+48 730 007 587 Umów prezentację
BioKontrol

Sprawozdanie roczne bez błędów - automatyzacja danych zamiast ręcznego przepisywania

Coroczne sprawozdanie z realizacji zadań w zakresie gospodarki nieczystościami ciekłymi to żmudne zestawianie liczb z wielu źródeł - a błąd w jednym polu potrafi zdyskwalifikować cały dokument.

Automatyzacja sprawozdania rocznego w systemie BioKontrol

Czym jest sprawozdanie i dlaczego bywa czasochłonne

Gmina ma obowiązek okresowego sprawozdawania danych o realizacji zadań związanych z ewidencją i kontrolą zbiorników bezodpływowych oraz przydomowych oczyszczalni ścieków. W module Raporty systemu BioKontrol funkcję tę pełni Ankieta sprawozdawcza, odpowiadająca sprawozdaniu rocznemu kierowanemu do Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska (RDOŚ). Przy ręcznym przygotowaniu wymaga to zestawienia liczby wywozów, adresów objętych ewidencją i danych przedsiębiorstw wywozowych z kilku osobnych źródeł.

Skala tego zadania rośnie wraz z liczbą obsługiwanych nieruchomości. W gminie liczącej kilkaset adresów objętych ewidencją ręczne zliczenie wywozów w podziale na miejscowości, typy zbiorników i przedsiębiorców wywozowych oznacza w praktyce przeglądanie papierowych kart ewidencyjnych lub osobnych arkuszy prowadzonych przez różne osoby w urzędzie w ciągu roku. Im więcej źródeł danych trzeba połączyć ręcznie tuż przed terminem złożenia sprawozdania, tym wyższe ryzyko, że część wywozów zostanie policzona podwójnie, a część - pominięta.

Skąd system czerpie dane

Każde potwierdzone pobranie i zrzut zarejestrowane przez kierowcę w aplikacji mobilnej trafia jako pojedynczy rekord do centralnej bazy systemu, powiązany z konkretną kartoteką adresu i przedsiębiorstwem wywozowym. Dzięki temu dane wykorzystywane w Ankiecie sprawozdawczej pochodzą bezpośrednio z tych samych rekordów co codzienna ewidencja - bez osobnego, ręcznego przepisywania liczb do arkusza raz w roku.

Rola poszczególnych rekordów: pobranie, zrzut, kartoteka

Do sprawozdania trafiają dane z trzech powiązanych ze sobą typów rekordów prowadzonych w systemie na bieżąco:

  • Dokument pobrania - rejestrowany w module Pobrania w chwili odbioru nieczystości z konkretnej nieruchomości; wiąże ze sobą datę, adres i przedsiębiorcę wywozowego obsługującego dane zdarzenie.
  • Dokument zrzutu - rejestrowany w module Zrzuty w chwili przekazania nieczystości do punktu zrzutu; potwierdza, że zadeklarowane pobranie faktycznie zakończyło się prawidłowym zrzutem, a nie tylko odbiorem od mieszkańca.
  • Kartoteka adresu - rekord nieruchomości w module Kartoteki, zawierający m.in. rodzaj zbiornika (bezodpływowy lub przydomowa oczyszczalnia ścieków) oraz przypisanego przedsiębiorcę wywozowego; to ona dostarcza dane opisowe, którymi Ankieta sprawozdawcza uzupełnia same liczby wywozów.

Dopóki dokument pobrania lub zrzutu znajduje się w buforze - a więc jest zapisany, ale jeszcze nie zatwierdzony - nie jest traktowany jako ostateczny wpis ewidencji. Do zestawień, w tym do Ankiety sprawozdawczej, system wykorzystuje wyłącznie dokumenty zatwierdzone, co ogranicza ryzyko, że do sprawozdania trafi wpis niedokończony lub błędnie wprowadzony.

Co dokładnie składa się na gotową Ankietę sprawozdawczą

Ankieta sprawozdawcza nie jest osobnym formularzem, który urzędnik wypełnia od nowa raz w roku - to zestawienie zbudowane z tych samych rekordów, które są już w systemie za sprawą codziennej pracy z modułami Pobrania, Zrzuty i Kartoteki. W praktyce składają się na nią trzy grupy danych: liczba i rodzaj nieruchomości objętych ewidencją (na podstawie kartotek adresowych), liczba i zakres zrealizowanych w danym okresie wywozów (na podstawie zatwierdzonych dokumentów pobrań i zrzutów) oraz dane podmiotów uprawnionych do wywozu nieczystości, obsługujących gminę w danym okresie (na podstawie kartotek przedsiębiorstw).

