WMS OLiOC – system zarządzania magazynem zasobów ochrony ludności i obrony cywilnej dla JST

WMS OLiOC to pierwsze dedykowane oprogramowanie klasy WMS realizujące obowiązki ustawy o ochronie ludności (Dz.U.2024.1907). System zapewnia ewidencję ZOL, kontrolę normy 3-dniowej i automatyczną synchronizację z Centralną Ewidencją MSWiA.

WMS OLiOC – system zarządzania magazynem zasobów ochrony ludności i obrony cywilnej

Ustawa z dnia 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej (Dz.U.2024.1907) nałożyła na jednostki samorządu terytorialnego obowiązek tworzenia i ewidencjonowania Zasobów Ochrony Ludności (ZOL). WMS OLiOC to dedykowane oprogramowanie klasy WMS, które realizuje te obowiązki w całości – od przyjęcia zasobu na stan, przez kontrolę terminów ważności, po automatyczną synchronizację z Centralną Ewidencją MSWiA.

• Ewidencja Zasobów Ochrony Ludności zgodna z ustawą. System zapewnia pełną ewidencję ZOL wymaganą przez ustawę o ochronie ludności i OC (Dz.U.2024.1907), obejmując każdy etap cyklu życia zasobu – od przyjęcia, przez magazynowanie, aż po wydanie lub likwidację.
• Realizacja normy 3-dniowej dla JST. WMS OLiOC automatycznie weryfikuje stany magazynowe pod kątem obowiązku utrzymania rezerwy na 3 doby dla liczby mieszkańców objętych ochroną, generując alerty w przypadku niedoborów.
• Automatyczna synchronizacja z Centralną Ewidencją MSWiA. Dane o stanach ZOL są przekazywane do systemu centralnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji bez potrzeby ręcznego raportowania, co eliminuje błędy i oszczędza czas urzędników.
• Raporty dla Wojewody i organów kontrolnych. System generuje gotowe raporty i zestawienia wymagane przez Wojewodę oraz organy kontroli, w formatach zgodnych z wymogami administracyjnymi.
• Dedykowany magazyn powiatowy i gminny. Architektura systemu uwzględnia strukturę JST – obsługuje zarówno magazyny powiatowe (starostowie), jak i gminne (wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast) z zachowaniem hierarchii dostępu.
• Kontrola terminów ważności zasobów. Wbudowany mechanizm monitorowania dat ważności środków medycznych, żywności i wyposażenia BHP powiadamia z wyprzedzeniem o konieczności rotacji lub uzupełnienia zasobów.
• Przyjęcie i wydanie zasobu z pełną historią operacji. Każda operacja magazynowa – przyjęcie, przesunięcie, wydanie awaryjne – jest rejestrowana z datą, użytkownikiem i podstawą prawną, tworząc kompletną historię dla celów audytowych.
• Obsługa różnych kategorii ZOL. System obsługuje zróżnicowane kategorie zasobów wymaganych ustawą: środki ochrony indywidualnej, agregaty prądotwórcze, zapasy wody pitnej, artykuły pierwszej potrzeby oraz sprzęt ratowniczy.
• Integracja z systemami ERP urzędów. WMS OLiOC współpracuje z systemami finansowo-księgowymi stosowanymi w JST, umożliwiając automatyczne generowanie dokumentów zakupu, przyjęcia i rozchodowania zasobów.
• Dostęp mobilny dla służb magazynowych. Aplikacja na kolektory danych z systemem Android pozwala na skanowanie kodów kreskowych podczas przyjęcia i wydania ZOL bezpośrednio w magazynie, bez potrzeby powrotu do stanowiska komputerowego.

Zasoby Ochrony Ludności (ZOL)

Zasoby Ochrony Ludności to zdefiniowany ustawą z dnia 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej (Dz.U.2024.1907) zbiór materiałów, środków i wyposażenia, które jednostki samorządu terytorialnego zobowiązane są gromadzić, ewidencjonować i utrzymywać w gotowości. ZOL obejmują środki ochrony indywidualnej, zapasy żywności i wody, sprzęt ratowniczy oraz wyposażenie niezbędne do zapewnienia przetrwania ludności przez minimum 3 doby w warunkach zagrożenia. Obowiązek tworzenia ZOL spoczywa na starostach, wójtach, burmistrzach i prezydentach miast proporcjonalnie do liczby mieszkańców ich jednostki. Ewidencja i raportowanie stanów Zasobów Ochrony Ludności do Centralnej Ewidencji MSWiA jest wymogiem ustawowym podlegającym kontroli Wojewody.

Ustawa o ochronie ludności i obronie cywilnej Dz.U.2024.1907

Ustawa z dnia 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej, opublikowana w Dzienniku Ustaw pod pozycją 1907, stanowi fundament prawny systemu ochrony ludności w Polsce. Akt ten nakłada na organy administracji publicznej – w szczególności na jednostki samorządu terytorialnego – konkretne obowiązki w zakresie tworzenia, finansowania i ewidencjonowania zasobów przeznaczonych na wypadek katastrof, klęsk żywiołowych lub działań wojennych. Ustawa Dz.U.2024.1907 zastąpiła dotychczasowe regulacje dotyczące obrony cywilnej i kompleksowo ujęła zagadnienia ochrony ludności w jednym akcie prawnym. Dla JST oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich procedur i narzędzi informatycznych zapewniających pełną zgodność z jej wymogami.

Centralna Ewidencja MSWiA

Centralna Ewidencja MSWiA to ogólnokrajowy rejestr prowadzony przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, gromadzący dane o stanach Zasobów Ochrony Ludności w poszczególnych JST. System ten umożliwia organom centralnym bieżący wgląd w gotowość operacyjną zasobów w skali całego kraju oraz identyfikację niedoborów wymagających interwencji. Każda jednostka samorządu terytorialnego objęta ustawą ma obowiązek regularnego przekazywania aktualnych danych o stanach ZOL do rejestru centralnego. Dedykowane systemy WMS klasy OLiOC realizują tę synchronizację automatycznie, eliminując ryzyko opóźnień i błędów raportowania.

