łączności opisuje artykuł o aplikacji Android dla magazynierów OC, a wydawanie w trakcie zdarzenia - materiał o wydawaniu zasobów pod presją czasu. Pełny opis systemu zawiera strona WMS OLiOC.
Pytania i odpowiedzi
Kto prowadzi Centralną Ewidencję Zasobów i ewidencje wojewódzkie
Centralną Ewidencję Zasobów prowadzi minister właściwy do spraw wewnętrznych, a Wojewódzkie Ewidencje Zasobów wojewodowie. Ewidencja wojewódzka jest częścią ewidencji centralnej obejmującą dane dotyczące województwa (art. 23 ust. 4 i art. 24 ustawy).
Ile czasu ma gmina na wprowadzenie posiadanych zasobów
Trzy miesiące od dnia otrzymania dostępu do ewidencji (§ 7 rozporządzenia). Dostęp organ otrzymuje w terminie 30 dni od uzyskania statusu organu ochrony ludności (§ 2 ust. 3).
Czy rozporządzenie określa format XML albo interfejs REST
Nie. Rozporządzenie wymaga interfejsu komunikacyjnego umożliwiającego prowadzenie ewidencji (§ 6), ale nie określa technologii ani formatu wymiany danych.
Co zrobić, gdy ewidencja centralna jest niedostępna
Stan zasobów ratowniczych przekazuje się telefonicznie albo radiowo na stanowiska kierowania Państwowej Straży Pożarnej, a pozostałych zasobów do komórek zarządzania kryzysowego urzędów wojewódzkich (§ 5 rozporządzenia).
Jak często trzeba aktualizować dane w ewidencji
Niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zmianie stanu zasobów, zwłaszcza stanu ilościowego albo dostępności ze względu na stan techniczny (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).
Słownik pojęć
- Zasoby ochrony ludności
- Personel wykonujący zadania ochrony ludności oraz obrony cywilnej wraz z wyposażeniem, sprzętem, technologiami oraz narzędziami służącymi do ich wykonywania (art. 2 pkt 8 ustawy).
- Centralna Ewidencja Zasobów
- Centralna Ewidencja Zasobów Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej, prowadzona przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych w systemie teleinformatycznym. W materiałach produktu oznaczana skrótem CEZOLOC.
- Wojewódzka Ewidencja Zasobów
- Część Centralnej Ewidencji Zasobów obejmująca dane dotyczące województwa, prowadzona przez wojewodę.
- Katalog zasobów
- Wykaz rodzajów zasobów zawarty w Centralnej Ewidencji Zasobów, na podstawie którego ewidencjonuje się zasoby (§ 3 ust. 1 rozporządzenia).
- Tabela ledger typu append-only
- Tabela SQL Server 2022, która przyjmuje wyłącznie nowe wiersze i odrzuca ich zmianę albo usunięcie, a integralność historii potwierdza skrótami kryptograficznymi.