Ponieważ każdy z tych elementów jest już powiązany w bazie - dokument pobrania wskazuje adres i przedsiębiorcę, adres wskazuje rodzaj zbiornika, przedsiębiorca ma przypisany swój zakres działania - Ankieta sprawozdawcza nie wymaga ręcznego łączenia tych informacji z osobna. System odczytuje i sumuje to, co zostało zapisane w ciągu okresu sprawozdawczego.

Jak wygląda gotowe zestawienie

Moduł Raporty przygotowuje zestawienie zgodne ze strukturą danych wymaganą przy sprawozdaniu rocznym - liczbę i rodzaj obsłużonych nieruchomości, dane o wywozach oraz podmiotach uprawnionych. Obok Ankiety sprawozdawczej dostępne są też odrębne raporty z wywozu w podziale na mieszkańca, ulicę, miejscowość i gminę oraz raport z przewozu przedsiębiorcy, pokazujący m.in. braki zrzutów.

Raport w module RaportyCo pokazujeDo czego służy
Ankieta sprawozdawczaZbiorcze dane o nieruchomościach, wywozach i przedsiębiorcach za dany okresSprawozdanie roczne kierowane do RDOŚ
Raport z wywozu (mieszkaniec / ulica / miejscowość / gmina)Historia i częstotliwość wywozów na wybranym poziomie szczegółowościBieżąca kontrola realizacji obowiązku wywozu przez poszczególne nieruchomości
Raport z przewozu przedsiębiorcyIlości przewiezionych nieczystości, uchybienia i braki zrzutów w podziale na przedsiębiorcęWeryfikacja rzetelności firm wywozowych obsługujących gminę

Korzyść czasowa i redukcja ryzyka błędu

Ponieważ dane pochodzą z rekordów zapisywanych na bieżąco przez cały rok, a nie z jednorazowego, ręcznego przeliczenia tuż przed terminem, ryzyko literówki czy pominięcia jednej z pozycji jest znacznie mniejsze - zwłaszcza przy większej liczbie obsługiwanych nieruchomości. W praktyce oznacza to również, że przygotowanie sprawozdania nie wymaga angażowania dodatkowych osób wyłącznie do ręcznego liczenia i porównywania danych z różnych rejestrów - urzędnik odpowiedzialny za sprawozdawczość weryfikuje już gotowe zestawienie, zamiast budować je od podstaw tuż przed terminem.

Sprawozdanie jako produkt uboczny codziennej pracy

Największa zmiana w porównaniu z ewidencją papierową polega na tym, że sprawozdanie przestaje być osobnym projektem realizowanym raz w roku pod presją terminu, a staje się naturalnym efektem codziennej rejestracji pobrań i zrzutów. Pełniejszy opis samego modułu Raporty i innych zestawień - w tym analizy opóźnień zrzutów - znajdziesz w artykule o generowaniu raportów w systemie BioKontrol.

Krok po kroku: przygotowanie sprawozdania w praktyce

Poniższy scenariusz pokazuje typową drogę od bieżącej ewidencji do gotowego zestawienia rocznego, opartą na module Raporty i powiązanych z nim modułach Pobrania, Zrzuty i Kartoteki.

  1. W ciągu roku - kierowcy przedsiębiorstw wywozowych na bieżąco rejestrują dokumenty pobrania i zrzutu, powiązane z kartoteką konkretnego adresu.
  2. Zatwierdzanie dokumentów - dokumenty przenoszone są z bufora do dokumentów zatwierdzonych, co czyni je częścią oficjalnej ewidencji wykorzystywanej dalej w raportach.
  3. Weryfikacja bieżąca - w trakcie roku warto na bieżąco sprawdzać zestawienia opóźnień i raport z przewozu przedsiębiorcy, aby ewentualne braki nie kumulowały się do końca okresu sprawozdawczego.
  4. Wybór okresu sprawozdawczego - przy sporządzaniu sprawozdania w module Raporty urzędnik wskazuje okres i zakres (np. cała gmina), dla którego ma zostać przygotowana Ankieta sprawozdawcza.
  5. Generowanie zestawienia - system odczytuje zatwierdzone dokumenty pobrań i zrzutów oraz powiązane kartoteki adresów i przedsiębiorstw z wybranego okresu i przygotowuje zbiorcze zestawienie.
  6. Weryfikacja przez urzędnika - przed przekazaniem danych do RDOŚ warto porównać wygenerowane zestawienie z raportem z przewozu przedsiębiorcy, aby upewnić się, że nie ma nierozliczonych braków zrzutów za dany okres.

Typowe błędy przy ręcznym sprawozdaniu i jak system im zapobiega

Przy sporządzaniu sprawozdania metodą tradycyjną - na podstawie papierowych kart ewidencyjnych i osobnych arkuszy - powtarzają się te same rodzaje pomyłek.

  • Podwójne lub brakujące zliczenie wywozu - gdy dane o tym samym zdarzeniu są przepisywane ręcznie z kilku źródeł, łatwo policzyć je dwukrotnie albo pominąć.
  • Nieaktualna lista przedsiębiorców - zmiana firmy wywozowej obsługującej daną nieruchomość w trakcie roku bywa uwzględniona w jednym rejestrze, a pominięta w innym.
  • Brak weryfikacji, czy pobranie zakończyło się zrzutem - ręczne zestawienia rzadko sprawdzają, czy każde odnotowane pobranie ma odpowiadający mu zrzut w punkcie docelowym.
  • Literówki przy ręcznym przepisywaniu liczb - im więcej pozycji trzeba przepisać ręcznie do formularza sprawozdawczego, tym wyższe ryzyko pomyłki w pojedynczej cyfrze.

Poniższe zestawienie porównuje oba podejścia w praktyce.

Sprawozdanie przygotowywane ręcznieSprawozdanie w BioKontrol
Źródło danychPapierowe karty ewidencyjne i osobne arkusze prowadzone przez różne osobyZatwierdzone dokumenty pobrań i zrzutów powiązane z kartoteką adresu
Moment zbierania danychJednorazowo, tuż przed terminem złożenia sprawozdaniaNa bieżąco, przy każdym potwierdzonym pobraniu i zrzucie w ciągu roku
Ryzyko podwójnego lub brakującego zliczeniaWysokie - dane łączone ręcznie z wielu źródełOgraniczone - każdy zatwierdzony dokument liczony jest raz, na podstawie jednego zdarzenia w bazie
Weryfikacja braków zrzutówWymaga osobnego, ręcznego porównania rejestrów pobrań i zrzutówDostępna jako gotowy raport z przewozu przedsiębiorcy

Glosariusz

  • Sprawozdanie roczne - okresowy dokument przekazywany do RDOŚ z danymi o realizacji zadań w zakresie ewidencji nieczystości ciekłych.
  • Ankieta sprawozdawcza - funkcja w module Raporty przygotowująca dane do sprawozdania rocznego.
  • Rekord odbioru - pojedynczy zapisany w systemie dokument pobrania lub zrzutu.
  • Dokument w buforze / dokument zatwierdzony - dwa kolejne stany dokumentu pobrania lub zrzutu; do raportów trafiają wyłącznie dokumenty zatwierdzone.
  • Kartoteka adresu - rekord nieruchomości w module Kartoteki, zawierający m.in. rodzaj zbiornika i przypisanego przedsiębiorcę wywozowego.
  • Raport z przewozu przedsiębiorcy - zestawienie ilości przewiezionych nieczystości oraz braków zrzutów w podziale na przedsiębiorcę wywozowego.
  • Zestawienie zbiorcze - podsumowanie danych z wielu rekordów w jednym raporcie.
  • Okres sprawozdawczy - przedział czasu, którego dotyczy dane sprawozdanie (zwykle rok kalendarzowy).

Najczęściej zadawane pytania

Czy BioKontrol generuje gotowy plik do wysyłki sprawozdania, czy tylko zestawienie danych?

Bezpieczniej opisać to jako przygotowane dane gotowe do sprawozdania - dokładny zakres automatyzacji wysyłki warto zweryfikować z aktualną wersją produktu przed złożeniem twardej obietnicy.

Czy dane historyczne sprzed wdrożenia trzeba wprowadzać ręcznie?

Tak, migracja danych historycznych to osobny, jednorazowy etap wdrożenia, niezależny od bieżącej automatyzacji sprawozdań.

Czy sprawozdanie uwzględnia też przedsiębiorstwa, a nie tylko gospodarstwa domowe?

Tak, jeśli są objęte tą samą ewidencją umów i odbiorów w module Kartoteki.

Co się dzieje z dokumentami pobrania lub zrzutu, które pozostały w buforze i nie zostały zatwierdzone?

Nie są uwzględniane w zestawieniach. Do Ankiety sprawozdawczej trafiają wyłącznie dokumenty zatwierdzone, dlatego przed sporządzeniem sprawozdania warto sprawdzić, czy wszystkie dokumenty z danego okresu zostały przeniesione z bufora do dokumentów zatwierdzonych.

Czy system pokazuje braki zrzutów, czyli pobrania bez potwierdzonego zrzutu?

Tak, braki zrzutów widoczne są w raporcie z przewozu przedsiębiorcy. Warto zweryfikować go przed przygotowaniem sprawozdania rocznego, aby wyjaśnić ewentualne rozbieżności, zanim trafią do zestawienia.

Kto w gminie ma dostęp do generowania Ankiety sprawozdawczej?

Ankieta sprawozdawcza jest dostępna w module Raporty dla pracowników gminy korzystających z konta w wersji WWW oraz dla administratora systemu. Zakres dodatkowych uprawnień, np. do eksportu danych, zależy od konfiguracji konta danego użytkownika.

Powiązane artykuły