Norma 3-dniowa dla JST

Norma 3-dniowa to ustawowy wymóg utrzymania przez jednostki samorządu terytorialnego zapasów Zasobów Ochrony Ludności wystarczających na zabezpieczenie mieszkańców przez okres co najmniej 72 godzin w warunkach zagrożenia. Obliczenie wymaganego stanu minimalnego opiera się na liczbie mieszkańców zameldowanych w danej JST oraz normach zużycia określonych w przepisach wykonawczych. Weryfikacja zgodności stanów magazynowych z normą 3-dniową jest jednym z głównych zadań realizowanych przez system WMS OLiOC – system automatycznie porównuje bieżące zapasy z wymaganym minimum i generuje alerty niedoborów. Niedotrzymanie tej normy może skutkować odpowiedzialnością karno-administracyjną starosty lub wójta.

WMS dla jednostek samorządu terytorialnego

WMS dla JST (Warehouse Management System dla jednostek samorządu terytorialnego) to specjalizowana klasa systemów informatycznych dostosowanych do specyfiki zarządzania zasobami publicznymi w urzędach, starostwach i gminach. W odróżnieniu od komercyjnych systemów WMS stosowanych w logistyce, WMS dla JST uwzględnia wymogi prawne sektora publicznego – integrację z ewidencją centralną, generowanie raportów dla organów nadzoru oraz obsługę dokumentacji zgodnej z przepisami o finansach publicznych. System WMS OLiOC jest pierwszym dedykowanym rozwiązaniem tej klasy zaprojektowanym wyłącznie na potrzeby ewidencji Zasobów Ochrony Ludności zgodnie z ustawą Dz.U.2024.1907. Wdrożenie takiego systemu pozwala JST spełnić wymogi ustawowe w sposób zautomatyzowany i audytowalny.

WMS OLiOC – system magazynu ochrony ludności

WMS OLiOC to pierwsze dedykowane oprogramowanie klasy WMS realizujące obowiązki ustawy o ochronie ludności i obronie cywilnej (Dz.U.2024.1907) nałożone na jednostki samorządu terytorialnego. Poniższe zestawienie pokazuje, jak poszczególne funkcje systemu przekładają się na konkretne korzyści dla starostów, wójtów i służb odpowiedzialnych za ewidencję Zasobów Ochrony Ludności.

Zastosowanie w starostwie powiatowym

• Prowadzenie ewidencji ZOL zgodnie z wymogami ustawy z dnia 5 grudnia 2024 r.
• Automatyczne raportowanie stanu zasobów do Wojewody i MSWiA
• Kontrola normy 3-dniowej dla każdej kategorii zasobu ochrony ludności
• Dokumentowanie przyjęć i wydań z powiązaniem do aktów prawnych i zleceń

Zastosowanie w gminie i urzędzie wójtowskim

• Ewidencja lokalnych zasobów OC przypisanych do gminy lub sołectwa
• Monitorowanie terminów ważności wyposażenia ochronnego i środków pierwszej pomocy
• Synchronizacja danych z powiatową bazą ZOL bez ręcznego przepisywania
• Obsługa mobilna przez pracowników urzędu podczas przeglądów i inwentaryzacji

Zastosowanie podczas planowania i ćwiczeń obrony cywilnej

• Szybkie sprawdzenie dostępności zasobów przed ćwiczeniami lub alarmem
• Generowanie zestawień ilościowych na potrzeby planów zarządzania kryzysowego
• Historyczna analiza rotacji zasobów do oceny realnej gotowości operacyjnej
• Wsparcie dla komisji weryfikujących stan zasobów podczas kontroli Wojewody

Zastosowanie w integracji z systemami zewnętrznymi

• Automatyczna synchronizacja z Centralną Ewidencją MSWiA (Dz.U.2024.1907)
• Eksport danych do systemów ERP używanych przez JST (SAP, Comarch, enova365)
• Wdrożenie na infrastrukturze lokalnej (on-premise) lub w chmurze Microsoft Azure
• Integracja z systemami finansowo-księgowymi do ewidencji wartości zasobów majątkowych

Ustawa z dnia 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej (Dz.U.2024.1907) nałożyła na starostów, wójtów, burmistrzów i prezydentów miast obowiązek tworzenia, ewidencjonowania i utrzymywania w gotowości Zasobów Ochrony Ludności (ZOL) – obejmujących środki ochrony indywidualnej, zapasy żywności i wody pitnej oraz sprzęt ratowniczy zapewniający przetrwanie mieszkańców przez minimum 3 doby w warunkach zagrożenia.

WMS OLiOC to pierwsze dedykowane oprogramowanie klasy WMS realizujące te obowiązki w całości – system rejestruje każdą operację magazynową z datą, użytkownikiem i podstawą prawną, automatycznie weryfikuje spełnienie normy 3-dniowej, kontroluje terminy ważności poszczególnych kategorii zasobów oraz synchronizuje dane ze stanów magazynowych bezpośrednio z Centralną Ewidencją MSWiA bez konieczności ręcznego raportowania. Architektura systemu uwzględnia hierarchię jednostek samorządu terytorialnego, obsługując jednocześnie magazyny powiatowe i gminne z zachowaniem odrębnych poziomów dostępu i pełną gotowością do kontroli Wojewody. Pełną treść aktu prawnego regulującego te obowiązki zawiera ustawa o ochronie ludności i obronie cywilnej (Dz.U.2024.1907) w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej.